আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করার জন্য 10টি কিলার উপায়

আপনি যদি গড় হন, তাহলে আপনার কাজের এক চতুর্থাংশের বেশি সময় ইমেলে ব্যয় করার সম্ভাবনা রয়েছে।

ম্যাককিনসে গ্লোবাল ইনস্টিটিউটের একটি প্রতিবেদন অনুসারে, গড় কর্মচারী ইমেলে প্রতিদিন 2.6 ঘন্টা ব্যয় করে—যা আপনার কাজের দিনের 28% এর সমতুল্য, এবং এই গবেষণাটি 2012 সালে পরিচালিত হয়েছিল; আমি অবাক হব না যদি সেই সংখ্যাটি বেড়ে যায়।

কিন্তু শুধু ইমেলই আপনার এক টন সময় নষ্ট করে না; এটি আপনার মনোযোগ একটি টন আপ sucks. অন্য সপ্তাহে আমি আমার কয়েকজন কোচিং ক্লায়েন্টকে গণনা করতে বলেছিলাম যে তারা দিনে কতবার নতুন ইমেল বার্তাগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে চেক করেছে, এবং তাদের মধ্যে গড় ছিল 41 বার । অন্য কথায়, তাদের মনোযোগ সারাদিনে 41 বার যা ফোকাস করার কথা ছিল তা থেকে সরে গেছে।

ইমেল যেমন একটি বিশাল উত্পাদনশীলতা ব্যথা পয়েন্ট হওয়ার সাথে সাথে, আমি আমার 10টি প্রিয় ইমেল হ্যাকগুলি একত্রিত করেছি যা আমি জানি যে আপনাকে আপনার ইমেল ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করবে৷ গত কয়েক বছরে আমি অগণিত ইমেল হ্যাকের সম্মুখীন হয়েছি – কিছু কাজ করেছে, এবং এমনকি আরও বেশি যা হয়নি৷ এই গুচ্ছ আমার 10 প্রিয়, এবং আমি তাদের প্রতিটি একক ব্যবহার (এবং জন্য নিশ্চিত করতে পারেন).

1 আপনি এক সপ্তাহের জন্য প্রতিদিন কতবার আপনার ইমেল চেক করেন তার হিসাব রাখুন

আপনি যখন একটি খাবারের ডায়েরি রাখেন এবং আপনি যা খাচ্ছেন তা ট্র্যাক করেন, গবেষণা দেখায় যে আপনি এক তৃতীয়াংশ কম খান। 1

আপনার ইমেল চেক করার ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য—যখন আপনি দিনে কতবার আপনার ইমেল চেক করেন তার হিসাব রাখেন, তখন আপনি নতুন বার্তাগুলির জন্য কতবার চেক করেছেন সে সম্পর্কে আপনি শুধু বেশি সচেতন হন না (এবং কাজ করতে পারেন) সময়ের সাথে সাথে সেই সংখ্যাটি হ্রাস করতে), তবে আপনি নতুন বার্তাগুলিও অনেক কম পরীক্ষা করেন৷ কিছু লোক সময় নির্ধারণ করার পরামর্শ দেয় যেখানে আপনি আপনার ইমেল চেক করেন, কিন্তু আমার অভিজ্ঞতা থেকে (এবং আমি যাদের সাথে কথা বলেছি তাদের অভিজ্ঞতা), এটি খুব কমই কাজ করে। আপনি কত ঘন ঘন আপনার ইমেল চেক করেন তার একটি হিসাব রাখা সর্বোত্তম কাজ করে এবং সেই সংখ্যা কমাতে সময়ের সাথে সাথে কাজ করা আপনাকে অনেক বেশি-রিটার্ন কাজের জন্য আপনার সময় এবং মনোযোগ বাঁচাতে দেয়।

2 আপনার সমস্ত ইমেলগুলিকে পাঁচটি বা তার কম বাক্যে রাখুন এবং আপনার স্বাক্ষরে এটির একটি নোট করুন৷

আমার প্রিয় ইমেল হ্যাকগুলির মধ্যে একটি হল আমার পাঠানো প্রতিটি ইমেল বার্তা পাঁচটি বা তার কম বাক্যে রাখা এবং আমার স্বাক্ষরে এটির একটি নোট করা। যদি আমার আরও দীর্ঘ প্রতিক্রিয়া পাঠানোর প্রয়োজন হয়, আমি যখন পারি তখন আমি যাকে সাড়া দিচ্ছি তাকে কল করি।

আমার আশ্চর্যের বিষয়, আমি এই হ্যাকটি ব্যবহার করা শুরু করার পরে বেশিরভাগ লোকেরা আমার কাছ থেকে ইমেল পেতে আপত্তি করেনি, বিশেষত যেহেতু নতুন বার্তাগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে আমার সময় কম লেগেছে। স্বাভাবিকভাবেই, আপনি কোথায় কাজ করেন তার উপর নির্ভর করে আপনার মাইলেজ পরিবর্তিত হতে পারে।

