10 Taktiken für produktivere, fokussiertere Meetings

Hier sind 10 leistungsstarke Möglichkeiten, beides zu tun.

So verkürzen Sie die Länge Ihrer Meetings:

1. Führen Sie fünf – Minuten – Meetings durch . Das Wall Street Journal schrieb kürzlich einen Artikel über Manager, die fünfminütige Meetings durchführen. In diesen Meetings sprechen die Leute jeweils etwa 15 bis 30 Sekunden lang, geben Statusaktualisierungen weiter und stellen kurze Fragen. Da bleibt keine Zeit für lange Präsentationen, Smalltalk oder langatmige Anekdoten. Viele Unternehmen haben diese Methode verwendet, um die Dauer ihrer Meetings von 60 Minuten oder mehr auf fünf bis 15 Minuten zu verkürzen. Stellen Sie sicher, dass es niemand zu bequem macht, indem er in einer Gruppe steht, anstatt sich um einen Besprechungstisch zu versammeln.

2. Meeting – freie Tage. Eine weitere Strategie, die für Unternehmen funktioniert, besteht darin, einen bestimmten Wochentag als Meeting-freien Tag festzulegen. So kann sich jeder mindestens einen vollen, unterbrechungsfreien Tag auf seine wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

3. Streben Sie ein frühes Ende an . Wenn Sie ein Meeting geplant haben, konzentrieren Sie sich darauf, es frühzeitig zu beenden, und erwähnen Sie dieses Ziel von Anfang an. Dadurch können sich die Leute auf dasselbe Ziel konzentrieren und es ist tabu, zu lange zu sprechen – sie ruinieren die Chancen, dass das Meeting vorzeitig endet. Jeder liebt den Manager, der Besprechungen vorzeitig beendet und den Leuten etwas von ihrer Zeit zurückgibt.

4. Beginnen Sie zu ungewöhnlichen Zeiten . Die meisten Besprechungen beginnen um :00, :15 oder :45, da dies die Standardeinstellungen in Outlook sind. Der Beginn eines Meetings um 9:18 erregt nicht nur die Aufmerksamkeit der Leute, sondern stellt auch sicher, dass niemand zu spät kommt. Eine ähnliche Strategie besteht darin, Meetings um 15:15 Uhr statt zur vollen Stunde zu beginnen. So haben die Leute Zeit, zu Ihrem Meeting zu kommen oder an Ihrem Anruf teilzunehmen, wenn sie einen früheren Termin haben, der sich verspätet.

Damit Ihre Meetings fokussiert bleiben:

5. Lebe nach der „ Drei -Bounce- Regel “. Manager schwören auf diese einfache Regel. Sobald sich die Sitzungsteilnehmer dreimal über ein Thema ausgetauscht haben, wird dieses Thema für eine separate Sitzung eingereicht. Dies hilft, ein Meeting wieder in Gang zu bringen. 1 Diese Taktik funktioniert gut, wenn sie mit der Fünf-Minuten-Regel gekoppelt wird.

6. Berücksichtigen Sie die tatsächlichen Kosten eines Meetings . Meetings sind teurer als Sie denken, wenn Sie einmal anfangen, ihre Kosten in Dollar und Cent zu berechnen. Zum Beispiel kostet es 399,19 $, wenn Sie 10 Ingenieure für eine Stunde in einem Raum versammeln. 2 Bringt das Meeting so viel Mehrwert?

7. Konzentrieren Sie sich auf die Wirkung . Wenn jemand in einem Meeting ein Status-Update gibt, lassen Sie ihn erwähnen, wie sich seine Arbeit auf andere im Raum auswirkt. Diese Regel stammt von Jack Skeels, dem CEO einer Management-Schulungsfirma, und stellt sicher, dass sich Meetings auf das konzentrieren, was tatsächlich einen Unterschied macht.

8. Führen Sie niemals ein Meeting ohne Agenda . Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um eine persönliche Regel. Ein Meeting ohne Tagesordnung ist ein Meeting ohne Zweck. Wenn Sie an einem Meeting oder einer Telefonkonferenz teilnehmen möchten, für die es keine gibt, bereiten Sie sich vor, indem Sie die wichtigsten Punkte aufschreiben, die Sie vermitteln möchten.

9. Identifizieren Sie, ob Ihre Mitarbeiter „ Macher “ oder „ Manager “ sind . Ein Mitarbeiter hat normalerweise eine von zwei Arten von Zeitplänen: einen Managerzeitplan, bei dem jeder Tag voller Besprechungen ist; oder ein Macher-Zeitplan, der fast immer spärlich ist. Manager sind daran gewöhnt, von einem Meeting zum anderen zu springen, während ein Meeting im Zeitplan eines Makers die Produktivität zerstören kann – und die Fähigkeit einschränkt, sich tief in ein Projekt, eine Schreibaufgabe oder ein Logodesign einzuarbeiten. Denken Sie daran, ob der Mitarbeiter, den Sie treffen, ein Macher oder ein Manager ist. Wie Paul Graham, Mitbegründer von Y Combinator, es ausdrückte , mit dem Zeitplan eines Machers, „kann ein einziges Meeting einen ganzen Nachmittag in die Luft jagen, wenn es in zwei Teile zerlegt wird, von denen jeder zu klein ist, um etwas Schweres zu tun.”

—

Diese Taktiken funktionieren gut in Umgebungen, in denen Meetings außer Kontrolle geraten sind. Manchmal sind längere Besprechungen jedoch eine gute Sache – beispielsweise, wenn Sie entfernte Mitarbeiter haben. Dies führt zur letzten Taktik:

10. Verlängern Sie ausgewählte Besprechungen und stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu verbinden . Bei der Umsetzung von Ideen wie der Fünf-Minuten-Regel und No-Meeting-Days kann ein Meeting zu effizient werden. Während dies eine erfrischende Abwechslung für Mitarbeiter ist, die von einem Büro aus arbeiten, sind Meetings eine Chance für entfernte Mitarbeiter und dezentrale Teams, sich wirklich zu verbinden und Hallo zu sagen.

Wenn Sie einige Ideen aus diesem Artikel umsetzen, denken Sie daran und fragen Sie: Sind alle Personen in Ihrem Team – einschließlich derjenigen, die remote arbeiten – immer noch in der Lage, eine Verbindung herzustellen?

Während viele Meetings Zeitverschwendung sein können, sollten Sie bedenken, dass sie einen Zweck haben – sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeit rund um Ihr Team zu koordinieren und effektiver zusammenzuarbeiten. Aber es ist auch leicht, dass Meetings außer Kontrolle geraten. Wenn dies bei den Meetings, die Sie leiten und an denen Sie teilnehmen, der Fall ist, werden diese 10 Taktiken helfen.