10 taktyk prowadzenia bardziej produktywnych, skoncentrowanych spotkań

Oto 10 skutecznych sposobów na jedno i drugie.

Aby skrócić długość spotkań:

1. Uruchom pięć – minutowe spotkania . Wall Street Journal napisał niedawno artykuł o menedżerach, którzy prowadzą pięciominutowe spotkania. Na tych spotkaniach ludzie mówią przez około 15-30 sekund, dostarczając aktualizacje statusu i zadając szybkie pytania. Nie ma czasu na długie prezentacje, pogawędki czy rozwlekłe anegdoty. Wiele firm wykorzystało tę metodę, aby skrócić czas trwania spotkań z 60 minut lub więcej do 5–15 minut. Upewnij się, że nikt nie czuje się zbyt komfortowo, stojąc w skupisku, zamiast gromadzić się wokół stołu konferencyjnego.

2. Institute No Meeting Days . Inną strategią stosowaną w firmach jest wyznaczenie określonego dnia tygodnia jako Dnia bez spotkań. Dzięki temu każdy może spędzić przynajmniej jeden pełny, wolny od zakłóceń dzień, skupiając się na swojej najważniejszej pracy.

3. Postaraj się zakończyć wcześniej . Jeśli masz zaplanowane spotkanie, skup się na tym, aby zakończyć je wcześniej i wspomnij o tym celu od samego początku. Pozwala to ludziom skupić się na tym samym celu i sprawia, że ​​zbyt długie mówienie jest dla nich tabu — rujnują szanse na wcześniejsze zakończenie spotkania. Wszyscy kochają menedżera, który kończy spotkania wcześniej i daje ludziom trochę czasu.

4. Rozpocznij o dziwnych porach . Większość spotkań rozpoczyna się o godzinie:00,:15 lub:45, ponieważ są to domyślne ustawienia programu Outlook. Rozpoczęcie spotkania o 9:18 nie tylko przyciąga uwagę ludzi, ale także gwarantuje, że nikt się nie spóźni. Podobną strategią jest rozpoczynanie spotkań o godzinie 15, a nie o pełnej godzinie. Dzięki temu ludzie mają czas na dotarcie na spotkanie lub wskoczenie na Twój telefon, gdy mają poprzednie spotkanie, które się spóźnia.

Aby spotkania były skoncentrowane:

5. Żyj zgodnie z „ zasadą trzech odrzuceń ". Menedżerowie przysięgają na tę prostą zasadę. Gdy tylko uczestnicy spotkania przeprowadzą trzy wymiany zdań na dany temat, temat ten jest zgłaszany na osobne spotkanie. Pomaga to wrócić na właściwe tory spotkania. 1 Ta taktyka dobrze sprawdza się w połączeniu z zasadą pięciu minut.

6. Weź pod uwagę rzeczywisty koszt spotkania . Spotkania są droższe niż myślisz, gdy zaczniesz obliczać ich koszt w dolarach i centach. Na przykład zebranie 10 inżynierów w pokoju na godzinę kosztuje 399,19 USD w ich łącznym czasie. 2 Czy spotkanie dodaje aż tyle wartości?

7. Skoncentruj się na wpływie . Za każdym razem, gdy ktoś na spotkaniu przekazuje aktualizację statusu, poproś go, aby wspomniał, jak jego praca wpływa na inne osoby w pokoju. Ta zasada pochodzi od Jacka Skeelsa, dyrektora generalnego firmy szkolącej menedżerów, i zapewnia, że ​​spotkania koncentrują się na tym, co faktycznie robi różnicę.

8. Nigdy nie prowadź spotkania bez planu . Jak wspomniano, jest to osobista zasada. Spotkanie bez planu to spotkanie bez celu. Kiedy masz zaplanowany udział w spotkaniu lub rozmowie, na której go nie ma, przygotuj się, zapisując główne punkty, które chcesz przekazać.

9. Określ , czy Twoi pracownicy są „ twórcami ” , czy „ menedżerami “. Pracownik ma zwykle jeden z dwóch rodzajów grafików: grafik kierownika, gdzie każdy dzień wypełniony jest spotkaniami; lub harmonogram twórców, który jest prawie zawsze rzadki. Menedżerowie są przyzwyczajeni do przeskakiwania z jednego spotkania na drugie, podczas gdy spotkanie w harmonogramie twórcy może zniszczyć produktywność, ograniczając możliwość zagłębienia się w projekt, zadanie pisemne lub projekt logo. Zastanów się, czy pracownik, z którym się spotykasz, jest twórcą, czy menedżerem. Jak ujął to Paul Graham, współzałożyciel Y Combinator, z harmonogramem twórcy, „pojedyncze spotkanie może zrujnować całe popołudnie, jeśli podzielisz je na dwie części, z których każda jest zbyt mała, by zrobić coś trudnego”.

—

Te taktyki sprawdzają się w środowiskach, w których spotkania wymknęły się spod kontroli. Czasami dłuższe spotkania są jednak dobrą rzeczą — na przykład, gdy masz zdalnych pracowników. Prowadzi to do ostatecznej taktyki:

10. Wydłużaj wybrane spotkania , zapewniając wszystkim możliwość nawiązania kontaktu . Wdrażając pomysły takie jak zasada pięciu minut i dni bez spotkań, można sprawić, że spotkanie będzie zbyt wydajne. Chociaż jest to odświeżająca zmiana dla pracowników, którzy pracują poza biurem, spotkania są szansą dla pracowników zdalnych i zdecentralizowanych zespołów, aby naprawdę się połączyć i przywitać.

Wdrażając kilka pomysłów z tego artykułu, bądź uważny i zadaj sobie pytanie: czy każda osoba w Twoim zespole — w tym ci, którzy pracują zdalnie — nadal może się połączyć?

Chociaż wiele spotkań może być stratą czasu, warto pamiętać, że mają one swój cel — pozwalają koordynować pracę wokół zespołu i skuteczniej współpracować. Ale łatwo jest też, aby spotkania wymknęły się spod kontroli. Jeśli tak jest w przypadku spotkań, które prowadzisz i w których uczestniczysz, te 10 taktyk pomoże.