প্রত্যেকেই এমন একজন ব্যক্তিকে পছন্দ করে যে দ্রুত পয়েন্টে পৌঁছে যায় এবং আপনার বার্তাগুলিকে পাঁচটি বা তার কম বাক্যে রাখা আপনাকে এটি করতে বাধ্য করে৷ আপনার বন্ধুদের এবং সহকর্মীদের সাথে সম্পর্কের ক্ষেত্রে বিনিয়োগ করার জন্যও এটি একটি দুর্দান্ত সংকেত যখন আপনাকে আরও বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে এবং এটি অনেক কম ভুল বোঝাবুঝির দিকে পরিচালিত করে।

3 নতুন ইমেল চেক করবেন না যদি না আপনার কাছে যা আসতে পারে তা মোকাবেলা করার জন্য সময়, শক্তি এবং মনোযোগ না থাকে

অভ্যাসগতভাবে নতুন ইমেল বার্তাগুলি পরীক্ষা করার ক্ষেত্রে সমস্যাটি হ'ল আপনার কাছে যা আসতে পারে তা মোকাবেলা করার জন্য প্রায়শই সময়, শক্তি বা মনোযোগ থাকে না, তাই আপনি যখন এটি করেন তখন আপনি কেবল আপনার সময় নষ্ট করেন।

আমি মনে করি এই কারণেই সকালে আপনার ইমেল পরীক্ষা করা উচিত নয়: আপনি যখন ঘুম থেকে ওঠেন, তখন আপনার সাধারণত নতুন ইমেল বার্তাগুলির সাথে মোকাবিলা করার শক্তি বা মনোযোগ থাকে না, তাই আপনি কেবল নিজেকে চাপ দিন এবং ছেড়ে দিন ইমেল আপনার দিনের উপর নিয়ন্ত্রণ নিতে.

আপনি নতুন ইমেল বার্তাগুলি পরীক্ষা করার আগে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনার কাছে কী আসতে পারে তার সাথে মোকাবিলা করার জন্য সময়, শক্তি এবং ফোকাস আছে কিনা এবং আপনি যদি তা করেন তবে শুধুমাত্র নতুন বার্তাগুলি পরীক্ষা করুন৷

~ 4 আপনার Gmail, Yahoo, অথবা Outlook.com অ্যাকাউন্ট দিয়ে Unroll.me-এর জন্য নিবন্ধন করুন ~

~যখন আপনি আপনার Gmail, Yahoo, বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট দিয়ে Unroll.me- এর জন্য নিবন্ধন করেন, পরিষেবাটি আপনার সমস্ত সদস্যতা ইমেলগুলিকে একটি সুবিধাজনক, দৈনিক ইমেলে রোল আপ করে এবং এটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যে৷~

~পরিষেবাটি আপনাকে আপনি যে সমস্ত কিছুতে সদস্যতা নিয়েছেন তা দ্রুত দেখতে দেয়, যাতে আপনি শুধুমাত্র একটি ক্লিকে নিয়মিত প্রাপ্ত যেকোনো মেলিং তালিকা থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে পারেন। Unroll.me সেখানে আমার প্রিয় পরিষেবাগুলির মধ্যে একটি, এবং আমি এটির সুপারিশ করছি৷~৷

একটি বড় গোপনীয়তা লঙ্ঘনের পরে, যেখানে Unroll.me ব্যবহারকারীদের ইমেল ডেটা Uber-এর মতো কোম্পানির কাছে বিক্রি করার সময় ধরা পড়ে, আমি আর এই পরিষেবাটি সুপারিশ করতে পারি না।

5 ফোল্ডারে আপনার ইমেল সংগঠিত করা বন্ধ করুন

আইবিএম দ্বারা পরিচালিত একটি সাম্প্রতিক গবেষণায় প্রশ্ন করা হয়েছে: কি কম সময় লাগে, একটি সমাহিত ইমেল খুঁজে পেতে আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে অনুসন্ধান করা বা ফোল্ডারগুলিতে আপনার ইমেল সংগঠিত করা?

দেখা যাচ্ছে যে আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে অনুসন্ধান করা দ্রুততর। গড়ে, অংশগ্রহণকারীদের একটি ইমেল অনুসন্ধান করতে 66.07 সেকেন্ড এবং একটি ফোল্ডারে একটি ইমেল খুঁজে পেতে 72.87 সেকেন্ড লেগেছিল—কিন্তু এই সময়গুলি ব্যবহারকারীরা তাদের ইমেল বাছাই করার জন্য যে সময় ব্যয় করেছে তা বিবেচনায় নেয় না!

