10 tapvat viisi oma postkasti taltsutamiseks

Kui olete keskmine, kulutate tõenäoliselt rohkem kui veerandi oma tööajast e-kirjadele.

McKinsey Global Institute'i aruande kohaselt kulutab keskmine töötaja iga päev e-kirjadele 2,6 tundi – see on 28% teie tööpäevast ja see uuring viidi läbi 2012. aastal; Ma ei imestaks, kui see arv on sellest ajast alates kasvanud.

Kuid mitte ainult e-post ei võta palju teie aega; see tõmbab ka palju teie tähelepanu. Teisel nädalal palusin mõnel oma juhendavatel klientidel kokku lugeda, mitu korda nad päevas automaatselt uusi e-kirju kontrollisid, ja nende keskmine oli ilmatu 41 korda. Teisisõnu, nende tähelepanu oli päeva jooksul 41 korral rööpast välja viidud sellelt, millele nad pidid keskenduma.

Kuna meil on nii tohutu tootlikkuse valupunkt, olen kogunud kokku oma 10 lemmikmeili häkkimist, mis aitavad teil meilipostkasti taltsutada. Viimase paari aasta jooksul olen kohanud lugematul hulgal meilihäkkimisi – mõned neist on toiminud ja veelgi enam mitte. Need on minu 10 lemmikut ja ma kasutan (ja võin kinnitada) neist kõiki.

1 Pidage arvestust, mitu korda te nädala jooksul iga päev oma meili kontrollite

Kui peate toidupäevikut ja jälgite kõike, mida sööte, näitavad uuringud, et sööte kuni kolmandiku võrra vähem. 1

Sama kehtib ka e-posti kontrollimise kohta – kui jälgite, mitu korda te päeva jooksul oma meili kontrollite, ei saa te mitte ainult teadlikumaks, kui palju kordi te uusi sõnumeid kontrollite (ja see võib toimida aja jooksul seda arvu vähendada), kuid kontrollite ka uusi sõnumeid palju vähem. Mõned inimesed soovitavad oma e-posti kontrollimiseks aja planeerida, kuid minu kogemuse põhjal (ja nende inimeste kogemuste põhjal, kellega olen rääkinud), ei tööta see peaaegu kunagi. Kõige paremini toimib meili kontrollimise sageduse arvestus ja aja jooksul selle arvu vähendamise nimel töötamine võimaldab säästa aega ja tähelepanu palju suurema tulususega ülesannete jaoks.

2 Jätke kõik oma meilid kuni viie lause pikkuseks ja märkige see oma allkirja

Üks minu lemmikmeilide häkkimine on hoida iga saadetud meilisõnumi pikkus kuni viis lauset ja märkida see oma allkirja. Kui mul on vaja saata pikem vastus, helistan võimalusel lihtsalt inimesele, kellele vastan.

Minu üllatuseks ei pahandanud enamik inimesi pärast seda, kui hakkasin seda häkki kasutama, minult meile e-kirju vastu võtma, eriti kuna uutele sõnumitele vastamine võttis mul palju vähem aega. Loomulikult võib teie läbisõit olenevalt töökohast erineda.

Kõigile meeldib inimene, kes jõuab kiiresti asja juurde ja oma sõnumite hoidmine kuni viie lause pikkusena sunnib sind just seda tegema. See on ka suurepärane vihje investeerimiseks suhetesse oma sõprade ja töökaaslastega, kui peate andma üksikasjalikuma vastuse, ja see toob kaasa palju vähem arusaamatusi.

3 Ärge kontrollige uusi e-kirju, kui teil pole aega, energiat ja tähelepanu, et tulla toime sellega, mis võib tulla.

Uute meilisõnumite tavapärase kontrollimise probleem seisneb selles, et teil pole sageli aega, energiat ega tähelepanu, et tulla toime sellega, mis võib tulla, nii et raiskate seda tehes lihtsalt oma aega.

Ma arvan, et see on ka põhjus, miks te ei peaks hommikul esimese asjana oma meili kontrollima: kui ärkate, pole teil tavaliselt energiat ega tähelepanu uute meilisõnumitega tegelemiseks, nii et te lihtsalt pingutate ja lasete e-post võtavad kontrolli teie päeva üle.

Enne uute meilisõnumite kontrollimist küsige endalt, kas teil on aega, energiat ja keskendumist, et tulla toime sellega, mis võib tulla, ning kontrollige uusi sõnumeid ainult siis, kui seda on.

