10 taktiker för att köra mer produktiva, fokuserade möten

Här är 10 kraftfulla sätt att göra båda.

Så här minskar du längden på dina möten:

1. Kör fem – minutersmöten . Wall Street Journal skrev nyligen ett inlägg om chefer som håller fem minuter långa möten. I dessa möten talar människor i cirka 15-30 sekunder åt gången, ger statusuppdateringar och ställer snabba frågor. Det finns ingen tid för långa presentationer, småprat eller långrandiga anekdoter. Många företag har använt denna metod för att minska längden på sina möten till fem till 15 minuter – från 60 minuter eller mer. Se till att ingen blir för bekväm genom att stå i en hop istället för att samlas runt ett mötesbord.

2. Institute No Meeting Days . En annan strategi som fungerar för företag är att utse en viss veckodag som No Meeting Day. Detta låter alla spendera minst en hel, avbrottsfri dag med att fokusera på sitt viktigaste arbete.

3. Sikta på att avsluta tidigt . Om du har schemalagt ett möte, fokusera på att avsluta det tidigt och nämn detta mål från början. Detta låter människor fokusera på samma mål och gör det tabu för människor att prata för länge – de förstör chansen att mötet avslutas tidigt. Alla älskar chefen som avslutar möten tidigt och ger folk tillbaka lite av sin tid.

4. Börja vid konstiga tider . De flesta möten börjar :00, :15 eller :45, eftersom dessa är standardinställningarna i Outlook. Att starta ett möte kl. 9:18 får inte bara människors uppmärksamhet – det säkerställer också att ingen kommer försent. En liknande strategi är att starta möten klockan 15, jämfört med början av timmen. Detta ger människor tid att komma till ditt möte eller hoppa på ditt samtal när de har ett tidigare möte som är sent.

Så här håller du dina möten fokuserade:

5. Lev efter " tre avvisningsregeln . " Chefer svär vid denna enkla regel. Så snart mötesdeltagarna har tre fram och tillbaka utbyten om ett ämne, läggs det ämnet upp för ett separat möte. Detta hjälper ett möte att komma tillbaka på rätt spår. 1 Denna taktik fungerar bra i kombination med femminutersregeln.

6. Tänk på den faktiska kostnaden för ett möte . Möten är dyrare än du tror när du börjar beräkna deras kostnad i dollar och cent. Till exempel, att samla 10 ingenjörer i ett rum under en timme kostar $399,19 i deras samlade tid. 2 Tillför mötet så mycket mervärde?

7. Fokusera på påverkan . När någon i ett möte ger en statusuppdatering, få dem att nämna hur deras arbete påverkar andra i rummet. Denna regel kommer från Jack Skeels, VD för en företagsledningsutbildningsfirma, och säkerställer att möten fokuserar på vad som faktiskt gör skillnad.

8. Kör aldrig ett möte utan en agenda . Detta är som sagt en personlig regel. Ett möte utan agenda är ett möte utan syfte. När du är schemalagd att delta i ett möte eller ett samtal som inte har ett, förbered dig genom att skriva ner de viktigaste punkterna du vill komma fram till.

9. Identifiera om dina anställda är " beslutsfattare " eller " chefer ." En anställd har vanligtvis en av två typer av scheman: ett chefsschema, där varje dag är full av möten; eller ett schema för tillverkarna, som nästan alltid är sparsamt. Chefer är vana vid att hoppa från ett möte till ett annat, medan ett möte i en tillverkares schema kan förstöra produktiviteten – vilket begränsar möjligheten att gräva djupt i ett projekt, en skrivuppgift eller en logotypdesign. Tänk på om den anställde du möter är en tillverkare eller chef. Som Paul Graham, medgrundare av Y Combinator, uttryckte det, med en tillverkares schema, "ett enda möte kan blåsa en hel eftermiddag genom att dela upp det i två delar, var och en för liten för att göra något hårt i."

—

Denna taktik fungerar bra i miljöer där möten har blivit utom kontroll. Ibland är längre möten en bra sak, som när du har distansanställda. Detta leder till den sista taktiken:

10. Gör utvalda möten längre, se till att alla har chansen att ansluta . När man implementerar idéer som femminutersregeln och Inga mötesdagar är det möjligt att göra ett möte för effektivt. Även om detta är en uppfriskande förändring för anställda som arbetar utanför ett kontor, är möten en chans för distansanställda och decentraliserade team att verkligen ansluta och säga hej.

När du implementerar några idéer från den här artikeln, var uppmärksam och fråga: kan var och en av personerna i ditt team – inklusive de som arbetar på distans – fortfarande ansluta?

Även om många möten kan vara slöseri med tid, är det värt att komma ihåg att de har ett syfte – de låter dig koordinera ditt arbete runt ditt team och samarbeta mer effektivt. Men det är också lätt att möten blir utom kontroll. Om så är fallet med de möten du kör och deltar i, kommer dessa 10 taktiker att hjälpa.