10 taktikker for å gjennomføre mer produktive, fokuserte møter

Her er 10 effektive måter å gjøre begge deler på.

For å redusere lengden på møtene dine:

1. Kjør fem – minutters møter . The Wall Street Journal skrev nylig et innlegg om ledere som kjører fem minutter lange møter. I disse møtene snakker folk i rundt 15-30 sekunder om gangen, gir statusoppdateringer og stiller raske spørsmål. Det er ikke tid til lange presentasjoner, småprat eller langdrykkede anekdoter. Mange selskaper har brukt denne metoden for å redusere lengden på møtene til fem til 15 minutter – fra 60 minutter eller mer. Sørg for at ingen blir for komfortabel ved å stå i en klynge i stedet for å samles rundt et møtebord.

2. Institutt uten møtedager . En annen strategi som fungerer for bedrifter er å utpeke en bestemt ukedag som en møtefri dag. Dette lar alle bruke minst en hel, avbruddsfri dag på å fokusere på det viktigste arbeidet sitt.

3. Mål å avslutte tidlig . Hvis du har planlagt et møte, fokuser på å avslutte det tidlig, og nevne dette målet fra start. Dette lar folk fokusere på det samme målet, og gjør det tabu for folk å snakke for lenge – de ødelegger sjansene for at møtet avsluttes tidlig. Alle elsker lederen som avslutter møter tidlig, og gir folk tilbake litt av tiden sin.

4. Start på rare tider . De fleste møter starter :00, :15 eller :45, fordi dette er standardinnstillingene i Outlook. Å starte et møte klokken 9:18 får ikke bare folks oppmerksomhet – det sikrer også at ingen kommer for sent. En lignende strategi er å starte møter på :15, versus på toppen av timen. Dette gir folk tid til å komme til møtet ditt eller ringe når de har en tidligere avtale som kommer for sent.

Slik holder du møtene dine fokusert:

5. Lev etter « regelen for tre sprett ». Ledere sverger til denne enkle regelen. Så snart møtedeltakerne har tre frem-og-tilbake-utvekslinger om et emne, tas det opp til et eget møte. Dette hjelper et møte med å komme tilbake på sporet. 1 Denne taktikken fungerer bra sammen med fem-minutters regelen.

6. Vurder den faktiske kostnaden for et møte . Møter er dyrere enn du tror når du begynner å beregne kostnadene i dollar og øre. For eksempel koster det å samle 10 ingeniører i et rom i en time $399,19 i deres samlede tid. 2 Tilfører møtet så mye verdi?

7. Fokus på innvirkning . Når noen i et møte gir en statusoppdatering, få dem til å nevne hvordan arbeidet deres påvirker andre i rommet. Denne regelen kommer fra Jack Skeels, administrerende direktør i et lederopplæringsfirma, og sikrer at møtene fokuserer på det som faktisk utgjør en forskjell.

8. Kjør aldri et møte uten en agenda . Dette er som nevnt en personlig regel. Et møte uten agenda er et møte uten formål. Når du planlegger å delta på et møte eller en samtale som ikke har en, forberede deg ved å skrive ned hovedpunktene du ønsker å komme over.

9. Identifiser om de ansatte er « beslutningstakere » eller « ledere ». En ansatt har vanligvis en av to typer tidsplaner: en lederplan, der hver dag er full av møter; eller en produsentplan, som nesten alltid er sparsom. Ledere er vant til å hoppe fra ett møte til et annet, mens et møte i en produsents timeplan kan ødelegge produktiviteten – noe som begrenser muligheten til å grave dypt inn i et prosjekt, en skriveoppgave eller et logodesign. Vær oppmerksom på om den ansatte du møter er en maker eller en leder. Som Paul Graham, medgründer av Y Combinator, sa det, med en produsents tidsplan, "et enkelt møte kan blåse en hel ettermiddag, ved å dele det i to deler, hver for liten til å gjøre noe hardt i."

—

Disse taktikkene fungerer godt i miljøer der møter har gått ut av kontroll. Noen ganger er lengre møter en god ting, for eksempel når du har eksterne ansatte. Dette fører til den endelige taktikken:

10. Gjør utvalgte møter lengre, og sørg for at alle har sjansen til å koble seg til . Når du implementerer ideer som fem-minutters regelen og Ingen møtedager, er det mulig å gjøre et møte for effektivt. Selv om dette er en forfriskende forandring for ansatte som jobber utenfor et kontor, er møter en sjanse for eksterne ansatte og desentraliserte team til å virkelig koble seg sammen og si hei.

Når du implementerer noen ideer fra denne artikkelen, vær oppmerksom og spør: er hver av personene i teamet ditt – inkludert de som jobber eksternt – fortsatt i stand til å koble seg til?

Mens mange møter kan være bortkastet tid, er det verdt å huske på at de har en hensikt – de lar deg koordinere arbeidet ditt rundt teamet ditt og samarbeide mer effektivt. Men det er også lett at møter kommer ut av kontroll. Hvis dette er tilfellet med møtene du kjører og deltar på, vil disse 10 taktikkene hjelpe.