10 tappavaa tapaa kesyttää postilaatikkosi
Jos olet keskiverto, käytät todennäköisesti yli neljänneksen työajasta sähköpostiin.
McKinsey Global Instituten raportin mukaan keskimääräinen työntekijä käyttää sähköpostin parissa 2,6 tuntia päivässä – mikä vastaa 28 % työpäivästäsi, ja tämä tutkimus tehtiin vuonna 2012; En olisi yllättynyt, jos määrä on noussut sen jälkeen.
Mutta sähköposti ei vain vie paljon aikaasi; se myös imee paljon huomiotasi. Toisella viikolla pyysin muutamaa valmennusasiakastani laskemaan, kuinka monta kertaa päivässä he tarkistavat automaattisesti uusia sähköpostiviestejä, ja heidän keskiarvonsa oli huimat 41 kertaa. Toisin sanoen heidän huomionsa suistui raiteilta siitä, mihin heidän piti keskittyä 41 kertaa päivän aikana.
Koska sähköposti on valtava tuottavuuden tuskakohta, olen koonnut yhteen 10 suosikkisähköpostihakkerointiani, joiden tiedän auttavan sinua kesyttämään sähköpostisi. Muutaman viime vuoden aikana olen törmännyt lukemattomiin sähköpostimurtoihin – osa niistä on toiminut, ja vielä enemmän sellaisia, jotka eivät ole toimineet. Nämä ovat 10 suosikkiani joukosta, ja käytän (ja voin taata) niistä jokaista.
1 Pidä kirjaa siitä, kuinka monta kertaa tarkistat sähköpostisi joka päivä viikon ajan
Kun pidät ruokapäiväkirjaa ja seuraat kaikkea syömääsi, tutkimukset osoittavat, että syöt jopa kolmanneksen vähemmän. 1
Sama pätee sähköpostisi tarkistamiseen – kun pidät kirjaa siitä, kuinka monta kertaa tarkistat sähköpostisi päivän aikana, et tule vain tietoisemmaksi siitä, kuinka monta kertaa tarkistat uusia viestejä (ja se voi toimia ajan mittaan vähentääksesi tätä määrää), mutta tarkistat myös uusia viestejä paljon vähemmän. Jotkut ihmiset suosittelevat ajan määrittämistä, jolloin tarkistat sähköpostisi, mutta kokemukseni (ja ihmisten kanssa, joiden kanssa olen puhunut) perusteella se tuskin toimii. Sähköpostin tarkistamistiheyden pitäminen toimii parhaiten, ja ajan mittaan pyrkiminen tämän määrän vähentämiseksi säästää aikaasi ja huomiotasi paljon suuremman tuoton tehtäviin.
2 Pidä kaikki sähköpostisi enintään viiden lauseen mittaisina ja merkitse se allekirjoitukseesi
Yksi suosikkisähköpostihakkereistani on säilyttää jokaisen lähettämäni sähköpostiviestin pituus enintään viisi lausetta ja merkitä se allekirjoitukseeni. Jos minun on lähetettävä pidempi vastaus, soitan vain henkilölle, jolle vastaan, kun voin.
Yllätyksekseni suurin osa ihmisistä ei välittänyt sähköpostien vastaanottamisesta minulta sen jälkeen, kun aloin käyttää tätä hakkeria, varsinkin kun uusiin viesteihin vastaaminen vei minulta paljon vähemmän aikaa. Tietenkin kilometrimääräsi voi vaihdella työpaikan mukaan.
Kaikki pitävät henkilöstä, joka pääsee asiaan nopeasti, ja viestien pitäminen enintään viiden lauseen pituisena pakottaa sinut tekemään juuri niin. Se on myös hyvä vihje sijoittaa suhteisiin ystävien ja työtovereiden kanssa, kun sinun on annettava yksityiskohtaisempi vastaus, ja se johtaa paljon vähemmän väärinkäsityksiä.
3 Älä tarkista uusia sähköposteja, ellei sinulla ole aikaa, energiaa ja huomiota käsitellä kaikkea mahdollista.
Uusien sähköpostiviestien säännöllisen tarkistamisen ongelmana on, että sinulla ei useinkaan ole aikaa, energiaa tai huomiota käsitellä mahdollisesti saapuvia viestejä, joten tuhlaat aikaasi.
Luulen, että tämä on myös syy, miksi sinun ei pitäisi tarkistaa sähköpostiasi aamulla: kun heräät, sinulla ei yleensä ole energiaa tai huomiota käsitellä uusia sähköpostiviestejä, joten stressaat vain itseäsi ja annat sähköposti hallitsee päivääsi.
Ennen kuin tarkistat uusia sähköpostiviestejä, kysy itseltäsi, onko sinulla aikaa, energiaa ja keskittymiskykyä käsitellä sitä, mitä saattaa tulla, ja tarkista vain, onko uusia viestejä, jos sinulla on.
