10 mördande sätt att tämja din inkorg
Om du är medelmåttig är chansen stor att du spenderar mer än en fjärdedel av din tid på jobbet på e-post.
Enligt en rapport från McKinsey Global Institute spenderar den genomsnittliga anställde 2,6 timmar varje dag på e-post – det motsvarar 28 % av din arbetsdag, och den här studien genomfördes 2012; Jag skulle inte bli förvånad om den siffran har ökat sedan dess.
Men inte bara suger e-post upp massor av din tid; det suger också upp massor av din uppmärksamhet. Häromveckan bad jag några av mina coachingkunder att räkna upp hur många gånger om dagen de automatiskt kollade efter nya e-postmeddelanden, och genomsnittet mellan dem var hela 41 gånger. Med andra ord spårades deras uppmärksamhet ur från det de skulle fokusera på 41 gånger under dagen.
Eftersom e-post är en så enorm produktivitetsproblem, har jag samlat ihop mina 10 favorit-e-posthack som jag vet kommer att hjälpa dig att tämja din e-postkorg. Under de senaste åren har jag stött på otaliga e-posthack – några som har fungerat och ännu fler som inte har gjort det. Det här är mina 10 favoriter i gänget, och jag använder (och kan gå i god för) varenda en av dem.
1 Håll koll på hur många gånger du kollar din e-post varje dag under en vecka
När du för matdagbok och spårar allt du äter visar studier att du äter upp till en tredjedel mindre. 1
Detsamma gäller när du kollar din e-post – när du håller koll på hur många gånger du kollar din e-post under en dag blir du inte bara mer medveten om hur många gånger du söker efter nya meddelanden (och kan fungera) över tid för att minska det antalet), men du söker också mycket mindre efter nya meddelanden. Vissa människor rekommenderar att schemalägga tid där du kollar din e-post, men av min erfarenhet (och erfarenheterna från de personer jag har pratat med) fungerar det nästan aldrig. Att hålla koll på hur ofta du kollar din e-post fungerar bäst, och att arbeta över tid för att minska det antalet gör att du kan spara tid och uppmärksamhet för uppgifter med mycket högre avkastning.
2 Håll alla dina e-postmeddelanden till fem meningar eller mindre och anteckna det i din signatur
Ett av mina favorit-e-posthack är att hålla varje e-postmeddelande jag skickar till fem meningar eller mindre, och anteckna det i min signatur. Om jag behöver skicka ett längre svar ringer jag helt enkelt den jag svarar till, när jag kan.
Till min förvåning hade de flesta inte något emot att få e-postmeddelanden från mig efter att jag började använda detta hack, särskilt eftersom det tog mig mycket kortare tid att svara på nya meddelanden. Naturligtvis kan din körsträcka variera beroende på var du arbetar.
Alla gillar en person som snabbt kommer till saken, och att hålla dina meddelanden till fem meningar eller mindre tvingar dig att göra just det. Det är också ett bra tips att investera i relationer med dina vänner och kollegor när du behöver ge ett mer detaljerat svar, och det leder till mycket färre missförstånd.
3 Sök inte efter ny e-post såvida du inte har tid, energi och uppmärksamhet att ta itu med allt som kan komma in
Problemet med att leta efter nya e-postmeddelanden är att du ofta inte har tid, energi eller uppmärksamhet att ta itu med vad som kan komma in, så du slösar bara bort din tid när du gör det.
Jag tror att det också är anledningen till att du inte ska kolla din e-post först på morgonen: när du vaknar har du oftast inte orken eller uppmärksamheten för att hantera nya e-postmeddelanden, så du stressar bara upp dig och låter e-post tar kontroll över din dag.
Innan du letar efter nya e-postmeddelanden, fråga dig själv om du har tid, energi och fokus att ta itu med det som kan komma in, och leta bara efter nya meddelanden om du gör det.
