10 maneiras matadoras de domar sua caixa de entrada

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Se você for mediano, é provável que gaste mais de um quarto do seu tempo no trabalho com e-mails.

De acordo com um relatório do McKinsey Global Institute, o funcionário médio gasta 2,6 horas por dia em e-mail – o equivalente a 28% do seu dia de trabalho, e este estudo foi realizado em 2012; Eu não ficaria surpreso se esse número tivesse subido desde então.

Mas não só o e-mail consome muito do seu tempo; também suga uma tonelada de sua atenção. Na outra semana, pedi a alguns de meus clientes de coaching que contassem quantas vezes por dia eles verificavam automaticamente novas mensagens de e-mail, e a média entre eles era de 41 vezes. Em outras palavras, sua atenção foi desviada do que deveriam focar 41 vezes ao longo do dia.

Com o e-mail sendo um grande problema de produtividade, reuni meus 10 hacks de e-mail favoritos que sei que ajudarão você a domar sua caixa de entrada de e-mail. Nos últimos anos, encontrei inúmeros hacks de e-mail – alguns que funcionaram e outros ainda não. Estes são os meus 10 favoritos do grupo, e eu uso (e posso garantir) cada um deles.

1 Mantenha um registro de quantas vezes você verifica seu e-mail todos os dias durante uma semana

Quando você mantém um diário alimentar e acompanha tudo o que come, estudos mostram que você come até um terço a menos. 1

O mesmo vale para a verificação de seu e-mail – quando você mantém um registro de quantas vezes você verifica seu e-mail ao longo de um dia, você não apenas fica mais ciente do grande número de vezes que verifica novas mensagens (e pode trabalhar ao longo do tempo para diminuir esse número), mas você também verifica muito menos as novas mensagens. Algumas pessoas recomendam agendar um horário para verificar seu e-mail, mas pela minha experiência (e pela experiência das pessoas com quem conversei), isso quase nunca funciona. Manter um registro da frequência com que você verifica seu e-mail funciona melhor e trabalhar ao longo do tempo para diminuir esse número permitirá que você economize seu tempo e atenção para tarefas de retorno muito maior.

2 Mantenha todos os seus e-mails com cinco frases ou menos e anote isso em sua assinatura

Um dos meus truques de e-mail favoritos é manter cada mensagem de e-mail que envio em cinco frases ou menos e anotá-la na minha assinatura. Se eu precisar enviar uma resposta mais longa, simplesmente ligo para a pessoa a quem estou respondendo, quando puder.

Para minha surpresa, a maioria das pessoas não se importou em receber e-mails meus depois que comecei a usar esse hack, especialmente porque levei muito menos tempo para responder a novas mensagens. Naturalmente, sua milhagem pode variar dependendo de onde você trabalha.

Todo mundo gosta de uma pessoa que chega ao ponto rapidamente, e manter suas mensagens com cinco frases ou menos força você a fazer exatamente isso. Também é uma ótima dica para investir no relacionamento com seus amigos e colegas de trabalho quando precisar dar uma resposta mais detalhada, e isso leva a muito menos mal-entendidos.

3 Não verifique se há novos e-mails a menos que você tenha tempo, energia e atenção para lidar com o que quer que possa chegar

O problema de verificar novas mensagens de e-mail habitualmente é que muitas vezes você não tem tempo, energia ou atenção para lidar com o que pode vir, então você apenas perde seu tempo quando faz isso.

Acho que essa também é a razão pela qual você não deve verificar seu e-mail logo de manhã: quando você acorda, geralmente não tem energia ou atenção para lidar com novas mensagens de e-mail, então você apenas se estressa e deixa e-mail assuma o controle do seu dia.

Antes de verificar se há novas mensagens de e-mail, pergunte a si mesmo se você tem tempo, energia e foco para lidar com o que pode vir e só verifique se há novas mensagens se tiver.

