10 крутых способов укротить свой почтовый ящик

Если вы средний, скорее всего, вы тратите более четверти своего рабочего времени на электронную почту.

Согласно отчету Глобального института McKinsey, средний сотрудник тратит 2,6 часа в день на электронную почту — это эквивалентно 28% вашего рабочего дня, и это исследование было проведено в 2012 году; Не удивлюсь, если с тех пор это число увеличилось.

Но электронная почта не только отнимает у вас массу времени; это также высасывает тонну вашего внимания. На прошлой неделе я попросил нескольких своих клиентов по коучингу подсчитать, сколько раз в день они автоматически проверяют наличие новых сообщений электронной почты, и в среднем между ними было колоссальный 41 раз. Другими словами, их внимание отвлекалось от того, на чем они должны были сосредоточиться, 41 раз в течение дня.

Поскольку электронная почта является такой серьезной проблемой для продуктивной работы, я собрал 10 моих любимых лайфхаков для электронной почты, которые, как я знаю, помогут вам укротить свой почтовый ящик. За последние несколько лет я столкнулся с бесчисленным количеством взломов электронной почты — некоторые из них сработали, а другие — нет. Это мои 10 фаворитов, и я использую (и могу поручиться) каждый из них.

1 Подсчитайте, сколько раз вы проверяете электронную почту каждый день в течение недели.

Когда вы ведете пищевой дневник и отслеживаете все, что едите, исследования показывают, что вы едите на треть меньше. 1

То же самое относится и к проверке вашей электронной почты: когда вы ведете подсчет того, сколько раз вы проверяете свою электронную почту в течение дня, вы не только лучше понимаете, сколько раз вы проверяете новые сообщения (и можете работать со временем, чтобы уменьшить это число), но вы также намного меньше проверяете наличие новых сообщений. Некоторые люди рекомендуют планировать время, когда вы проверяете свою электронную почту, но по моему опыту (и опыту людей, с которыми я разговаривал), это почти никогда не работает. Ведение подсчета того, как часто вы проверяете свою электронную почту, работает лучше всего, и работая над уменьшением этого числа, вы сможете сэкономить свое время и внимание для задач с гораздо большей отдачей.

2 Сократите все свои электронные письма до пяти предложений или меньше и отметьте это в своей подписи.

Один из моих любимых лайфхаков с электронной почтой — сократить каждое отправляемое сообщение электронной почты до пяти предложений или меньше и отметить это в своей подписи. Если мне нужно отправить более длинный ответ, я просто звоню человеку, которому отвечаю, когда могу.

К моему удивлению, большинство людей не возражали против получения писем от меня после того, как я начал использовать этот хак, тем более что мне требовалось гораздо меньше времени, чтобы отвечать на новые сообщения. Естественно, ваш пробег может варьироваться в зависимости от того, где вы работаете.

Всем нравятся люди, которые быстро доходят до сути, и сокращение ваших сообщений до пяти предложений или меньше вынуждает вас делать именно это. Это также отличный способ инвестировать в отношения с друзьями и коллегами, когда вам нужно дать более подробный ответ, и это приводит к гораздо меньшему количеству недоразумений.

3 Не проверяйте новую электронную почту, если у вас нет времени, энергии и внимания, чтобы разобраться со всем, что может прийти.

Проблема с обычной проверкой новых сообщений электронной почты заключается в том, что у вас часто нет времени, энергии или внимания, чтобы справиться с тем, что может прийти, поэтому вы просто тратите свое время, когда делаете это.

Я думаю, что это также причина, по которой вы не должны первым делом проверять свою электронную почту с утра: когда вы просыпаетесь, у вас обычно нет энергии или внимания, чтобы иметь дело с новыми сообщениями электронной почты, поэтому вы просто напрягаетесь и позволяете электронная почта взять под контроль ваш день.

Прежде чем проверять наличие новых сообщений электронной почты, спросите себя, есть ли у вас время, энергия и внимание, чтобы справиться с тем, что может прийти, и проверяйте наличие новых сообщений только в том случае, если они у вас есть.