~ 4 Registrera dig för Unroll.me med ditt Gmail-, Yahoo- eller Outlook.com-konto ~
~När du registrerar dig för Unroll.me med ditt Gmail-, Yahoo- eller Outlook.com-konto rullar tjänsten upp alla dina prenumerationsmail till ett bekvämt, dagligt e-postmeddelande och det är helt gratis.~
~Tjänsten låter dig också snabbt se allt du prenumererar på, så att du kan avsluta prenumerationen från alla e-postlistor du regelbundet får med bara ett klick. Unroll.me är en av mina favorittjänster där ute, och jag rekommenderar den starkt.~
Efter en stor integritetsintrång, där Unroll.me ertappades med att sälja användares e -postdata till företag som Uber, kan jag inte längre rekommendera denna tjänst.
5 Sluta organisera din e-post i mappar
En nyligen genomförd studie utförd av IBM ställde frågan: vad tar mindre tid, att söka igenom din inkorg för att hitta ett begravt e-postmeddelande eller organisera din e-post i mappar?
Det visar sig att det går mycket snabbare att söka i din inkorg. I genomsnitt tog det deltagarna 66,07 s att söka efter ett e-postmeddelande och 72,87 s för att hitta ett e-postmeddelande i en mapp – men dessa tider tar inte hänsyn till den tid en användare tillbringade med att sortera sin e-post!
Även om du har ett komplext e-postorganisationssystem, är chansen stor att det går mycket snabbare att söka i din inkorg än att sortera din e-post.
6 Följ "Yesterbox"-tekniken
E-posttekniken " yesterbox " är enkel: istället för att helt rensa ut din e-postkorg i slutet av varje dag, svarar du helt enkelt på gårdagens e-post idag (och dagens e-post imorgon). Varje meddelande får en försening på en dag om det inte är så brådskande att du absolut måste ta itu med det direkt, och gårdagens e-postmeddelande blir helt enkelt din att göra-lista för idag. Tekniken låter dig också se hur mycket arbete och e-post du måste ta dig an imorgon.
Tekniken kanske inte fungerar med din arbetsmail, men jag använder tekniken för att hålla koll på min personliga e-post. Det är ett utmärkt sätt att återfå kontrollen över din inkorg och inte dras runt av e-postmeddelanden du råkar få under dagen.
7 Stäng av e-postvarningar
E-postvarningar kostar dig inte massor av tid, men de kostar dig mycket i uppmärksamhet – varje gång du får en, kapar varningen din uppmärksamhet från det du arbetar med.
När du stänger av e-postvarningar kan du ge mycket mer uppmärksamhet åt det du jobbar med just nu, och ägna mer av dig själv åt det du jobbar med utan att din uppmärksamhet kapas när din moster skickar kattungebilder till dig.
8 Vänta lite innan du skickar viktiga meddelanden
Jag tycker att det är värt att vänta så länge man skulle vara socialt ansvarig innan man skickar viktiga e-postmeddelanden.
Den här taktiken kan låta självklar, men när du väntar innan du svarar på viktiga meddelanden, kommer du inte bara att rädda dig själv från att skicka massor av e-postmeddelanden fram och tillbaka med någon, du kommer också att ge ditt sinne tid att samla och bilda tankar så att du kan göra det du säger mer komplett, värdefullt och kreativt.
9 Schemalägg att skicka e-postmeddelanden i framtiden
Det finns flera e-postplugins som gör att du kan skriva in ett svar på ett e-postmeddelande nu, men fördröjer att skicka meddelandet till ett senare datum och klockslag som du anger.
Dessa plugins ger dig inte bara ett sätt att vänta innan du skickar viktiga meddelanden, utan hjälper dig också hantera andras förväntningar (som att du inte svarar på e-post direkt, eller utanför kontorstid). Här är mina favorit plugins för skicka senare för Gmail, Apple Mail, Outlook och Android.
10 Deklarera en e-postsemester
När en gammal arbetskamrat till mig behövde krypa ner och få något viktigt gjort, satte hon upp ett autosvar för e-post (med hennes telefonnummer i för nödsituationer) och arbetade sedan med vad hon behövde få gjort under en hel dag eller två.
När hon kopplade av en hel dag eller två slutade inte världen att vända, och hon kunde få mycket mer gjort. Att ta en paus för en dag eller två från e-post ger ditt sinne en välbehövlig vila, låter dig fokusera på större och bättre saker, och chansen är stor att det kommer att ge dig ännu mer energi när du återansluter.