~ 4 Registre-se no Unroll.me com sua conta do Gmail, Yahoo ou Outlook.com ~

~Quando você se registra no Unroll.me com sua conta do Gmail, Yahoo ou Outlook.com, o serviço reúne todos os seus e-mails de assinatura em um e-mail diário conveniente e é totalmente gratuito.~

~ O serviço também permite que você visualize rapidamente tudo o que está inscrito, para que você possa cancelar a inscrição de qualquer lista de e-mails que receba regularmente com apenas um clique. O Unroll.me é um dos meus serviços favoritos e recomendo muito.~

Após uma grande violação de privacidade, onde o Unroll.me foi pego vendendo dados de e-mail de usuários para empresas como Uber, não posso mais recomendar esse serviço.

5 Pare de organizar seu e-mail em pastas

Um estudo recente realizado pela IBM fez a pergunta: o que leva menos tempo, pesquisar na sua caixa de entrada para encontrar um e-mail enterrado ou organizar seu e-mail em pastas?

Acontece que pesquisar na sua caixa de entrada é muito mais rápido. Em média, os participantes levaram 66,07s para procurar um e-mail e 72,87s para encontrar um e-mail em uma pasta – mas esses tempos não levam em consideração o tempo que um usuário gastou classificando seu e-mail em primeiro lugar!

Mesmo se você tiver um sistema organizacional de e-mail complexo, é provável que pesquisar em sua caixa de entrada seja muito mais rápido do que classificar seu e-mail.

6 Siga a técnica “Yesterbox"

A técnica de e-mail ” Yesterbox ” é simples: em vez de tentar esvaziar totalmente sua caixa de entrada de e-mail no final de cada dia, você simplesmente responde o e-mail de ontem hoje (e o e-mail de hoje amanhã). Cada mensagem recebe um atraso de um dia, a menos que seja tão urgente que você tenha que lidar com isso imediatamente, e o e-mail de ontem simplesmente se torna sua lista de tarefas para hoje. A técnica também permite que você veja rapidamente quanto trabalho e e-mail você terá que enfrentar amanhã.

A técnica pode não funcionar com seu e-mail de trabalho, mas eu uso a técnica para ficar por dentro do meu e-mail pessoal. É uma ótima maneira de recuperar o controle sobre sua caixa de entrada e não ser puxado por quaisquer e-mails que você receba ao longo do dia.

7 Desligue os alertas de e-mail

Alertas de e-mail não custam muito tempo, mas custam muito em atenção – toda vez que você recebe um, o alerta desvia sua atenção do que você está trabalhando.

Quando você desliga os alertas de e-mail, você pode chamar muito mais atenção para o que está trabalhando no momento e dedicar mais de si mesmo ao que estiver trabalhando sem que sua atenção seja desviada quando sua tia lhe enviar fotos de gatinhos.

8 Aguarde um pouco antes de enviar mensagens importantes

Acho que vale a pena esperar o tempo que for socialmente responsável antes de enviar mensagens de e-mail importantes.

Essa tática pode parecer óbvia, mas quando você espera antes de responder a mensagens importantes, você não apenas evita enviar uma tonelada de e-mails para alguém, mas também dá tempo à sua mente para coletar e formar pensamentos para que você pode tornar o que você diz mais completo, valioso e criativo.

9 Agende o envio de e-mails no futuro 

Existem vários plugins de e-mail que permitem que você digite uma resposta a um e-mail agora, mas adie o envio da mensagem até uma data e hora posteriores que você especificar.

Esses plug-ins não apenas oferecem uma maneira de esperar antes de enviar mensagens importantes, mas também ajudam a gerenciar as expectativas de outras pessoas (como não responder a e-mails imediatamente ou fora do horário comercial). Aqui estão meus plugins de envio posterior favoritos para Gmail, Apple Mail, Outlook e Android.

10 Declare um feriado por e-mail

Quando uma antiga colega de trabalho precisava se agachar e fazer algo importante, ela configurava uma resposta automática de e-mail (com seu número de telefone para emergências) e depois trabalhava no que precisava fazer por um dia inteiro ou dois.

Quando ela se desconectava por um ou dois dias inteiros, o mundo não parava de girar e ela conseguia fazer muito mais. Fazer uma pausa de um ou dois dias do e-mail dá à sua mente um descanso muito necessário, permite que você se concentre em coisas maiores e melhores, e é provável que isso forneça ainda mais energia quando você se reconectar.

Fonte de gravação: alifeofproductivity.com

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