10 вбивчих способів приборкати вашу папку “Вхідні”.

Якщо ви середні, швидше за все, ви проводите більше чверті свого часу на роботі за електронною поштою.

Згідно зі звітом Глобального інституту McKinsey, середній співробітник щодня витрачає 2,6 години на електронну пошту — це еквівалентно 28% вашого робочого дня, і це дослідження було проведено в 2012 році; Я не здивуюсь, якщо з тих пір ця цифра зросла.

Але не тільки електронна пошта забирає масу вашого часу; це також забирає масу вашої уваги. Іншого тижня я попросив кількох моїх клієнтів коучингу підрахувати, скільки разів на день вони автоматично перевіряли наявність нових повідомлень електронної пошти, і в середньому між ними було колосальний 41 раз. Іншими словами, їхня увага була відхилена від того, на чому вони повинні були зосередитися 41 раз протягом дня.

Оскільки електронна пошта є такою величезною проблемою продуктивності, я зібрав свої 10 улюблених лайфхаків, які, як я знаю, допоможуть вам приборкати вашу електронну скриньку. Протягом останніх кількох років я зіткнувся з незліченною кількістю хакерів електронної пошти — деякі з них спрацювали, а ще більше — ні. Це мої 10 улюблених, і я використовую (і можу ручатися за) кожен з них.

1 Підрахуйте, скільки разів ви перевіряєте свою електронну пошту щодня протягом тижня

Коли ви ведете харчовий щоденник і відстежуєте все, що їсте, дослідження показують, що ви їсте на третину менше. 1

Те ж саме стосується і перевірки вашої електронної пошти — коли ви ведете підрахунок того, скільки разів ви перевіряєте свою електронну пошту протягом дня, ви не тільки починаєте більше знати, скільки разів перевіряєте нові повідомлення (і можете працювати з часом зменшити це число), але ви також набагато рідше перевіряєте наявність нових повідомлень. Деякі люди рекомендують планувати час, коли ви перевіряєте свою електронну пошту, але з мого досвіду (і з досвіду людей, з якими я спілкувався), це навряд чи працює. Підрахунок того, як часто ви перевіряєте свою електронну пошту, працює найкраще, а робота над тим, щоб зменшити це число, дозволить вам заощадити свій час і увагу на завданнях з більшою віддачею.

2 Зберігайте всі ваші електронні листи до п’яти речень або менше і запишіть це у своєму підписі

Один з моїх улюблених способів електронної пошти – зберігати кожне повідомлення електронної пошти, яке я надсилаю, до п’яти речень або менше, і записувати це у своєму підписі. Якщо мені потрібно надіслати довшу відповідь, я просто телефоную людині, якій я відповідаю, коли можу.

На мій подив, більшість людей не проти отримувати від мене електронні листи після того, як я почав використовувати цей хак, тим більше, що мені потрібно було набагато менше часу, щоб відповідати на нові повідомлення. Звичайно, ваш пробіг може відрізнятися залежно від того, де ви працюєте.

Усі люблять людину, яка швидко переходить до суті, і якщо ваше повідомлення містить не більше п’яти речень, то це змушує вас робити саме це. Це також чудова підказка інвестувати у відносини з друзями та колегами, коли вам потрібно дати більш детальну відповідь, і це призводить до набагато менше непорозумінь.

3 Не перевіряйте нову електронну пошту, якщо у вас немає часу, енергії та уваги, щоб розібратися з тим, що може прийти

Проблема з перевіркою нових повідомлень електронної пошти зазвичай полягає в тому, що у вас часто не вистачає часу, енергії чи уваги, щоб розібратися з тим, що може надходити, тому ви просто витрачаєте свій час, коли це робите.

Я думаю, що це також причина, чому ви не повинні спочатку перевіряти свою електронну пошту вранці: коли ви прокидаєтеся, у вас зазвичай не вистачає сил чи уваги, щоб працювати з новими повідомленнями електронної пошти, тому ви просто напружуєтесь і дозволяєте електронна пошта контролює ваш день.

Перш ніж перевіряти наявність нових повідомлень електронної пошти, запитайте себе, чи є у вас час, сили та зосередженість, щоб розібратися з тим, що може надходити, і перевіряйте нові повідомлення лише в такому разі.

