10 tactiques pour organiser des réunions plus productives et ciblées

Voici 10 façons puissantes de faire les deux.

Pour raccourcir la durée de vos réunions :

1. Organisez des réunions de cinq minutes à des minutes . Le Wall Street Journal a récemment publié un article sur les managers qui organisent des réunions de cinq minutes. Lors de ces réunions, les gens parlent pendant environ 15 à 30 secondes à la fois, fournissant des mises à jour de statut et posant des questions rapides. Il n'y a pas de temps pour de longues présentations, de petites discussions ou de longues anecdotes. De nombreuses entreprises ont utilisé cette méthode pour réduire la durée de leurs réunions de 5 à 15 minutes, contre 60 minutes ou plus. Assurez-vous que personne ne se sente trop à l'aise en se regroupant plutôt qu'en se rassemblant autour d'une table de réunion.

2. Instaurer des jours sans réunion . Une autre stratégie qui fonctionne pour les entreprises consiste à désigner un certain jour de la semaine comme jour sans réunion. Cela permet à chacun de passer au moins une journée complète sans interruption à se concentrer sur son travail le plus important.

3. Essayez de terminer tôt . Si vous avez programmé une réunion, efforcez-vous de la terminer tôt et mentionnez cet objectif dès le départ. Cela permet aux gens de se concentrer sur le même objectif et rend tabou le fait que les gens parlent trop longtemps – ils ruinent les chances que la réunion se termine plus tôt. Tout le monde aime le manager qui termine les réunions plus tôt et redonne aux gens une partie de leur temps.

4. Commencer à des heures bizarres . La plupart des réunions commencent à :00, :15 ou :45, car ce sont les paramètres par défaut dans Outlook. Commencer une réunion à 9 h 18 attire non seulement l'attention des gens, mais garantit également que personne n'arrive en retard. Une stratégie similaire consiste à démarrer les réunions le: 15, plutôt qu'en haut de l'heure. Cela donne aux gens le temps de se rendre à votre réunion ou de prendre votre appel lorsqu'ils ont un rendez-vous précédent qui est en retard.

Pour que vos réunions restent ciblées :

5. Respectez la " règle des trois rebonds ". Les managers ne jurent que par cette règle simple. Dès que les participants à la réunion ont trois échanges sur un sujet, ce sujet est reporté à une réunion distincte. Cela aide une réunion à se remettre sur les rails. 1 Cette tactique fonctionne bien lorsqu'elle est associée à la règle des cinq minutes.

6. Tenez compte du coût réel d' une réunion . Les réunions coûtent plus cher que vous ne le pensez une fois que vous avez commencé à calculer leur coût en dollars et en cents. Par exemple, réunir 10 ingénieurs dans une pièce pendant une heure coûte 399,19 $ de leur temps collectif. 2 La réunion ajoute-t-elle autant de valeur ?

7. Concentrez -vous sur l'impact . Chaque fois qu'un participant à une réunion fait le point sur le statut, demandez-lui de mentionner l'impact de son travail sur les autres personnes présentes dans la salle. Cette règle vient de Jack Skeels, PDG d'une entreprise de formation en gestion, et garantit que les réunions se concentrent sur ce qui fait réellement la différence.

8. Ne dirigez jamais une réunion sans ordre du jour . Comme mentionné, il s'agit d'une règle personnelle. Une réunion sans ordre du jour est une réunion sans but. Lorsque vous devez assister à une réunion ou à un appel qui n'en a pas, préparez-vous en écrivant les principaux points que vous souhaitez faire passer.

9. Identifiez si vos employés sont des «  décideurs » ou des «  gestionnaires  ». Un employé a généralement l'un des deux types d'horaires suivants : un horaire de gestionnaire, où chaque jour est rempli de réunions ; ou un calendrier de fabricants, qui est presque toujours clairsemé. Les managers ont l'habitude de sauter d'une réunion à l'autre, tandis qu'une réunion dans l'agenda d'un maker peut détruire la productivité, limitant la capacité à approfondir un projet, une tâche d'écriture ou la conception d'un logo. Faites attention si l'employé que vous rencontrez est un fabricant ou un manager. Comme Paul Graham, co-fondateur de Y Combinator, l'a dit, avec l'horaire d'un fabricant, "une seule réunion peut souffler tout un après-midi, en le divisant en deux morceaux, chacun trop petit pour faire quoi que ce soit de difficile."

—

Ces tactiques fonctionnent bien dans des environnements où les réunions sont devenues incontrôlables. Cependant, les réunions prolongées sont parfois une bonne chose, comme lorsque vous avez des employés distants. Cela conduit à la tactique finale :

10. Prolongez certaines réunions , en vous assurant que tout le monde a la possibilité de se connecter . Lors de la mise en œuvre d'idées telles que la règle des cinq minutes et les jours sans réunion, il est possible de rendre une réunion trop efficace. Bien qu'il s'agisse d'un changement rafraîchissant pour les employés qui travaillent à partir d'un bureau, les réunions sont une chance pour les employés distants et les équipes décentralisées de se connecter véritablement et de dire bonjour.

Lorsque vous mettez en œuvre quelques idées de cet article, soyez attentif et demandez : est-ce que chacune des personnes de votre équipe, y compris celles qui travaillent à distance, est toujours capable de se connecter ?

Bien que de nombreuses réunions puissent être une perte de temps, il convient de garder à l'esprit qu'elles ont un but: elles vous permettent de coordonner votre travail autour de votre équipe et de collaborer plus efficacement. Mais il est également facile pour les réunions de devenir incontrôlables. Si tel est le cas avec les réunions que vous organisez et auxquelles vous assistez, ces 10 tactiques vous aideront.