10 zabójczych sposobów na okiełznanie skrzynki odbiorczej

Jeśli jesteś przeciętny, prawdopodobnie spędzasz więcej niż jedną czwartą czasu w pracy na e-mailach.

Według raportu McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik spędza codziennie 2,6 godziny na e-mailach – to równowartość 28% Twojego dnia pracy. Badanie to zostało przeprowadzone w 2012 roku; Nie zdziwiłbym się, gdyby od tego czasu liczba ta wzrosła.

Ale nie tylko poczta e-mail pochłania mnóstwo czasu; to również pochłania mnóstwo twojej uwagi. W zeszłym tygodniu poprosiłem kilku moich klientów coachingowych, aby zliczyli, ile razy dziennie automatycznie sprawdzali nowe wiadomości e-mail, i średnia między nimi wyniosła aż 41 razy. Innymi słowy, ich uwaga została odwrócona od tego, na czym powinni się skupić 41 razy w ciągu dnia.

Ponieważ poczta e-mail jest tak dużym problemem związanym z produktywnością, zebrałem 10 moich ulubionych hacków e-mail, które, jak wiem, pomogą ci okiełznać skrzynkę odbiorczą poczty e-mail. W ciągu ostatnich kilku lat napotkałem niezliczone włamania do poczty e-mail — niektóre z nich zadziałały, a jeszcze więcej nie. To jest moich 10 ulubionych z tej grupy i używam (i mogę ręczyć za) każdego z nich.

1 Zapisuj, ile razy dziennie sprawdzasz pocztę przez cały tydzień

Kiedy prowadzisz dziennik jedzenia i śledzisz wszystko, co jesz, badania pokazują, że jesz nawet o jedną trzecią mniej. 1

To samo dotyczy sprawdzania poczty e-mail — kiedy rejestrujesz, ile razy sprawdzasz pocztę w ciągu dnia, nie tylko stajesz się bardziej świadomy, ile razy sprawdzasz nowe wiadomości (i możesz w miarę upływu czasu, aby zmniejszyć tę liczbę), ale znacznie rzadziej sprawdzasz nowe wiadomości. Niektórzy ludzie zalecają zaplanowanie czasu, w którym sprawdzasz pocztę, ale z mojego doświadczenia (i doświadczenia osób, z którymi rozmawiałem), to prawie nigdy nie działa. Zapisywanie tego, jak często sprawdzasz pocztę, działa najlepiej, a praca nad zmniejszeniem tej liczby pozwoli Ci zaoszczędzić czas i uwagę na zadaniach, które przynoszą znacznie większe zyski.

2 Postaraj się, aby wszystkie Twoje e-maile zawierały maksymalnie pięć zdań i zanotuj to w swoim podpisie

Jednym z moich ulubionych hacków e-mailowych jest trzymanie każdej wysyłanej wiadomości e-mail w maksymalnie pięciu zdaniach i zanotowanie tego w moim podpisie. Jeśli muszę wysłać dłuższą odpowiedź, po prostu dzwonię do osoby, której odpowiadam, kiedy tylko mogę.

Ku mojemu zdziwieniu większość ludzi nie miała nic przeciwko otrzymywaniu ode mnie e-maili po tym, jak zacząłem używać tego hacka, zwłaszcza że odpowiadanie na nowe wiadomości zajęło mi znacznie mniej czasu. Oczywiście Twój przebieg może się różnić w zależności od tego, gdzie pracujesz.

Każdy lubi osoby, które szybko przechodzą do sedna, a ograniczanie wiadomości do pięciu zdań lub mniej zmusza cię do tego. Jest to również świetna wskazówka do inwestowania w relacje z przyjaciółmi i współpracownikami, gdy trzeba udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a to prowadzi do znacznie mniejszej liczby nieporozumień.

3 Nie sprawdzaj nowych wiadomości e-mail, jeśli nie masz czasu, energii i uwagi, aby poradzić sobie z tym, co może nadejść

Problem z regularnym sprawdzaniem nowych wiadomości e-mail polega na tym, że często nie masz czasu, energii ani uwagi, aby poradzić sobie z tym, co może nadejść, więc po prostu marnujesz czas, gdy to robisz.

Myślę, że jest to również powód, dla którego nie powinieneś sprawdzać poczty e-mail z samego rana: kiedy się budzisz, zwykle nie masz energii ani uwagi, aby zajmować się nowymi wiadomościami, więc po prostu stresujesz się i pozwalasz e-mail przejmuje kontrolę nad Twoim dniem.

Zanim sprawdzisz, czy są nowe wiadomości e-mail, zadaj sobie pytanie, czy masz czas, energię i koncentrację, aby poradzić sobie z tym, co może nadejść, i sprawdzaj nowe wiadomości tylko wtedy, gdy to zrobisz.

