10 Killer-Möglichkeiten, um Ihren Posteingang zu zähmen
Wenn Sie durchschnittlich sind, verbringen Sie wahrscheinlich mehr als ein Viertel Ihrer Arbeitszeit mit E-Mails.
Laut einem Bericht des McKinsey Global Institute verbringt der durchschnittliche Angestellte jeden Tag 2,6 Stunden mit E-Mails – das entspricht 28 % seines Arbeitstages, und diese Studie wurde 2012 durchgeführt; Es würde mich nicht wundern, wenn diese Zahl seitdem gestiegen wäre.
Aber E-Mails verschlingen nicht nur eine Menge Zeit; es saugt auch eine Tonne Ihrer Aufmerksamkeit auf. Neulich habe ich einige meiner Coaching-Kunden gebeten, aufzuzählen, wie oft sie täglich automatisch nach neuen E-Mail-Nachrichten suchen, und der Durchschnitt zwischen ihnen lag bei satten 41 Mal. Mit anderen Worten, ihre Aufmerksamkeit wurde im Laufe des Tages 41 Mal von dem abgelenkt, worauf sie sich konzentrieren sollte.
Da E-Mails ein so großer Produktivitätsschmerzpunkt sind, habe ich meine 10 beliebtesten E-Mail-Hacks zusammengestellt, von denen ich weiß, dass sie Ihnen helfen werden, Ihren E-Mail-Posteingang zu zähmen. In den letzten Jahren bin ich auf unzählige E-Mail-Hacks gestoßen – einige haben funktioniert, und noch mehr, die nicht funktioniert haben. Dies sind meine 10 Favoriten im Bunde, und ich benutze (und kann dafür bürgen) jeden einzelnen von ihnen.
1 Schreiben Sie eine Woche lang auf, wie oft Sie Ihre E-Mails täglich abrufen
Wenn Sie ein Ernährungstagebuch führen und alles, was Sie essen, aufzeichnen, essen Sie laut Studien bis zu einem Drittel weniger. 1
Dasselbe gilt für das Abrufen Ihrer E-Mails – wenn Sie zählen, wie oft Sie Ihre E-Mails im Laufe eines Tages abrufen, werden Sie nicht nur bewusster, wie oft Sie nach neuen Nachrichten suchen (und arbeiten können). mit der Zeit, um diese Zahl zu verringern), aber Sie suchen auch viel weniger nach neuen Nachrichten. Einige Leute empfehlen, Zeit einzuplanen, in der Sie Ihre E-Mails abrufen, aber nach meiner Erfahrung (und der Erfahrung der Leute, mit denen ich gesprochen habe) funktioniert das kaum. Eine Liste darüber zu führen, wie oft Sie Ihre E-Mails abrufen, funktioniert am besten, und wenn Sie im Laufe der Zeit daran arbeiten, diese Zahl zu verringern, können Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit für Aufgaben mit viel höherem Ertrag sparen.
2 Beschränken Sie alle Ihre E-Mails auf höchstens fünf Sätze und vermerken Sie dies in Ihrer Signatur
Einer meiner Lieblings-E-Mail-Hacks besteht darin, jede E-Mail-Nachricht, die ich sende, auf fünf Sätze oder weniger zu beschränken und dies in meiner Signatur zu vermerken. Wenn ich eine längere Antwort senden muss, rufe ich einfach die Person an, der ich antworte, wenn ich kann.
Zu meiner Überraschung hatten die meisten Leute nichts dagegen, E-Mails von mir zu erhalten, nachdem ich anfing, diesen Hack zu verwenden, zumal ich viel weniger Zeit brauchte, um auf neue Nachrichten zu antworten. Je nachdem, wo Sie arbeiten, kann Ihre Laufleistung natürlich variieren.
Jeder mag eine Person, die schnell auf den Punkt kommt, und Ihre Botschaften auf fünf oder weniger Sätze zu beschränken, zwingt Sie dazu, genau das zu tun. Es ist auch ein großartiger Hinweis, in Beziehungen zu Ihren Freunden und Kollegen zu investieren, wenn Sie eine detailliertere Antwort geben müssen, und es führt zu viel weniger Missverständnissen.
3 Suchen Sie nicht nach neuen E-Mails, es sei denn, Sie haben die Zeit, die Energie und die Aufmerksamkeit, sich mit allem zu befassen, was hereinkommt
Das Problem beim ständigen Suchen nach neuen E-Mail-Nachrichten besteht darin, dass Sie oft nicht die Zeit, Energie oder Aufmerksamkeit haben, sich mit dem zu befassen, was eintreffen könnte, sodass Sie nur Ihre Zeit verschwenden, wenn Sie dies tun.
Ich denke, das ist auch der Grund, warum Sie morgens nicht als erstes Ihre E-Mails abrufen sollten: Wenn Sie aufwachen, haben Sie normalerweise nicht die Energie oder Aufmerksamkeit, um sich mit neuen E-Mail-Nachrichten zu befassen, also stressen Sie sich einfach und lassen es zu E-Mail übernimmt die Kontrolle über Ihren Tag.
Bevor Sie nach neuen E-Mail-Nachrichten suchen, fragen Sie sich, ob Sie die Zeit, die Energie und den Fokus haben, sich mit dem zu befassen, was eintreffen könnte, und suchen Sie nur dann nach neuen Nachrichten, wenn Sie dies tun.
