10 tattiche per organizzare riunioni più produttive e mirate

Ecco 10 modi potenti per fare entrambe le cose.

Per ridurre la durata delle riunioni:

1. Organizza cinque – riunioni al minuto . Il Wall Street Journal ha recentemente scritto un articolo sui manager che organizzano riunioni della durata di cinque minuti. In queste riunioni, le persone parlano per circa 15-30 secondi alla volta, fornendo aggiornamenti sullo stato e ponendo domande rapide. Non c'è tempo per lunghe presentazioni, chiacchiere o aneddoti prolissi. Molte aziende hanno utilizzato questo metodo per ridurre la durata delle riunioni da cinque a 15 minuti, da 60 minuti o più. Assicurati che nessuno si senta troppo a suo agio stando in piedi in una rannicchiata piuttosto che radunarsi attorno a un tavolo da riunione.

2. Institute No Meeting Days . Un'altra strategia che funziona per le aziende è designare un determinato giorno della settimana come No Meeting Day. Ciò consente a tutti di trascorrere almeno un giorno intero e senza interruzioni concentrandosi sul proprio lavoro più importante.

3. Punta a terminare prima . Se hai programmato una riunione, concentrati sulla fine anticipata e menziona questo obiettivo fin dall'inizio. Ciò consente alle persone di concentrarsi sullo stesso obiettivo e rende tabù per le persone parlare troppo a lungo: stanno rovinando le possibilità che la riunione finisca presto. Tutti amano il manager che termina le riunioni in anticipo e restituisce alle persone un po' del loro tempo.

4. Inizia in orari strani . La maggior parte delle riunioni inizia alle :00, :15 o :45, perché queste sono le impostazioni predefinite in Outlook. Iniziare una riunione alle 9:18 non solo attira l'attenzione della gente, ma garantisce anche che nessuno arrivi in ​​ritardo. Una strategia simile consiste nell'iniziare le riunioni alle :15, rispetto alla fine dell'ora. Questo dà alle persone il tempo di arrivare alla tua riunione o di rispondere alla tua chiamata quando hanno un appuntamento precedente che è in ritardo.

Per mantenere concentrati i tuoi incontri:

5. Vivi secondo la " regola dei tre rimbalzi ". I gestori giurano su questa semplice regola. Non appena i partecipanti alla riunione hanno tre scambi avanti e indietro su un argomento, tale argomento viene presentato per una riunione separata. Questo aiuta una riunione a rimettersi in carreggiata. 1 Questa tattica funziona bene se abbinata alla regola dei cinque minuti.

6. Considera il costo effettivo di una riunione . Le riunioni sono più costose di quanto pensi una volta che inizi a calcolarne il costo in dollari e centesimi. Ad esempio, riunire 10 ingegneri in una stanza per un'ora costa $ 399,19 nel loro tempo collettivo. 2 L'incontro aggiunge così tanto valore?

7. Concentrati sull'impatto . Ogni volta che qualcuno in una riunione fornisce un aggiornamento sullo stato, chiedigli di menzionare l'impatto del proprio lavoro sugli altri nella stanza. Questa regola viene da Jack Skeels, l'amministratore delegato di un'azienda di formazione manageriale, e garantisce che le riunioni si concentrino su ciò che effettivamente fa la differenza.

8. Non organizzare mai una riunione senza un ordine del giorno . Come accennato, questa è una regola personale. Un incontro senza un ordine del giorno è un incontro senza uno scopo. Quando hai in programma di partecipare a una riunione oa una chiamata che ne è sprovvista, preparati scrivendo i punti principali che vuoi comunicare.

9. Identifica se i tuoi dipendenti sono " maker " o " manager ". Un dipendente di solito ha uno di due tipi di orari: un orario del manager, dove ogni giorno è pieno di riunioni; o un programma dei produttori, che è quasi sempre scarso. I manager sono abituati a passare da una riunione all'altra, mentre una riunione nel programma di un maker può distruggere la produttività, limitando la capacità di approfondire un progetto, un compito di scrittura o un design del logo. Fai attenzione se il dipendente che stai incontrando è un maker o un manager. Come ha affermato Paul Graham, co-fondatore di Y Combinator, con il programma di un maker, "una singola riunione può mandare all'aria un intero pomeriggio, spezzandolo in due parti, ognuna troppo piccola per fare qualcosa di difficile".

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Queste tattiche funzionano bene in ambienti in cui le riunioni sono diventate fuori controllo. Tuttavia, a volte le riunioni prolungate sono una buona cosa, ad esempio quando hai dipendenti remoti. Questo porta alla tattica finale:

10. Rendi le riunioni selezionate più lunghe, assicurandoti che tutti abbiano la possibilità di connettersi . Quando si implementano idee come la regola dei cinque minuti e No Meeting Days, è possibile rendere una riunione troppo efficiente. Sebbene questo sia un cambiamento rinfrescante per i dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio, le riunioni sono un'opportunità per i dipendenti remoti e i team decentralizzati di connettersi sinceramente e salutare.

Mentre implementi alcune idee da questo articolo, sii consapevole e chiedi: ciascuna delle persone del tuo team, comprese quelle che lavorano in remoto, è ancora in grado di connettersi?

Sebbene molte riunioni possano essere una perdita di tempo, vale la pena tenere presente che hanno uno scopo: ti consentono di coordinare il tuo lavoro con il tuo team e collaborare in modo più efficace. Ma è anche facile che le riunioni vadano fuori controllo. Se questo è il caso delle riunioni a cui corri e a cui partecipi, queste 10 tattiche ti aiuteranno.