এমনকি যদি আপনার একটি জটিল ইমেল সাংগঠনিক সিস্টেম থাকে, আপনার ইমেল সাজানোর চেয়ে আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে অনুসন্ধান করার সম্ভাবনা অনেক দ্রুত।

6 "ইয়েস্টারবক্স" কৌশল অনুসরণ করুন

" ইয়েস্টারবক্স " ইমেল কৌশলটি সহজ: প্রতিটি দিনের শেষে আপনার ইমেল ইনবক্স সম্পূর্ণরূপে পরিষ্কার করার লক্ষ্য না করে, আপনি কেবল গতকালের ইমেলের উত্তর দিন (এবং আজকের ইমেল আগামীকাল)। প্রতিটি বার্তা এক দিন বিলম্বিত হয় যদি না এটি এত জরুরী না হয় যে আপনাকে একেবারে এখনই এটি মোকাবেলা করতে হবে এবং গতকালের ইমেলটি আজকের জন্য আপনার করণীয় তালিকা হয়ে উঠেছে। কৌশলটি আপনাকে এক নজরে দেখতে দেয় যে আগামীকাল আপনাকে কতটা কাজ এবং ইমেল মোকাবেলা করতে হবে।

কৌশলটি আপনার কাজের ইমেলের সাথে কাজ নাও করতে পারে, তবে আমি আমার ব্যক্তিগত ইমেলের উপরে থাকার জন্য কৌশলটি ব্যবহার করি। এটি আপনার ইনবক্সের উপর নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করার একটি দুর্দান্ত উপায় এবং আপনি সারাদিনে যে ইমেলগুলি পান তা দ্বারা আকৃষ্ট না হওয়া৷

7 ইমেল সতর্কতা বন্ধ করুন

ইমেল সতর্কতাগুলির জন্য আপনার এক টন সময় ব্যয় হয় না, তবে সেগুলি আপনাকে মনোযোগ দেওয়ার জন্য অনেক খরচ করে—যতবার আপনি একটি গ্রহণ করেন, সতর্কতাটি আপনি যা কাজ করছেন তার থেকে আপনার মনোযোগকে হাইজ্যাক করে।

আপনি যখন ইমেল সতর্কতাগুলি বন্ধ করে দেন, তখন আপনি এই মুহূর্তে যা কাজ করছেন তার প্রতি আপনি অনেক বেশি মনোযোগ আনতে পারেন, এবং আপনার খালা যখন আপনাকে বিড়ালছানার ছবি পাঠায় তখন আপনার মনোযোগ হাইজ্যাক না করে আপনি যা কিছু কাজ করছেন তাতে নিজেকে আরও বেশি উত্সর্গ করতে পারেন৷

8 গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পাঠানোর আগে একটু অপেক্ষা করুন৷

আমি মনে করি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বার্তা পাঠানোর আগে সামাজিকভাবে দায়বদ্ধ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করা মূল্যবান।

এই কৌশলটি সুস্পষ্ট মনে হতে পারে, কিন্তু আপনি যখন গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির প্রতিক্রিয়া জানানোর আগে অপেক্ষা করেন, তখন আপনি কেবল কাউকে বারবার ইমেল পাঠানো থেকে বাঁচাতে পারবেন না, আপনি আপনার মনকে চিন্তাভাবনা সংগ্রহ এবং গঠন করার জন্য সময় দেবেন যাতে আপনি আপনি যা বলছেন তা আরও সম্পূর্ণ, মূল্যবান এবং সৃজনশীল করতে পারে।

9 ভবিষ্যতে ইমেল পাঠানোর সময়সূচী 

বেশ কয়েকটি ইমেল প্লাগইন রয়েছে যা আপনাকে এখন একটি ইমেলে একটি প্রতিক্রিয়া টাইপ করার অনুমতি দেবে, তবে আপনার নির্দিষ্ট করা পরবর্তী তারিখ এবং সময় পর্যন্ত বার্তাটি পাঠাতে বিলম্ব করে।

এই প্লাগইনগুলি আপনাকে শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পাঠানোর আগে অপেক্ষা করার উপায় দেয় না, তবে আপনাকে অন্য লোকেদের প্রত্যাশাগুলি পরিচালনা করতেও সাহায্য করে (যেমন আপনি এখনই ইমেলে সাড়া দেন না বা ব্যবসার সময়ের বাইরে)। এখানে Gmail, Apple Mail, Outlook, এবং Android এর জন্য আমার প্রিয় সেন্ড-পরে প্লাগইনগুলি রয়েছে৷

10 একটি ইমেল ছুটি ঘোষণা করুন

যখন আমার একজন পুরানো সহকর্মীকে হংকর করার এবং গুরুত্বপূর্ণ কিছু করার প্রয়োজন হয়, তখন তিনি একটি ইমেল স্বয়ংক্রিয়-প্রতিক্রিয়াকারী সেট আপ করবেন (জরুরী অবস্থার জন্য তার ফোন নম্বর সহ), এবং তারপর সারা দিন ধরে তার কী করা দরকার তা নিয়ে কাজ করবেন। অথবা দুই.

যখন সে পুরো এক বা দুই দিনের জন্য সংযোগ বিচ্ছিন্ন করেছিল, তখন পৃথিবী ঘুরে দাঁড়ানো বন্ধ করেনি, এবং সে আরও অনেক কিছু করতে সক্ষম হয়েছিল। ইমেল থেকে এক বা দুই দিনের জন্য বিরতি নেওয়া আপনার মনকে একটি অত্যন্ত প্রয়োজনীয় বিশ্রাম দেয়, আপনাকে আরও বড় এবং আরও ভাল জিনিসগুলিতে ফোকাস করার অনুমতি দেয় এবং আপনি যখন পুনরায় সংযোগ করবেন তখন এটি আপনাকে আরও বেশি শক্তি সরবরাহ করবে।