10 mordere måter å temme innboksen din på

Hvis du er gjennomsnittlig, er sjansen stor for at du bruker mer enn en fjerdedel av tiden på jobb på e-post.

I følge en rapport fra McKinsey Global Institute bruker gjennomsnittlig ansatt 2,6 timer hver dag på e-post – det tilsvarer 28 % av arbeidsdagen din, og denne studien ble utført i 2012; Jeg ville ikke bli overrasket om det tallet har gått opp siden.

Men ikke bare suger e-post opp massevis av tiden din; det suger også opp massevis av oppmerksomheten din. Den andre uken ba jeg noen av coachingkundene mine om å telle hvor mange ganger om dagen de automatisk sjekket etter nye e-postmeldinger, og gjennomsnittet mellom dem var hele 41 ganger. Med andre ord ble oppmerksomheten deres avsporet fra det de skulle fokusere på 41 ganger i løpet av dagen.

Siden e-post er et så stort produktivitetsproblem, har jeg samlet mine 10 favoritt-e-posthacks som jeg vet vil hjelpe deg med å temme e-postinnboksen din. I løpet av de siste årene har jeg møtt utallige e-posthack – noen som har fungert, og enda flere som ikke har gjort det. Dette er mine 10 favoritter i gjengen, og jeg bruker (og kan stå inne for) hver eneste av dem.

1 Hold oversikt over hvor mange ganger du sjekker e-posten din hver dag i en uke

Når du fører matdagbok og sporer alt du spiser, viser studier at du spiser opptil en tredjedel mindre. 1

Det samme gjelder med å sjekke e-posten din – når du holder oversikt over hvor mange ganger du sjekker e-posten din i løpet av en dag, blir du ikke bare mer bevisst på det store antallet ganger du ser etter nye meldinger (og kan fungere) over tid for å redusere det antallet), men du ser også mye mindre etter nye meldinger. Noen anbefaler å planlegge tid der du sjekker e-posten din, men fra min erfaring (og erfaringene til de jeg har snakket med), fungerer det nesten aldri. Å holde oversikt over hvor ofte du sjekker e-posten din fungerer best, og å jobbe over tid for å redusere dette tallet vil tillate deg å spare tid og oppmerksomhet til oppgaver med mye høyere avkastning.

2 Hold alle e-postene dine til fem setninger eller mindre, og noter det i signaturen din

En av mine favoritt-e-posthack er å holde hver e-postmelding jeg sender til fem setninger eller mindre, og notere det i signaturen min. Hvis jeg trenger å sende et lengre svar, ringer jeg bare personen jeg svarer, når jeg kan.

Til min overraskelse hadde de fleste ikke noe imot å motta e-poster fra meg etter at jeg begynte å bruke dette hacket, spesielt siden det tok meg mye mindre tid å svare på nye meldinger. Naturligvis kan kjørelengden din variere avhengig av hvor du jobber.

Alle liker en person som kommer raskt til poenget, og å holde meldingene dine til fem setninger eller mindre tvinger deg til å gjøre nettopp det. Det er også et godt signal å investere i forhold til venner og kolleger når du trenger å gi et mer detaljert svar, og det fører til mye færre misforståelser.

3 Ikke se etter ny e-post med mindre du har tid, energi og oppmerksomhet til å håndtere det som måtte komme inn

Problemet med å se etter nye e-postmeldinger er at du ofte ikke har tid, energi eller oppmerksomhet til å håndtere det som kan komme inn, så du kaster bort tiden din når du gjør det.

Jeg tror dette også er grunnen til at du ikke bør sjekke e-posten din først om morgenen: når du våkner, har du vanligvis ikke energi eller oppmerksomhet til å håndtere nye e-postmeldinger, så du bare stresser deg selv og lar e-post tar kontroll over dagen din.

Før du ser etter nye e-postmeldinger, spør deg selv om du har tid, energi og fokus til å håndtere det som kan komme inn, og bare se etter nye meldinger hvis du gjør det.

