10 тактик, щоб проводити більш продуктивні та цілеспрямовані зустрічі

Ось 10 ефективних способів зробити обидва.

Щоб скоротити тривалість ваших зустрічей:

1. Проводьте п'ять – хвилинних нарад . The Wall Street Journal нещодавно написала статтю про менеджерів, які проводять п’ятихвилинні зустрічі. На цих зустрічах люди говорять приблизно 15-30 секунд за раз, повідомляючи оновлення статусу та задаючи короткі запитання. Немає часу для довгих презентацій, невеликих балачок чи довгих анекдотів. Багато компаній використовували цей метод, щоб скоротити тривалість своїх зустрічей до 5-15 хвилин — з 60 хвилин і більше. Переконайтеся, що нікому не буде надто зручно, стоячи в тулках, а не збираючись за столом для зборів.

2. Інститутуйте дні без зустрічей . Інша стратегія, яка працює для компаній, полягає в тому, щоб призначити певний день робочого дня як день без зустрічей. Це дозволяє кожному провести принаймні один повний день без перерв, зосередившись на своїй найважливішій роботі.

3. Прагніть закінчити достроково . Якщо ви запланували зустріч, зосередьтесь на тому, щоб завершити її раніше, і згадайте цю мету з самого початку. Це дозволяє людям зосередитися на тій самій меті і робить табу для людей занадто довгими розмовами — вони руйнують шанси на те, що зустріч закінчиться раніше. Усі люблять менеджера, який рано закінчує зустрічі і віддає людям частину їхнього часу.

4. Почніть у дивний час . Більшість зустрічей починаються з :00, :15 або :45, оскільки це налаштування за замовчуванням у Outlook. Початок зустрічі о 9:18 не тільки привертає увагу людей, але й гарантує, що ніхто не запізниться. Подібна стратегія полягає в тому, щоб починати зустрічі о :15, а не в першій годині. Це дає людям час прийти на вашу зустріч або зателефонувати, коли у них є попередня зустріч, яка запізнюється.

Щоб ваші зустрічі були зосереджені:

5. Живіть за «правилом трьох відмов ». Керівники клянуться цим простим правилом. Як тільки учасники зустрічі тричі обмінюються даними на тему, ця тема виноситься на окрему зустріч. Це допомагає нараді відновитися. 1 Ця тактика добре працює в поєднанні з правилом п’яти хвилин.

6. Враховуйте фактичну вартість зустрічі . Зустрічі дорожчі, ніж ви думаєте, коли ви почнете обчислювати їх вартість у доларах і центах. Наприклад, зібрати 10 інженерів у кімнаті на годину коштує 399,19 доларів США за їх сукупний час. 2 Чи додає зустріч таку цінність?

7. Зосередьтеся на впливі . Щоразу, коли хтось із учасників наради оновлює статус, попросіть його згадати, як їхня робота впливає на інших присутніх у кімнаті. Це правило походить від Джека Скілса, генерального директора фірми з підготовки кадрів, і гарантує, що зустрічі зосереджені на тому, що насправді має значення.

8. Ніколи не проводьте збори без порядку денного . Як уже згадувалося, це особисте правило. Зустріч без порядку денного – це зустріч без мети. Коли ви плануєте відвідати зустріч або дзвінок, у якому його немає, підготуйтеся, виписуючи основні моменти, які ви хочете донести.

9. Визначте , чи є ваші співробітники « виробниками » чи « менеджерами ». У співробітника зазвичай є один з двох типів графіків: графік керівника, де кожен день насичений нарадами; або графік розробників, який майже завжди рідкісний. Менеджери звикли переходити від однієї зустрічі до іншої, тоді як зустріч у розкладі розробника може зруйнувати продуктивність, обмежуючи можливість глибоко копатися в проекті, написанні завдання чи дизайні логотипу. Зверніть увагу на те, чи є співробітник, з яким ви зустрічаєтеся, творцем чи менеджером. Як сказав Пол Грем , співзасновник Y Combinator , з розкладом виробника, «одна зустріч може розбити цілий день, розбивши її на дві частини, кожна з яких занадто мала, щоб зробити щось важке».

–

Ця тактика добре працює в умовах, коли зустрічі вийшли з-під контролю. Однак іноді подовжені наради — це добре, наприклад, коли у вас є віддалені співробітники. Це призводить до остаточної тактики:

10. Зробіть вибрані зустрічі довшими, щоб кожен мав можливість підключитися . Реалізуючи такі ідеї, як правило п’яти хвилин і «Дні без зустрічей», можна зробити зустріч занадто ефективною. Хоча це освіжаюча зміна для співробітників, які працюють поза офісом, зустрічі — це шанс для віддалених співробітників і децентралізованих команд по-справжньому з’єднатися і привітатися.

Реалізуючи кілька ідей із цієї статті, будьте уважні й запитайте: чи кожен із людей у ​​вашій команді, включно з тими, хто працює віддалено, все ще може підключитися?

Хоча багато зустрічей можуть бути марною тратою часу, варто пам’ятати, що вони мають певну мету — вони дозволяють вам координувати роботу в команді та ефективніше співпрацювати. Але зустрічі також легко вийти з-під контролю. Якщо це стосується зустрічей, які ви проводите та відвідуєте, ці 10 тактик вам допоможуть.