10 modi killer per domare la tua casella di posta
Se sei nella media, è probabile che trascorri più di un quarto del tuo tempo al lavoro tramite e-mail.
Secondo un rapporto del McKinsey Global Institute, il dipendente medio trascorre 2,6 ore al giorno in e-mail, l'equivalente del 28% della giornata lavorativa, e questo studio è stato condotto nel 2012; Non sarei sorpreso se quel numero fosse aumentato da allora.
Ma non solo le e-mail assorbono un sacco di tempo; assorbe anche un sacco della tua attenzione. L'altra settimana ho chiesto ad alcuni dei miei clienti di coaching di contare quante volte al giorno controllavano automaticamente la presenza di nuovi messaggi di posta elettronica e la media tra loro era di ben 41 volte. In altre parole, la loro attenzione è stata distolta da ciò su cui avrebbero dovuto concentrarsi 41 volte nel corso della giornata.
Poiché l'e-mail è un enorme punto dolente per la produttività, ho raccolto i miei 10 hack di posta elettronica preferiti che so che ti aiuteranno a domare la tua casella di posta elettronica. Negli ultimi anni ho riscontrato innumerevoli hack di posta elettronica, alcuni che hanno funzionato e ancora di più che non lo hanno fatto. Questi sono i miei 10 preferiti del gruppo e li uso (e posso garantire) ognuno di essi.
1 Tieni un conto di quante volte controlli la posta elettronica ogni giorno per una settimana
Quando tieni un diario alimentare e tieni traccia di tutto ciò che mangi, gli studi dimostrano che mangi fino a un terzo in meno. 1
Lo stesso vale per il controllo della posta elettronica: quando tieni un conteggio di quante volte controlli la posta elettronica nel corso di una giornata, non solo diventi più consapevole del numero di volte in cui controlli nuovi messaggi (e puoi nel tempo per diminuire quel numero), ma controlli anche i nuovi messaggi molto meno. Alcune persone consigliano di programmare l'orario in cui controlli la posta elettronica, ma dalla mia esperienza (e dall'esperienza delle persone con cui ho parlato), non funziona quasi mai. Tenere un conteggio della frequenza con cui controlli la posta elettronica funziona al meglio e lavorare nel tempo per ridurre quel numero ti consentirà di risparmiare tempo e attenzione per attività con rendimenti molto più elevati.
2 Riduci tutte le tue e-mail a cinque frasi o meno e annotalo nella tua firma
Uno dei miei trucchi di posta elettronica preferiti è mantenere ogni messaggio di posta elettronica che invio a cinque frasi o meno e prenderne nota nella mia firma. Se devo inviare una risposta più lunga, chiamo semplicemente la persona a cui sto rispondendo, quando posso.
Con mia sorpresa, alla maggior parte delle persone non importava ricevere e-mail da me dopo che ho iniziato a usare questo hack, soprattutto perché mi ci è voluto molto meno tempo per rispondere ai nuovi messaggi. Naturalmente, il tuo chilometraggio può variare a seconda di dove lavori.
A tutti piace una persona che arriva rapidamente al punto e mantenere i tuoi messaggi su cinque frasi o meno ti costringe a fare proprio questo. È anche un ottimo spunto per investire nelle relazioni con i tuoi amici e colleghi quando hai bisogno di dare una risposta più dettagliata e porta a molti meno malintesi.
3 Non controllare la presenza di nuove e-mail a meno che tu non abbia il tempo, l'energia e l'attenzione per affrontare qualsiasi cosa possa arrivare
Il problema con il controllo abituale di nuovi messaggi di posta elettronica è che spesso non hai il tempo, l'energia o l'attenzione per affrontare ciò che potrebbe arrivare, quindi perdi tempo quando lo fai.
Penso che questo sia anche il motivo per cui non dovresti controllare la posta elettronica per prima cosa al mattino: quando ti svegli, di solito non hai l'energia o l'attenzione per gestire i nuovi messaggi di posta elettronica, quindi ti stressi e lasci l'e-mail prende il controllo della tua giornata.
Prima di controllare la presenza di nuovi messaggi di posta elettronica, chiediti se hai il tempo, l'energia e la concentrazione per affrontare ciò che potrebbe arrivare e verifica la presenza di nuovi messaggi solo se lo fai.
