10 maneras asesinas de domar tu bandeja de entrada

Si eres promedio, lo más probable es que pases más de una cuarta parte de tu tiempo en el trabajo con el correo electrónico.

Según un informe del McKinsey Global Institute, el empleado promedio dedica 2,6 horas todos los días al correo electrónico, lo que equivale al 28 % de su jornada laboral, y este estudio se realizó en 2012; No me sorprendería si ese número ha aumentado desde entonces.

Pero el correo electrónico no solo absorbe una tonelada de su tiempo; también absorbe una tonelada de tu atención. La otra semana le pedí a algunos de mis clientes de coaching que contaran cuántas veces al día buscaban automáticamente nuevos mensajes de correo electrónico, y el promedio entre ellos fue la friolera de 41 veces. En otras palabras, su atención se desvió de lo que se suponía que debían enfocarse 41 veces en el transcurso del día.

Dado que el correo electrónico es un punto de dolor de productividad tan grande, he reunido mis 10 trucos de correo electrónico favoritos que sé que lo ayudarán a controlar su bandeja de entrada de correo electrónico. En los últimos años, me he encontrado con innumerables hacks de correo electrónico, algunos que han funcionado y muchos más que no. Estos son mis 10 favoritos del grupo, y uso (y puedo responder por) cada uno de ellos.

1 Mantenga un registro de cuántas veces revisa su correo electrónico todos los días durante una semana

Cuando lleva un diario de alimentos y hace un seguimiento de todo lo que come, los estudios muestran que come hasta un tercio menos. 1

Lo mismo ocurre con la revisión de su correo electrónico: cuando lleva la cuenta de cuántas veces revisa su correo electrónico en el transcurso de un día, no solo se vuelve más consciente de la gran cantidad de veces que revisa si hay mensajes nuevos (y puede funcionar con el tiempo para disminuir ese número), pero también verifica mucho menos si hay mensajes nuevos. Algunas personas recomiendan programar un horario en el que revises tu correo electrónico, pero según mi experiencia (y la experiencia de las personas con las que he hablado), eso casi nunca funciona. Mantener un registro de la frecuencia con la que revisa su correo electrónico funciona mejor, y trabajar con el tiempo para disminuir ese número le permitirá ahorrar tiempo y atención para tareas de mucho mayor rendimiento.

2 Mantenga todos sus correos electrónicos en cinco oraciones o menos, y anótelo en su firma

Uno de mis trucos de correo electrónico favoritos es mantener cada mensaje de correo electrónico que envío en cinco oraciones o menos, y anotarlo en mi firma. Si necesito enviar una respuesta más larga, simplemente llamo a la persona a la que estoy respondiendo, cuando puedo.

Para mi sorpresa, a la mayoría de la gente no le importó recibir correos electrónicos míos después de que comencé a usar este truco, especialmente porque me tomó mucho menos tiempo responder a los mensajes nuevos. Naturalmente, su millaje puede variar según el lugar donde trabaje.

A todo el mundo le gusta una persona que va al grano rápidamente, y mantener sus mensajes en cinco oraciones o menos lo obliga a hacer precisamente eso. También es una gran señal para invertir en las relaciones con sus amigos y compañeros de trabajo cuando necesita dar una respuesta más detallada, y conduce a muchos menos malentendidos.

3 No verifique si hay nuevos correos electrónicos a menos que tenga el tiempo, la energía y la atención para lidiar con lo que pueda llegar.

El problema de verificar habitualmente los nuevos mensajes de correo electrónico es que a menudo no tiene el tiempo, la energía o la atención para lidiar con lo que podría llegar, por lo que simplemente pierde el tiempo cuando lo hace.

Creo que esta es también la razón por la que no deberías revisar tu correo electrónico a primera hora de la mañana: cuando te despiertas, por lo general no tienes la energía o la atención para lidiar con nuevos mensajes de correo electrónico, así que simplemente te estresas y dejas correo electrónico toma el control de tu día.

Antes de verificar si hay nuevos mensajes de correo electrónico, pregúntese si tiene el tiempo, la energía y el enfoque para lidiar con lo que pueda llegar, y solo verifique si hay nuevos mensajes si los tiene.

