10 tácticas para llevar a cabo reuniones más productivas y enfocadas

Aquí hay 10 formas poderosas de hacer ambas cosas.

Para reducir la duración de sus reuniones:

1. Realice reuniones de cinco – minutos . El Wall Street Journal escribió recientemente un artículo sobre los gerentes que organizan reuniones de cinco minutos de duración. En esas reuniones, las personas hablan durante alrededor de 15 a 30 segundos a la vez, brindan actualizaciones de estado y hacen preguntas rápidas. No hay tiempo para largas presentaciones, charlas triviales o anécdotas prolijas. Muchas empresas han utilizado este método para reducir la duración de sus reuniones de cinco a 15 minutos, desde 60 minutos o más. Asegúrese de que nadie se sienta demasiado cómodo parándose en un grupo en lugar de reunirse alrededor de una mesa de reuniones.

2. Instituir días sin reuniones . Otra estrategia que funciona para las empresas es designar un determinado día de la semana como Día sin reuniones. Esto permite que todos pasen al menos un día completo y sin interrupciones enfocándose en su trabajo más importante.

3. Trate de terminar temprano . Si programó una reunión, concéntrese en terminarla temprano y mencione este objetivo desde el principio. Esto permite que las personas se concentren en el mismo objetivo y hace que sea un tabú que las personas hablen demasiado; están arruinando las posibilidades de que la reunión termine antes de tiempo. Todo el mundo ama al gerente que termina las reuniones antes de tiempo y les devuelve a las personas parte de su tiempo.

4. Comience en momentos extraños . La mayoría de las reuniones comienzan en: 00,: 15 o: 45, porque estas son las configuraciones predeterminadas en Outlook. Comenzar una reunión a las 9:18 no solo atrae la atención de las personas, sino que también garantiza que nadie llegue tarde. Una estrategia similar es comenzar las reuniones a las :15, en lugar de a la hora más avanzada. Esto les da a las personas tiempo para llegar a su reunión o atender su llamada cuando tienen una cita anterior que se retrasa.

Para mantener sus reuniones enfocadas:

5. Viva según la “ regla de los tres rebotes ". Los gerentes juran por esta simple regla. Tan pronto como los participantes de la reunión tienen tres intercambios de ida y vuelta sobre un tema, ese tema se presenta para una reunión separada. Esto ayuda a que una reunión vuelva a encarrilarse. 1 Esta táctica funciona bien cuando se combina con la regla de los cinco minutos.

6. Considere el costo real de una reunión . Las reuniones son más costosas de lo que piensa una vez que comienza a calcular su costo en dólares y centavos. Por ejemplo, reunir a 10 ingenieros en una sala durante una hora cuesta $399,19 en su tiempo colectivo. 2 ¿La reunión agrega tanto valor?

7. Concéntrese en el impacto . Siempre que alguien en una reunión proporcione una actualización de estado, pídale que mencione cómo su trabajo impacta a los demás en la sala. Esta regla proviene de Jack Skeels, director ejecutivo de una empresa de capacitación gerencial, y garantiza que las reuniones se centren en lo que realmente marca la diferencia.

8. Nunca organice una reunión sin una agenda . Como se mencionó, esta es una regla personal. Una reunión sin agenda es una reunión sin propósito. Cuando esté programado para asistir a una reunión o una llamada que no tenga una, prepárese escribiendo los puntos principales que desea transmitir.

9. Identifique si sus empleados son " makers " o " gerentes ". Un empleado generalmente tiene uno de dos tipos de horarios: un horario de gerente, donde todos los días están llenos de reuniones; o un horario de creadores, que casi siempre es escaso. Los gerentes están acostumbrados a saltar de una reunión a otra, mientras que una reunión en el cronograma de un creador puede destruir la productividad, lo que limita la capacidad de profundizar en un proyecto, una tarea de escritura o el diseño de un logotipo. Tenga en cuenta si el empleado con el que se va a reunir es un fabricante o un gerente. Como dijo Paul Graham, cofundador de Y Combinator, con el horario de un fabricante, "una sola reunión puede arruinar toda una tarde, al dividirla en dos partes, cada una de las cuales es demasiado pequeña para hacer algo difícil".

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Estas tácticas funcionan bien en entornos donde las reuniones se han descontrolado. Sin embargo, a veces las reuniones prolongadas son algo bueno, como cuando tiene empleados remotos. Esto lleva a la táctica final:

10. Haga que las reuniones seleccionadas sean más largas, asegurándose de que todos tengan la oportunidad de conectarse . Al implementar ideas como la regla de los cinco minutos y días sin reuniones, es posible que una reunión sea demasiado eficiente. Si bien este es un cambio refrescante para los empleados que trabajan fuera de una oficina, las reuniones son una oportunidad para que los empleados remotos y los equipos descentralizados se conecten genuinamente y saluden.

A medida que implemente algunas ideas de este artículo, tenga en cuenta y pregunte: ¿cada una de las personas de su equipo, incluidas las que trabajan de forma remota, todavía pueden conectarse?

Si bien muchas reuniones pueden ser una pérdida de tiempo, vale la pena tener en cuenta que tienen un propósito: le permiten coordinar su trabajo en torno a su equipo y colaborar de manera más efectiva. Pero también es fácil que las reuniones se salgan de control. Si este es el caso de las reuniones que organiza y a las que asiste, estas 10 tácticas le ayudarán.