~ 4 Зареєструйтеся на Unroll.me за допомогою облікового запису Gmail, Yahoo або Outlook.com ~

~Коли ви реєструєтеся в Unroll.me за допомогою свого облікового запису Gmail, Yahoo або Outlook.com, служба об’єднує всі ваші електронні листи за підпискою в одну зручну щоденну електронну пошту, і це абсолютно безкоштовно.~

~Сервіс також дозволяє швидко переглядати все, на що ви підписані, тож ви можете скасувати підписку на будь-які списки розсилки, які ви регулярно отримуєте, лише одним кліком. Unroll.me є одним із моїх улюблених сервісів, і я дуже рекомендую його.~

Після серйозного порушення конфіденційності, коли Unroll.me був спійманий на продажу даних електронної пошти користувачів таким компаніям, як Uber, я більше не можу рекомендувати цю послугу.

5 Припиніть упорядковувати свою електронну пошту за папками

Нещодавнє дослідження, проведене IBM, поставило запитання: що займає менше часу, пошук у вашій поштовій скриньці, щоб знайти захований лист, чи впорядкування електронної пошти по папках?

Виявилося, що пошук у вашій папці "Вхідні" набагато швидше. У середньому учасникам знадобилося 66,07 секунд, щоб знайти електронний лист, і 72,87 секунди, щоб знайти електронну пошту в папці, але ці часи не враховують час, який користувач витратив на сортування електронної пошти!

Навіть якщо у вас складна організаційна система електронної пошти, швидше за все, пошук у вашій поштовій скриньці набагато швидше, ніж сортування електронної пошти.

6 Дотримуйтесь техніки «Yesterbox».

Технологія електронної пошти «yesterbox» проста: замість того, щоб повністю очистити свою скриньку електронної пошти в кінці кожного дня, ви просто відповідаєте на вчорашню електронну пошту сьогодні (і сьогоднішній лист завтра). Кожне повідомлення затримується на один день, якщо воно не настільки термінове, що вам неодмінно доведеться розібратися з ним, а вчорашня електронна пошта просто стає вашим списком справ на сьогодні. Ця техніка також дозволяє з першого погляду побачити, скільки роботи та електронної пошти вам доведеться виконати завтра.

Ця техніка може не працювати з вашою робочою електронною поштою, але я використовую цю техніку, щоб бути в курсі своєї особистої електронної пошти. Це чудовий спосіб відновити контроль над своєю папкою "Вхідні" і не тягнутися за будь-які електронні листи, які ви отримуєте протягом дня.

7 Вимкніть сповіщення електронною поштою

Сповіщення електронною поштою не коштують вам багато часу, але вони коштують багато уваги — щоразу, коли ви отримуєте сповіщення, воно відволікає вашу увагу від того, над чим ви працюєте.

Вимкнувши сповіщення електронною поштою, ви зможете привернути набагато більше уваги до того, над чим працюєте зараз, і більше присвятити себе тому, над чим працюєте, без того, щоб ваша увага була захоплена, коли тітка надсилає вам фотографії кошенят.

8 Зачекайте трохи, перш ніж надсилати важливі повідомлення

Я думаю, що варто почекати стільки, скільки було б соціально відповідальним, перш ніж надсилати важливі електронні повідомлення.

Ця тактика може здатися очевидною, але коли ви чекаєте, перш ніж відповідати на важливі повідомлення, ви не тільки позбавите себе від надсилання тонни електронних листів туди-сюди з кимось, ви також дасте своєму розуму час зібрати й сформувати думки, щоб ви могли може зробити те, що ви говорите, більш повним, цінним і креативним.

9 Заплануйте надсилання електронних листів у майбутньому 

Існує кілька плагінів електронної пошти, які дозволять вам ввести відповідь на електронний лист зараз, але відкладати надсилання повідомлення на пізнішу дату та час, які ви вкажете.

Ці плагіни не тільки дають вам можливість чекати, перш ніж надсилати важливі повідомлення, але й допомагають керувати очікуваннями інших людей (наприклад, ви не відповідаєте на електронну пошту відразу або в неробочий час). Ось мої улюблені плагіни надсилання пізніше для Gmail, Apple Mail, Outlook та Android.

10 Оголосити вихідною електронною поштою

Коли моїй старій колегі потрібно було сховатися і зробити щось важливе, вона встановлювала автовідповідач електронної пошти (з номером свого телефону для надзвичайних ситуацій), а потім працювала над тим, що їй потрібно було зробити протягом цілого дня. або два.

Коли вона відключилася на цілий день або два, світ не перестав обертатися, і вона змогла зробити набагато більше. Перерва на день або два від електронної пошти дає вашому розуму вкрай необхідний відпочинок, дозволяє зосередитися на більших і кращих речах, і, швидше за все, це дасть вам ще більше енергії, коли ви відновите зв’язок.