~ 4 Regístrese en Unroll.me con su cuenta de Gmail, Yahoo o Outlook.com ~

~Cuando te registras en Unroll.me con tu cuenta de Gmail, Yahoo o Outlook.com, el servicio reúne todos tus correos electrónicos de suscripción en un correo electrónico conveniente y diario, y es totalmente gratis.~

~El servicio también le permite ver rápidamente todo lo que está suscrito, por lo que puede darse de baja de las listas de correo que recibe regularmente con un solo clic. Unroll.me es uno de mis servicios favoritos y lo recomiendo mucho.~

Después de una gran violación de la privacidad, en la que se descubrió a Unroll.me vendiendo datos de correo electrónico de los usuarios a empresas como Uber, ya no puedo recomendar este servicio.

5 Deja de organizar tu correo electrónico en carpetas

Un estudio reciente realizado por IBM planteó la pregunta: ¿qué toma menos tiempo, buscar en su bandeja de entrada para encontrar un correo electrónico oculto u organizar su correo electrónico en carpetas?

Resulta que buscar en tu bandeja de entrada es mucho más rápido. En promedio, los participantes tardaron 66,07 s en buscar un correo electrónico y 72,87 s en encontrar un correo electrónico en una carpeta, ¡pero estos tiempos no tienen en cuenta el tiempo que un usuario pasó clasificando su correo electrónico en primer lugar!

Incluso si tiene un sistema organizativo de correo electrónico complejo, es probable que buscar en su bandeja de entrada sea mucho más rápido que ordenar su correo electrónico.

6 Sigue la técnica “Yesterbox"

La técnica del correo electrónico ” yesterbox ” es simple: en lugar de tratar de vaciar totalmente su bandeja de entrada de correo electrónico al final de cada día, simplemente responde el correo electrónico de ayer hoy (y el correo electrónico de hoy mañana). Todos los mensajes tienen un retraso de un día, a menos que sean tan urgentes que tengas que atenderlos de inmediato, y el correo electrónico de ayer simplemente se convierte en tu lista de tareas pendientes para hoy. La técnica también le permite ver de un vistazo cuánto trabajo y correo electrónico tendrá que abordar mañana.

Es posible que la técnica no funcione con su correo electrónico de trabajo, pero la uso para estar al tanto de mi correo electrónico personal. Es una excelente manera de recuperar el control sobre su bandeja de entrada y no dejarse llevar por los correos electrónicos que recibe a lo largo del día.

7 Desactiva las alertas por correo electrónico

Las alertas por correo electrónico no le cuestan mucho tiempo, pero le cuestan mucho en atención: cada vez que recibe una, la alerta desvía su atención de lo que está trabajando.

Cuando desactivas las alertas por correo electrónico, puedes prestar mucha más atención a lo que estás haciendo en ese momento y dedicarte más a lo que sea que estés haciendo sin que tu tía te envíe fotos de gatitos.

8 Espera un poco antes de enviar mensajes importantes

Creo que vale la pena esperar tanto tiempo como sea socialmente responsable antes de enviar mensajes de correo electrónico importantes.

Esta táctica puede sonar obvia, pero cuando espera antes de responder mensajes importantes, no solo se evitará enviar una tonelada de correos electrónicos con alguien, sino que también le dará tiempo a su mente para recopilar y formar pensamientos para que pueda puede hacer que lo que diga sea más completo, valioso y creativo.

9 Programar el envío de correos electrónicos en el futuro 

Existen varios complementos de correo electrónico que le permitirán escribir una respuesta a un correo electrónico ahora, pero retrasarán el envío del mensaje hasta una fecha y hora posteriores que usted especifique.

Estos complementos no solo le brindan una forma de esperar antes de enviar mensajes importantes, sino que también lo ayudan a administrar las expectativas de otras personas (como que no responde al correo electrónico de inmediato o fuera del horario comercial). Estos son mis complementos de envío posterior favoritos para Gmail, Apple Mail, Outlook y Android.

10 Declarar vacaciones de correo electrónico

Cuando una antigua compañera de trabajo necesitaba agacharse y hacer algo importante, configuraba una respuesta automática de correo electrónico (con su número de teléfono para emergencias) y luego trabajaba en lo que necesitaba hacer durante todo un día. o dos.

Cuando se desconectó durante uno o dos días enteros, el mundo no dejó de girar y pudo hacer mucho más. Tomarse un descanso de uno o dos días del correo electrónico le brinda a su mente un descanso muy necesario, le permite concentrarse en cosas más grandes y mejores, y es probable que le brinde aún más energía cuando se vuelva a conectar.