~ 4 Зарегистрируйтесь на Unroll.me со своей учетной записью Gmail, Yahoo или Outlook.com ~

~ Когда вы регистрируетесь на Unroll.me со своей учетной записью Gmail, Yahoo или Outlook.com, служба объединяет все ваши подписные электронные письма в одно удобное ежедневное электронное письмо, и это совершенно бесплатно. ~

~ Сервис также позволяет вам быстро просматривать все, на что вы подписаны, поэтому вы можете отказаться от подписки на любые списки рассылки, которые вы регулярно получаете, одним щелчком мыши. Unroll.me — один из моих любимых сервисов, и я очень рекомендую его.~

После серьезного нарушения конфиденциальности, когда Unroll.me был уличен в продаже данных электронной почты пользователей таким компаниям, как Uber, я больше не могу рекомендовать этот сервис.

5 Прекратите организовывать свою электронную почту в папки

Недавнее исследование, проведенное IBM, задавало вопрос: что занимает меньше времени: поиск в папке «Входящие» в поисках спрятанной электронной почты или организация электронной почты по папкам?

Оказывается, поиск в папке «Входящие» выполняется намного быстрее. В среднем участникам потребовалось 66,07 с, чтобы найти электронное письмо, и 72,87 с, чтобы найти электронное письмо в папке, но это время не учитывает время, которое пользователь потратил на сортировку своей электронной почты в первую очередь!

Даже если у вас сложная система организации электронной почты, скорее всего, поиск в папке «Входящие» выполняется намного быстрее, чем сортировка электронной почты.

6 Следуйте технике «Вчерашний ящик»

Техника электронной почты «вчерашний ящик» проста: вместо того, чтобы полностью очищать свой почтовый ящик в конце каждого дня, вы просто отвечаете на вчерашнее письмо сегодня (а на сегодняшнее — завтра). Каждое сообщение задерживается на один день, если только оно не настолько срочное, что вам нужно немедленно с ним разобраться, а вчерашнее электронное письмо просто становится вашим списком дел на сегодня. Этот метод также позволяет вам сразу увидеть, сколько работы и электронной почты вам придется решить завтра.

Этот метод может не работать с вашей рабочей электронной почтой, но я использую его, чтобы быть в курсе своей личной электронной почты. Это отличный способ восстановить контроль над своим почтовым ящиком и не отвлекаться на электронные письма, которые вы получаете в течение дня.

7 Отключите оповещения по электронной почте

Оповещения по электронной почте не отнимают у вас массу времени, но они требуют много внимания — каждый раз, когда вы получаете оповещение, оно отвлекает ваше внимание от того, над чем вы работаете.

Когда вы отключите оповещения по электронной почте, вы сможете привлечь гораздо больше внимания к тому, над чем вы работаете в данный момент, и посвятить больше себя тому, над чем вы работаете, не отвлекаясь на то, когда ваша тетя присылает вам фотографии котят.

8 Подождите немного, прежде чем отправлять важные сообщения

Я думаю, что стоит подождать до тех пор, пока будет социально ответственным, прежде чем отправлять важные сообщения электронной почты.

Эта тактика может показаться очевидной, но если вы будете ждать, прежде чем отвечать на важные сообщения, вы не только убережете себя от отправки тонны писем туда и обратно с кем-то, но и дадите своему разуму время собраться и сформировать мысли, чтобы вы может сделать то, что вы говорите, более полным, ценным и творческим.

9 Запланируйте отправку писем в будущем 

Существует несколько плагинов для электронной почты, которые позволят вам напечатать ответ на электронное письмо сейчас, но отложить отправку сообщения до более поздней даты и времени, которые вы укажете.

Эти плагины не только дают вам возможность подождать, прежде чем отправлять важные сообщения, но также помогают вам управлять ожиданиями других людей (например, вы не отвечаете на электронную почту сразу или в нерабочее время). Вот мои любимые плагины для отправки позже для Gmail, Apple Mail, Outlook и Android.

10 Объявите праздник электронной почты

Когда моей бывшей коллеге нужно было сесть на корточки и сделать что-то важное, она настраивала автоответчик по электронной почте (с номером телефона для экстренных случаев), а затем целый день работала над тем, что ей нужно было сделать. или два.

Когда она отключилась на целый день или два, мир не переставал вращаться, и она смогла сделать гораздо больше. Отрыв от электронной почты на день или два дает вашему разуму столь необходимый отдых, позволяет вам сосредоточиться на более важных и важных вещах, и, скорее всего, это даст вам еще больше энергии, когда вы снова подключитесь.