~ 4 Rekisteröidy Unroll.meen Gmail-, Yahoo- tai Outlook.com-tililläsi ~
~Kun rekisteröidyt Unroll.me -palveluun Gmail-, Yahoo- tai Outlook.com-tililläsi, palvelu kokoaa kaikki tilauksesi sähköpostit yhteen kätevään päivittäiseen sähköpostiin, ja se on täysin ilmainen.~
~Palvelun avulla voit myös tarkastella nopeasti kaikkea tilaamaasi, joten voit peruuttaa säännöllisesti vastaanottamiesi postituslistojen tilauksen yhdellä napsautuksella. Unroll.me on yksi suosikkipalveluistani, ja suosittelen sitä lämpimästi.~
Laajan tietosuojaloukkauksen jälkeen, jossa Unroll.me jäi kiinni myymästä käyttäjien sähköpostitietoja Uberin kaltaisille yrityksille, en voi enää suositella tätä palvelua.
5 Lopeta sähköpostin järjestäminen kansioihin
IBM: n äskettäin tekemässä tutkimuksessa kysyttiin: mikä vie vähemmän aikaa, hautautuneen sähköpostin etsiminen postilaatikosta vai sähköpostin järjestäminen kansioihin?
Osoittautuu, että postilaatikon kautta hakeminen on paljon nopeampaa. Keskimäärin osallistujilta kesti 66,07 sekuntia etsiä sähköpostia ja 72,87 sekuntia löytääkseen sähköpostin kansiosta – mutta näissä aikoissa ei oteta huomioon aikaa, jonka käyttäjä käytti sähköpostinsa lajitteluun!
Vaikka sinulla olisi monimutkainen sähköpostiorganisaatiojärjestelmä, postilaatikostasi hakeminen on todennäköisesti paljon nopeampaa kuin sähköpostien lajittelu.
6 Noudata "Yesterbox"-tekniikkaa
" Yesterbox " -sähköpostitekniikka on yksinkertainen: sen sijaan, että pyrit tyhjentämään sähköpostisi kokonaan jokaisen päivän lopussa, vastaat vain eiliseen sähköpostiin tänään (ja tämän päivän sähköpostiin huomenna). Jokainen viesti saa yhden päivän viiveen, ellei se ole niin kiireellinen, että sinun on ehdottomasti käsiteltävä se heti, ja eilisestä sähköpostista tulee yksinkertaisesti tämän päivän tehtävälistasi. Tekniikan avulla voit myös nähdä yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon työtä ja sähköpostia sinun on tehtävä huomenna.
Tekniikka ei välttämättä toimi työsähköpostisi kanssa, mutta käytän tekniikkaa pysyäkseni henkilökohtaisessa sähköpostissani. Se on loistava tapa saada postilaatikkosi hallinta takaisin, eikä sinua häiritse kaikki päivän aikana saamasi sähköpostit.
7 Sammuta sähköpostihälytykset
Sähköpostihälytykset eivät maksa sinulle paljon aikaa, mutta ne maksavat sinulle paljon huomiota – aina kun saat sellaisen, hälytys kaappaa huomiosi pois työstäsi.
Kun sammutat sähköpostihälytykset, voit kiinnittää paljon enemmän huomiota siihen, mitä työskentelet tällä hetkellä, ja omistautua enemmän itsestäsi kaikkeen, jonka parissa työskentelet, ilman, että huomiosi kaapataan, kun tätisi lähettää sinulle kissanpentukuvia.
8 Odota hetki, ennen kuin lähetät tärkeitä viestejä
Mielestäni kannattaa odottaa niin kauan kuin se olisi sosiaalisesti vastuullista ennen tärkeiden sähköpostiviestien lähettämistä.
Tämä taktiikka saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta kun odotat ennen kuin vastaat tärkeisiin viesteihin, et vain säästä itseäsi lähettämästä paljon sähköposteja edestakaisin jonkun kanssa, vaan annat myös mielellesi aikaa kerätä ja muodostaa ajatuksiasi. voi tehdä sanomastasi täydellisempää, arvokkaampaa ja luovampaa.
9 Ajoita sähköpostien lähettäminen tulevaisuudessa
On olemassa useita sähköpostilaajennuksia, joiden avulla voit kirjoittaa vastauksen sähköpostiin nyt, mutta lykätä viestin lähettämistä määrittämääsi myöhempään päivämäärään ja aikaan.
Nämä laajennukset eivät vain anna sinulle tapaa odottaa ennen tärkeiden viestien lähettämistä, vaan auttavat myös hallitsemaan muiden ihmisten odotuksia (esim. et vastaa sähköpostiin heti tai aukioloaikojen ulkopuolella). Tässä ovat suosikkini lähettää myöhemmin -laajennukset Gmailille, Apple Mailille, Outlookille ja Androidille.
10 Ilmoita sähköpostivapaaksi
Kun vanhan työkaverini piti ruveta tekemään jotain tärkeää, hän asetti automaattisen sähköpostivastaajan (jossa oli hänen puhelinnumeronsa hätätilanteita varten) ja työskenteli sitten koko päivän ajan sen kanssa, mitä hän tarvitsi tehdäkseen. tai kaksi.
Kun hän katkaisi yhteyden koko päiväksi tai kahdeksi, maailma ei lakannut kääntymästä, ja hän pystyi tekemään paljon enemmän. Päivän tai kahden tauon pitäminen sähköpostissa antaa mielellesi kipeästi kaivattua lepoa, antaa sinun keskittyä isompiin ja parempiin asioihin, ja se todennäköisesti antaa sinulle vielä enemmän energiaa, kun muodostat yhteyden uudelleen.