10 façons efficaces d’apprivoiser votre boîte de réception
Si vous êtes moyen, il y a de fortes chances que vous passiez plus d'un quart de votre temps au travail sur le courrier électronique.
Selon un rapport du McKinsey Global Institute, l'employé moyen passe 2,6 heures par jour sur le courrier électronique, ce qui équivaut à 28 % de votre journée de travail, et cette étude a été menée en 2012 ; Je ne serais pas surpris que ce nombre ait augmenté depuis.
Mais non seulement les e-mails absorbent une tonne de votre temps ; il aspire également une tonne de votre attention. L'autre semaine, j'ai demandé à quelques-uns de mes clients de coaching de compter combien de fois par jour ils vérifiaient automatiquement les nouveaux messages électroniques, et la moyenne entre eux était de 41 fois. En d'autres termes, leur attention a déraillé de ce sur quoi ils étaient censés se concentrer 41 fois au cours de la journée.
Le courrier électronique étant un problème de productivité si important, j'ai rassemblé mes 10 hacks de messagerie préférés qui, je le sais, vous aideront à apprivoiser votre boîte de réception. Au cours des dernières années, j'ai rencontré d'innombrables hacks de messagerie, certains qui ont fonctionné, et encore plus qui n'ont pas fonctionné. Ce sont mes 10 favoris du groupe, et j'utilise (et je peux garantir) chacun d'entre eux.
1 Gardez un décompte du nombre de fois que vous consultez vos e-mails chaque jour pendant une semaine
Lorsque vous tenez un journal alimentaire et suivez tout ce que vous mangez, des études montrent que vous mangez jusqu'à un tiers de moins. 1
Il en va de même pour la vérification de vos e-mails : lorsque vous tenez un compte du nombre de fois que vous consultez vos e-mails au cours d'une journée, non seulement vous devenez plus conscient du nombre de fois où vous vérifiez l'arrivée de nouveaux messages (et cela peut fonctionner au fil du temps pour diminuer ce nombre), mais vous vérifiez également beaucoup moins les nouveaux messages. Certaines personnes recommandent de prévoir du temps pour vérifier votre courrier électronique, mais d'après mon expérience (et l'expérience des personnes à qui j'ai parlé), cela ne fonctionne presque jamais. Tenir compte de la fréquence à laquelle vous consultez vos e-mails fonctionne le mieux, et travailler au fil du temps pour réduire ce nombre vous permettra d'économiser votre temps et votre attention pour des tâches à rendement beaucoup plus élevé.
2 Réduisez tous vos e-mails à cinq phrases ou moins et notez-les dans votre signature
L'un de mes hacks de messagerie préférés consiste à limiter chaque message électronique que j'envoie à cinq phrases ou moins et à le noter dans ma signature. Si je dois envoyer une réponse plus longue, j'appelle simplement la personne à qui je réponds, quand je le peux.
À ma grande surprise, la plupart des gens n'ont pas été gênés de recevoir des e-mails de ma part après avoir commencé à utiliser ce hack, d'autant plus qu'il m'a fallu beaucoup moins de temps pour répondre aux nouveaux messages. Naturellement, votre kilométrage peut varier selon l'endroit où vous travaillez.
Tout le monde aime une personne qui va droit au but rapidement, et garder vos messages en cinq phrases ou moins vous oblige à faire exactement cela. C'est aussi un bon moyen d'investir dans les relations avec vos amis et collègues lorsque vous avez besoin de donner une réponse plus détaillée, et cela conduit à beaucoup moins de malentendus.
3 Ne vérifiez pas les nouveaux e-mails à moins que vous n'ayez le temps, l'énergie et l'attention nécessaires pour gérer tout ce qui pourrait arriver
Le problème avec la vérification des nouveaux e-mails est que vous n'avez souvent pas le temps, l'énergie ou l'attention nécessaires pour gérer ce qui pourrait arriver, vous perdez donc votre temps lorsque vous le faites.
Je pense que c'est aussi la raison pour laquelle vous ne devriez pas vérifier vos e-mails dès le matin : lorsque vous vous réveillez, vous n'avez généralement pas l'énergie ou l'attention nécessaire pour traiter les nouveaux e-mails, alors vous vous stressez et laissez e-mail prendre le contrôle de votre journée.
Avant de vérifier l'arrivée de nouveaux e-mails, demandez-vous si vous avez le temps, l'énergie et la concentration nécessaires pour faire face à ce qui pourrait arriver, et ne vérifiez l'arrivée de nouveaux messages que si vous le faites.