~ 4 Registrer deg for Unroll.me med Gmail-, Yahoo- eller Outlook.com-kontoen din ~

~Når du registrerer deg for Unroll.me med Gmail-, Yahoo- eller Outlook.com-kontoen din, samler tjenesten alle abonnements-e-postene dine til én praktisk, daglig e-post, og det er helt gratis.~

~Tjenesten lar deg også raskt se alt du abonnerer på, slik at du kan melde deg av alle e-postlister du regelmessig mottar med bare ett klikk. Unroll.me er en av mine favoritttjenester der ute, og jeg anbefaler den på det sterkeste.~

Etter et stort personvernbrudd, der Unroll.me ble tatt for å selge brukere e- postdata til selskaper som Uber, kan jeg ikke lenger anbefale denne tjenesten.

5 Avslutt å organisere e-posten din i mapper

En fersk studie utført av IBM stilte spørsmålet: hva tar mindre tid, å søke gjennom innboksen din for å finne en nedgravd e-post, eller organisere e-posten din i mapper?

Det viser seg at det går mye raskere å søke gjennom innboksen din. I gjennomsnitt tok det deltakerne 66,07 s å søke etter en e-post, og 72,87 s for å finne en e-post i en mappe – men disse tidspunktene tar ikke hensyn til tiden en bruker brukte på å sortere e-posten i utgangspunktet!

Selv om du har et komplekst e-postorganisasjonssystem, er sjansen stor for at det er mye raskere å søke gjennom innboksen din enn å sortere e-posten.

6 Følg "Yesterbox"-teknikken

" Yesterbox " e-postteknikken er enkel: i stedet for å tømme e-postinnboksen din helt på slutten av hver dag, svarer du ganske enkelt på gårsdagens e-post i dag (og dagens e-post i morgen). Hver melding får en dags forsinkelse med mindre det haster så mye at du absolutt må forholde deg til det med en gang, og gårsdagens e-post blir rett og slett din oppgaveliste for i dag. Teknikken lar deg også se med et blikk hvor mye arbeid og e-post du må takle i morgen.

Teknikken fungerer kanskje ikke med jobb-e-posten din, men jeg bruker teknikken for å holde meg oppdatert på min personlige e-post. Det er en fin måte å gjenvinne kontrollen over innboksen din og ikke bli dratt rundt av e-poster du tilfeldigvis mottar i løpet av dagen.

7 Slå av e-postvarsler

E-postvarsler koster deg ikke massevis av tid, men de koster deg mye oppmerksomhet – hver gang du mottar et, kaprer varselet oppmerksomheten din fra det du jobber med.

Når du slår av e-postvarsler, kan du gi mye mer oppmerksomhet til det du jobber med i øyeblikket, og dedikere mer av deg selv til det du jobber med uten at oppmerksomheten din blir kapret når tanten din sender deg kattungebilder.

8 Vent litt før du sender viktige meldinger

Jeg tror det er verdt å vente så lenge man er sosialt ansvarlig før man sender viktige e-postmeldinger.

Denne taktikken kan høres innlysende ut, men når du venter før du svarer på viktige meldinger, vil du ikke bare spare deg selv fra å sende massevis av e-poster frem og tilbake med noen, du vil også gi tankene dine tid til å samle og danne tanker slik at du kan gjøre det du sier mer komplett, verdifullt og kreativt.

9 Planlegg sending av e-poster i fremtiden 

Det er flere e-postplugins som lar deg skrive inn et svar på en e-post nå, men utsette sendingen av meldingen til en senere dato og klokkeslett som du angir.

Disse pluginene gir deg ikke bare en måte å vente før du sender viktige meldinger, men hjelper deg også med å administrere andres forventninger (som at du ikke svarer på e-post med en gang eller utenom åpningstidene). Her er mine favoritt send-senere plugins for Gmail, Apple Mail, Outlook og Android.

10 Erklær en e-postferie

Når en gammel kollega av meg trengte å lete seg ned og få gjort noe viktig, satte hun opp en autosvar på e-post (med telefonnummeret sitt i for nødstilfeller), og jobbet deretter med det hun trengte for å få gjort en hel dag eller to.

Da hun koblet fra en hel dag eller to, sluttet ikke verden å snu, og hun klarte å få gjort mye mer. Å ta en pause på en dag eller to fra e-post gir tankene dine en sårt tiltrengt hvile, lar deg fokusere på større og bedre ting, og sjansen er stor for at det vil gi deg enda mer energi når du kobler til igjen.