~ 4 Registrati a Unroll.me con il tuo account Gmail, Yahoo o Outlook.com ~
~Quando ti registri a Unroll.me con il tuo account Gmail, Yahoo o Outlook.com, il servizio raccoglie tutte le e-mail di abbonamento in una comoda e-mail quotidiana ed è totalmente gratuito.~
~Il servizio ti consente inoltre di visualizzare rapidamente tutto ciò a cui sei iscritto, in modo da poter annullare l'iscrizione a tutte le mailing list che ricevi regolarmente con un solo clic. Unroll.me è uno dei miei servizi preferiti e lo consiglio vivamente.~
Dopo una vasta violazione della privacy, in cui Unroll.me è stato sorpreso a vendere dati di posta elettronica degli utenti ad aziende come Uber, non posso più raccomandare questo servizio.
5 Smetti di organizzare la tua email in cartelle
Un recente studio condotto da IBM ha posto la domanda: cosa richiede meno tempo, cercare nella tua casella di posta per trovare un'e-mail nascosta o organizzare la tua e-mail in cartelle?
Si scopre che la ricerca nella tua casella di posta è molto più veloce. In media, ai partecipanti sono serviti 66,07 secondi per cercare un'e-mail e 72,87 secondi per trovare un'e-mail in una cartella, ma questi tempi non tengono conto del tempo che un utente ha trascorso a ordinare la propria e-mail in primo luogo!
Anche se disponi di un complesso sistema organizzativo di posta elettronica, è probabile che la ricerca nella tua casella di posta sia molto più veloce che ordinare la posta.
6 Segui la tecnica "Yesterbox".
La tecnica dell'e-mail " yesterbox " è semplice: anziché mirare a svuotare completamente la tua casella di posta alla fine di ogni giornata, rispondi semplicemente all'e-mail di ieri oggi (e all'e-mail di oggi domani). Ogni messaggio riceve un giorno di ritardo a meno che non sia così urgente da doverlo assolutamente gestire immediatamente, e l'e-mail di ieri diventa semplicemente la tua lista di cose da fare per oggi. La tecnica ti consente anche di vedere a colpo d'occhio quanto lavoro ed e-mail dovrai affrontare domani.
La tecnica potrebbe non funzionare con la tua e-mail di lavoro, ma utilizzo la tecnica per rimanere aggiornato sulla mia e-mail personale. È un ottimo modo per riprendere il controllo della tua casella di posta e non farti trascinare dalle email che ricevi durante il giorno.
7 Chiudere gli avvisi e-mail
Gli avvisi e-mail non ti costano un sacco di tempo, ma ti costano molto in termini di attenzione: ogni volta che ne ricevi uno, l'avviso distoglie la tua attenzione da ciò su cui stai lavorando.
Quando disattivi gli avvisi e-mail, puoi attirare molta più attenzione su ciò su cui stai lavorando in questo momento e dedicare più di te a qualsiasi cosa su cui stai lavorando senza che la tua attenzione venga dirottata quando tua zia ti invia le foto del gattino.
8 Attendere un po' prima di inviare messaggi importanti
Penso che valga la pena aspettare fino a quando sarebbe socialmente responsabile prima di inviare messaggi di posta elettronica importanti.
Questa tattica può sembrare ovvia, ma quando aspetti prima di rispondere a messaggi importanti, non solo ti salverai dall'inviare un sacco di e-mail avanti e indietro con qualcuno, ma darai anche alla tua mente il tempo di raccogliere e formare pensieri in modo che tu può rendere ciò che dici più completo, prezioso e creativo.
9 Pianifica l'invio di e-mail in futuro
Esistono diversi plug-in di posta elettronica che ti permetteranno di digitare una risposta a un'e-mail ora, ma ritardare l'invio del messaggio fino a una data e un'ora successive specificate.
Questi plug-in non solo ti danno un modo per aspettare prima di inviare messaggi importanti, ma ti aiutano anche a gestire le aspettative degli altri (ad esempio se non rispondi subito alle e-mail o al di fuori dell'orario di lavoro). Ecco i miei plug-in send-later preferiti per Gmail, Apple Mail, Outlook e Android.
10 Dichiarare un giorno festivo per e-mail
Quando una mia vecchia collega aveva bisogno di accovacciarsi e fare qualcosa di importante, impostava un risponditore automatico e-mail (con il suo numero di telefono per le emergenze) e poi lavorava su ciò di cui aveva bisogno per fare per un'intera giornata o due.
Quando si è disconnessa per un giorno o due interi, il mondo non ha smesso di girare e lei è stata in grado di fare molto di più. Prendersi una pausa per un giorno o due dall'e-mail dà alla tua mente il tanto necessario riposo, ti consente di concentrarti su cose più grandi e migliori e è probabile che ti fornisca ancora più energia quando ti riconnetti.