~ 4 Inscrivez-vous à Unroll.me avec votre compte Gmail, Yahoo ou Outlook.com ~
~Lorsque vous vous inscrivez à Unroll.me avec votre compte Gmail, Yahoo ou Outlook.com, le service rassemble tous vos e-mails d'abonnement dans un e-mail quotidien pratique, et c'est totalement gratuit.~
~Le service vous permet également de visualiser rapidement tout ce à quoi vous êtes abonné, de sorte que vous pouvez vous désinscrire de toutes les listes de diffusion que vous recevez régulièrement en un seul clic. Unroll.me est l'un de mes services préférés et je le recommande vivement.~
Après une importante violation de la vie privée, où Unroll.me a été surpris en train de vendre des données de messagerie d'utilisateurs à des entreprises comme Uber, je ne peux plus recommander ce service.
5 Arrêtez d'organiser vos e-mails dans des dossiers
Une étude récente menée par IBM a posé la question: qu'est-ce qui prend le moins de temps, chercher dans votre boîte de réception pour trouver un e-mail enfoui ou organiser votre e-mail dans des dossiers ?
Il s'avère que la recherche dans votre boîte de réception est beaucoup plus rapide. En moyenne, il a fallu 66,07 s aux participants pour rechercher un e-mail et 72,87 s pour trouver un e-mail dans un dossier, mais ces temps ne tiennent pas compte du temps qu'un utilisateur a passé à trier son e-mail !
Même si vous avez un système d'organisation de messagerie complexe, il est probable que la recherche dans votre boîte de réception soit beaucoup plus rapide que le tri de votre courrier électronique.
6 Suivez la technique "Yesterbox"
La technique de l'e-mail "boîte d'hier " est simple : plutôt que de viser à vider totalement votre boîte de réception à la fin de chaque journée, vous répondez simplement à l'e-mail d'hier aujourd'hui (et demain à l'e-mail d'aujourd'hui). Chaque message est retardé d'un jour, sauf s'il est si urgent que vous devez absolument le traiter immédiatement, et l'e-mail d'hier devient simplement votre liste de tâches pour aujourd'hui. La technique vous permet également de voir en un coup d'œil la quantité de travail et d'e-mails que vous devrez gérer demain.
La technique peut ne pas fonctionner avec votre e-mail professionnel, mais j'utilise la technique pour rester au courant de mon e-mail personnel. C'est un excellent moyen de reprendre le contrôle de votre boîte de réception et de ne pas être entraîné par les e-mails que vous recevez tout au long de la journée.
7 Désactivez les alertes par e-mail
Les alertes par e-mail ne vous coûtent pas une tonne de temps, mais elles vous coûtent beaucoup d'attention: chaque fois que vous en recevez une, l'alerte détourne votre attention de ce sur quoi vous travaillez.
Lorsque vous désactivez les alertes par e-mail, vous pouvez accorder beaucoup plus d'attention à ce sur quoi vous travaillez en ce moment et vous consacrer davantage à ce sur quoi vous travaillez sans que votre attention ne soit détournée lorsque votre tante vous envoie des photos de chatons.
8 Attendez un peu avant d'envoyer des messages importants
Je pense que cela vaut la peine d'attendre aussi longtemps que cela serait socialement responsable avant d'envoyer des e-mails importants.
Cette tactique peut sembler évidente, mais lorsque vous attendez avant de répondre à des messages importants, non seulement vous vous épargnerez l'envoi d'une tonne d'e-mails avec quelqu'un, mais vous donnerez également à votre esprit le temps de rassembler et de former des pensées afin que vous peut rendre ce que vous dites plus complet, précieux et créatif.
9 Planifier l'envoi d'e-mails à l'avenir
Il existe plusieurs plugins de messagerie qui vous permettront de taper une réponse à un e-mail maintenant, mais de retarder l'envoi du message jusqu'à une date et une heure ultérieures que vous spécifiez.
Ces plugins vous permettent non seulement d'attendre avant d'envoyer des messages importants, mais vous aident également à gérer les attentes des autres (par exemple, vous ne répondez pas aux e-mails tout de suite ou en dehors des heures de bureau). Voici mes plugins d'envoi ultérieur préférés pour Gmail, Apple Mail, Outlook et Android.
10 Déclarer un jour férié par e-mail
Lorsqu'une de mes anciennes collègues avait besoin de se cacher et de faire quelque chose d'important, elle mettait en place un répondeur automatique par e-mail (avec son numéro de téléphone en cas d'urgence), puis travaillait sur ce qu'elle devait faire pendant une journée entière. ou deux.
Lorsqu'elle s'est déconnectée pendant une journée entière ou deux, le monde n'a pas cessé de tourner et elle a pu en faire beaucoup plus. Faire une pause d'un jour ou deux à partir des e-mails donne à votre esprit un repos bien mérité, vous permet de vous concentrer sur des choses plus grandes et meilleures, et il y a de fortes chances que cela vous fournisse encore plus d'énergie lorsque vous vous reconnecterez.