~ 4 Registreeruge saidile Unroll.me oma Gmaili, Yahoo või Outlook.com-i kontoga ~

~Kui registreerute saidil Unroll.me oma Gmaili, Yahoo või Outlook.com-i kontoga, koondab teenus kõik teie tellitud meilid üheks mugavaks igapäevaseks meiliks ja see on täiesti tasuta.~

~ Teenus võimaldab teil kiiresti vaadata kõike, mida olete tellinud, nii et saate ühe klõpsuga tühistada kõigi regulaarselt saadavate meililistide tellimuse. Unroll.me on üks minu lemmikteenuseid ja ma soovitan seda soojalt.~

Pärast ulatuslikku privaatsusrikkumist, kus Unroll.me tabati kasutajate meiliandmete müümisel sellistele ettevõtetele nagu Uber, ei saa ma seda teenust enam soovitada.

5 Lõpetage oma meilide kaustadesse korraldamine

Hiljutises IBMi läbiviidud uuringus esitati küsimus: mis võtab vähem aega, kas postkastist otsimine, et leida maetud meilisõnum, või meili kaustadesse korraldamine?

Selgub, et postkastist otsimine on palju kiirem. Keskmiselt kulus osalejatel meili otsimiseks 66,07 sekundit ja kaustast meili leidmiseks 72,87 sekundit, kuid need ajad ei võta arvesse aega, mille kasutaja kulutas oma meilide sortimisele.

Isegi kui teil on keeruline meilikorraldussüsteem, on postkastist otsimine tõenäoliselt palju kiirem kui meilide sortimine.

6 Järgige "Yesterbox" tehnikat

" Yesterbox " meilitehnika on lihtne: selle asemel, et püüda oma e-posti postkasti iga päeva lõpus täielikult tühjendada, vastate lihtsalt eilsele meilile täna (ja homme tänasele meilile). Iga sõnum hilineb ühe päeva, välja arvatud juhul, kui see on nii kiireloomuline, et peate sellega kohe tegelema, ja eilsest meilist saab lihtsalt teie tänaste ülesannete loend. See tehnika võimaldab teil ka ühe pilguga näha, kui palju tööd ja meilisõnumeid peate homme lahendama.

See tehnika ei pruugi teie töömeiliga töötada, kuid ma kasutan seda tehnikat oma isikliku e-kirjaga kursis püsimiseks. See on suurepärane viis taastada kontroll oma postkasti üle ja mitte lasta end häirida mis tahes meilidest, mida päeva jooksul saate.

7 Lülitage e-posti märguanded välja

Meilihoiatused ei maksa teile palju aega, kuid nad maksavad teile palju tähelepanu – iga kord, kui teate saate, kaaperdab hoiatus teie tähelepanu sellelt, mille kallal töötate.

Kui lülitate meilimärguanded välja, saate palju rohkem tähelepanu pöörata sellele, mille kallal parasjagu töötate, ja pühenduda rohkem sellele, mille kallal töötate, ilma, et teie tähelepanu kaaperdataks, kui tädi teile kassipoegade pilte saadab.

8 Oodake veidi enne oluliste sõnumite saatmist

Arvan, et enne oluliste meilisõnumite saatmist tasub oodata nii kaua, kui see oleks sotsiaalselt vastutustundlik.

See taktika võib tunduda ilmselge, kuid kui ootate enne olulistele sõnumitele vastamist, ei säästa te end mitte ainult paljude e-kirjade saatmisest kellegagi edasi-tagasi, vaid annate ka oma mõistusele aega mõtteid koguda ja kujundada, et võib muuta teie öeldu terviklikumaks, väärtuslikumaks ja loomingulisemaks.

9 Planeerige e-kirjade saatmine tulevikus 

On mitmeid meilipluginaid, mis võimaldavad teil e-kirjale vastuse kohe tippida, kuid lükkavad sõnumi saatmise edasi teie määratud hilisemale kuupäevale ja kellaajale.

Need pistikprogrammid mitte ainult ei anna teile võimalust oodata enne oluliste sõnumite saatmist, vaid aitavad teil hallata ka teiste inimeste ootusi (nt kui te ei vasta meilidele kohe või väljaspool tööaega). Siin on minu lemmikud hiljem saata Gmaili, Apple Maili, Outlooki ja Androidi pistikprogrammid .

10 Kuulutage välja meilipuhkus

Kui mu vanal töökaaslasel oli vaja vaeva näha ja midagi olulist korda saata, seadistas ta e-posti automaatvastaja (hädaolukordade jaoks oli sees tema telefoninumber) ja töötas seejärel terve päeva selle kallal, mida tal vaja oli. või kaks.

Kui ta üheks või kaheks päevaks ühenduse katkestas, ei lakanud maailm pöördumast ja ta suutis palju rohkem ära teha. Päeva või paariks e-kirjades pausi võtmine annab teie meelele hädavajaliku puhkuse, võimaldab teil keskenduda suurematele ja parematele asjadele ning on tõenäoline, et see annab teile ühenduse taastamisel veelgi rohkem energiat.