~ 4 Zarejestruj się w Unroll.me za pomocą swojego konta Gmail, Yahoo lub Outlook.com ~

~Kiedy rejestrujesz się w Unroll.me za pomocą konta Gmail, Yahoo lub Outlook.com, usługa łączy wszystkie wiadomości e-mail z subskrypcją w jedną wygodną, ​​codzienną wiadomość e-mail i jest całkowicie bezpłatna.~

~Usługa umożliwia również szybkie przeglądanie wszystkiego, co subskrybujesz, dzięki czemu jednym kliknięciem możesz wypisać się z dowolnej listy mailingowej, którą regularnie otrzymujesz. Unroll.me to jedna z moich ulubionych usług i bardzo ją polecam.~

Po poważnym naruszeniu prywatności, w którym Unroll.me został przyłapany na sprzedaży danych e-mail użytkowników firmom takim jak Uber, nie mogę już polecać tej usługi.

5 Zakończ porządkowanie wiadomości e-mail w folderach

Niedawne badanie przeprowadzone przez IBM zadało pytanie: co zajmuje mniej czasu, przeszukiwanie skrzynki odbiorczej w celu znalezienia zakopanej wiadomości e-mail lub organizowanie wiadomości e-mail w folderach?

Okazuje się, że przeszukiwanie skrzynki odbiorczej jest znacznie szybsze. Wyszukiwanie wiadomości e-mail zajęło uczestnikom średnio 66,07 s, a znalezienie wiadomości e-mail w folderze 72,87 s — ale te czasy nie uwzględniają czasu, jaki użytkownik spędził na sortowaniu wiadomości e-mail!

Nawet jeśli masz złożony system organizacyjny poczty e-mail, prawdopodobnie przeszukiwanie skrzynki odbiorczej jest znacznie szybsze niż sortowanie wiadomości e-mail.

6 Postępuj zgodnie z techniką „Yesterbox".

Technika e-mailowa „ yesterbox ” jest prosta: zamiast dążyć do całkowitego wyczyszczenia skrzynki odbiorczej pod koniec każdego dnia, po prostu odpowiadasz na wczorajszy e-mail dzisiaj (i dzisiejszy e-mail jutro). Każda wiadomość jest opóźniona o jeden dzień, chyba że jest tak pilna, że ​​musisz się nią zająć od razu, a wczorajszy e-mail staje się po prostu Twoją listą rzeczy do zrobienia na dziś. Technika ta pozwala również na pierwszy rzut oka zobaczyć, ile pracy i poczty e-mail będziesz musiał wykonać jutro.

Ta technika może nie działać z Twoim służbowym e-mailem, ale używam jej, aby być na bieżąco z moim osobistym e-mailem. To świetny sposób na odzyskanie kontroli nad skrzynką odbiorczą i uniknięcie e-maili, które otrzymujesz w ciągu dnia.

7 Wyłącz powiadomienia e-mail

Alerty e-mail nie kosztują dużo czasu, ale kosztują dużo uwagi — za każdym razem, gdy je otrzymasz, odciąga Twoją uwagę od tego, nad czym pracujesz.

Gdy wyłączysz powiadomienia e-mail, możesz poświęcić znacznie więcej uwagi temu, nad czym aktualnie pracujesz, i poświęcić się temu, nad czym pracujesz, bez przejmowania uwagi, gdy ciocia wysyła ci zdjęcia kociąt.

8 Poczekaj chwilę przed wysłaniem ważnych wiadomości

Myślę, że warto poczekać tak długo, jak będzie to społecznie odpowiedzialne przed wysłaniem ważnej wiadomości e-mail.

Ta taktyka może wydawać się oczywista, ale jeśli poczekasz z odpowiedzią na ważną wiadomość, nie tylko oszczędzisz sobie wysyłania tony e-maili z kimś tam i z powrotem, ale także dasz swojemu umysłowi czas na zebranie i uformowanie myśli, aby może uczynić to, co mówisz, bardziej kompletnym, wartościowym i kreatywnym.

9 Zaplanuj wysyłanie e-maili w przyszłości 

Istnieje kilka wtyczek do poczty e-mail, które pozwolą Ci teraz wpisać odpowiedź na wiadomość e-mail, ale opóźnią wysłanie wiadomości do późniejszej daty i godziny, którą określisz.

Wtyczki te nie tylko umożliwiają odczekanie przed wysłaniem ważnej wiadomości, ale także pomagają zarządzać oczekiwaniami innych osób (np. nie odpowiadanie na e-maile od razu lub poza godzinami pracy). Oto moje ulubione wtyczki wyślij później do Gmaila, Apple Mail, Outlooka i Androida.

10 Ogłoś urlop e-mailowy

Kiedy moja dawna współpracownica musiała się przykucnąć i załatwić coś ważnego, ustawiała automatyczną odpowiedź na e-mail (z jej numerem telefonu w nagłych wypadkach), a następnie pracowała nad tym, co musiała zrobić przez cały dzień lub dwa.

Kiedy była rozłączona na cały dzień lub dwa, świat nie przestawał się obracać, a ona była w stanie zrobić o wiele więcej. Przerwa na dzień lub dwa od poczty e-mail zapewnia umysłowi bardzo potrzebny odpoczynek, pozwala skupić się na większych i lepszych rzeczach, a prawdopodobnie zapewni ci jeszcze więcej energii, gdy ponownie się połączysz.