~ 4 Registrieren Sie sich bei Unroll.me mit Ihrem Gmail-, Yahoo- oder Outlook.com-Konto ~
~Wenn Sie sich mit Ihrem Gmail-, Yahoo- oder Outlook.com-Konto für Unroll.me registrieren, fasst der Dienst alle Ihre Abonnement-E-Mails in einer bequemen, täglichen E-Mail zusammen und ist völlig kostenlos.~
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Nach einer großen Datenschutzverletzung, bei der Unroll.me beim Verkauf von E-Mail-Daten von Benutzern an Unternehmen wie Uber erwischt wurde, kann ich diesen Dienst nicht mehr empfehlen.
5 Hören Sie auf, Ihre E-Mails in Ordnern zu organisieren
Eine kürzlich von IBM durchgeführte Studie stellte die Frage: Was braucht weniger Zeit, das Durchsuchen Ihres Posteingangs nach einer vergrabenen E-Mail oder das Organisieren Ihrer E-Mails in Ordnern?
Es stellt sich heraus, dass das Durchsuchen Ihres Posteingangs viel schneller ist. Im Durchschnitt brauchten die Teilnehmer 66,07 Sekunden, um nach einer E-Mail zu suchen, und 72,87 Sekunden, um eine E-Mail in einem Ordner zu finden – aber diese Zeiten berücksichtigen nicht die Zeit, die ein Benutzer überhaupt damit verbracht hat, seine E-Mails zu sortieren!
Selbst wenn Sie ein komplexes E-Mail-Organisationssystem haben, ist das Durchsuchen Ihres Posteingangs wahrscheinlich viel schneller als das Sortieren Ihrer E-Mails.
6 Folgen Sie der „Yesterbox”-Technik
Die „ Vergangenheits” -E- Mail-Technik ist einfach: Anstatt Ihren E-Mail-Posteingang am Ende eines jeden Tages komplett zu leeren, beantworten Sie heute einfach die E-Mail von gestern (und morgen die E-Mail von heute). Jede Nachricht wird um einen Tag verzögert, es sei denn, sie ist so dringend, dass Sie sie sofort erledigen müssen, und die E-Mail von gestern wird einfach zu Ihrer To-do-Liste für heute. Die Technik lässt Sie auch auf einen Blick sehen, wie viel Arbeit und E-Mails Sie morgen bewältigen müssen.
Die Technik funktioniert möglicherweise nicht mit Ihrer geschäftlichen E-Mail, aber ich verwende die Technik, um den Überblick über meine persönlichen E-Mails zu behalten. Es ist eine großartige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihren Posteingang wiederzuerlangen und sich nicht von den E-Mails herumziehen zu lassen, die Sie den ganzen Tag über erhalten.
7 Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen kosten Sie nicht viel Zeit, aber viel Aufmerksamkeit – jedes Mal, wenn Sie eine erhalten, lenkt die Benachrichtigung Ihre Aufmerksamkeit von dem ab, woran Sie gerade arbeiten.
Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, können Sie viel mehr Aufmerksamkeit auf das lenken, woran Sie gerade arbeiten, und sich mehr Ihrer Arbeit widmen, ohne dass Ihre Aufmerksamkeit entführt wird, wenn Ihre Tante Ihnen Kätzchenbilder schickt.
8 Warten Sie etwas, bevor Sie wichtige Nachrichten senden
Ich denke, es lohnt sich, so lange zu warten, wie es sozial vertretbar wäre, bevor Sie wichtige E-Mail-Nachrichten senden.
Diese Taktik mag offensichtlich klingen, aber wenn Sie warten, bevor Sie auf wichtige Nachrichten antworten, ersparen Sie sich nicht nur das Hin- und Herschicken von E-Mails mit jemandem, sondern geben Ihrem Geist auch Zeit, Gedanken zu sammeln und zu formen kann das, was Sie sagen, vollständiger, wertvoller und kreativer machen.
9 Planen Sie das Versenden von E-Mails in der Zukunft
Es gibt mehrere E-Mail-Plug-ins, mit denen Sie jetzt eine Antwort auf eine E-Mail eingeben können, das Senden der Nachricht jedoch auf ein späteres Datum und eine von Ihnen festgelegte Uhrzeit verschieben.
Diese Plugins geben Ihnen nicht nur die Möglichkeit zu warten, bevor Sie wichtige Nachrichten senden, sondern helfen Ihnen auch, die Erwartungen anderer Personen zu verwalten (z. B. dass Sie nicht sofort auf E-Mails oder außerhalb der Geschäftszeiten antworten). Hier sind meine bevorzugten Send-Later-Plugins für Gmail, Apple Mail, Outlook und Android.
10 Deklarieren Sie einen E-Mail-Feiertag
Wenn eine alte Kollegin von mir sich hinhocken und etwas Wichtiges erledigen musste, richtete sie einen E-Mail-Auto-Responder ein (mit ihrer Telefonnummer für Notfälle) und arbeitete dann einen ganzen Tag lang daran, was sie erledigen musste oder zwei.
Wenn sie für ein oder zwei Tage die Verbindung trennte, hörte die Welt nicht auf, sich zu drehen, und sie konnte viel mehr erledigen. Eine Pause von ein oder zwei Tagen von E-Mails gibt Ihrem Geist die dringend benötigte Ruhe, ermöglicht es Ihnen, sich auf größere und bessere Dinge zu konzentrieren, und die Chancen stehen gut, dass es Ihnen noch mehr Energie gibt, wenn Sie sich wieder verbinden.