10 táticas para realizar reuniões mais produtivas e focadas

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Aqui estão 10 maneiras poderosas de fazer as duas coisas.

Para reduzir a duração de suas reuniões:

  1. Faça reuniões de cincominutos . O Wall Street Journal escreveu recentemente um artigo sobre gerentes que realizam reuniões de cinco minutos. Nessas reuniões, as pessoas falam por cerca de 15 a 30 segundos de cada vez, fornecendo atualizações de status e fazendo perguntas rápidas. Não há tempo para longas apresentações, conversa fiada ou anedotas prolixas. Muitas empresas usaram esse método para reduzir a duração de suas reuniões para cinco a 15 minutos – de 60 minutos ou mais. Certifique-se de que ninguém fique muito confortável ficando em um amontoado em vez de se reunir em torno de uma mesa de reunião.

  2. Instituto Dias Sem Reunião . Outra estratégia que funciona para as empresas é designar um determinado dia da semana como Dia Sem Reunião. Isso permite que todos passem pelo menos um dia inteiro e sem interrupções focando em seu trabalho mais importante.

  3. Tente terminar mais cedo . Se você agendou uma reunião, concentre-se em encerrá-la mais cedo e mencione essa meta desde o início. Isso permite que as pessoas se concentrem no mesmo objetivo e torna tabu falar por muito tempo – eles estão arruinando as chances de a reunião terminar mais cedo. Todo mundo adora o gerente que encerra as reuniões mais cedo e devolve às pessoas um pouco do seu tempo.

  4. Comece em horários estranhos . A maioria das reuniões começa às :00, :15 ou :45, porque essas são as configurações padrão no Outlook. Iniciar uma reunião às 9h18 não apenas chama a atenção das pessoas, mas também garante que ninguém chegue atrasado. Uma estratégia semelhante é iniciar as reuniões às 15h, em vez de no início da hora. Isso dá tempo para as pessoas chegarem à sua reunião ou atenderem sua ligação quando tiverem um compromisso anterior atrasado.

Para manter suas reuniões focadas:

  1. Viva de acordo com a regra de três rejeições ." Os gerentes juram por esta regra simples. Assim que os participantes da reunião tiverem três trocas de idas e vindas sobre um tópico, esse assunto é apresentado para uma reunião separada. Isso ajuda uma reunião a voltar aos trilhos. 1 Essa tática funciona bem quando combinada com a regra dos cinco minutos.

  2. Considere o custo real de uma reunião . As reuniões são mais caras do que você pensa quando começa a calcular seu custo em dólares e centavos. Por exemplo, reunir 10 engenheiros em uma sala por uma hora custa US$ 399,19 em seu tempo coletivo. 2 A reunião agrega tanto valor?

  3. Concentre -se no impacto . Sempre que alguém em uma reunião fornecer uma atualização de status, faça com que mencione como o trabalho deles afeta os outros na sala. Essa regra vem de Jack Skeels, CEO de uma empresa de treinamento gerencial, e garante que as reuniões se concentrem no que realmente faz a diferença.

  4. Nunca faça uma reunião sem uma agenda . Conforme mencionado, esta é uma regra pessoal. Uma reunião sem agenda é uma reunião sem propósito. Quando você estiver agendado para participar de uma reunião ou de uma ligação que não tem uma, prepare-se escrevendo os pontos principais que deseja transmitir.

  5. Identifique se seus funcionários são fabricantes ou gerentes “. Um funcionário geralmente tem um dos dois tipos de agenda: uma agenda do gerente, onde todos os dias estão cheios de reuniões; ou uma agenda de makers, que quase sempre é escassa. Os gerentes estão acostumados a pular de uma reunião para outra, enquanto uma reunião na agenda de um criador pode destruir a produtividade – limitando a capacidade de se aprofundar em um projeto, uma tarefa de redação ou um design de logotipo. Lembre-se se o funcionário que você está conhecendo é um criador ou um gerente. Como disse Paul Graham, cofundador da Y Combinator, com a agenda de um criador, “uma única reunião pode acabar com uma tarde inteira, dividindo-a em duas partes, cada uma pequena demais para fazer qualquer coisa difícil”.

Essas táticas funcionam bem em ambientes onde as reuniões saíram do controle. Às vezes, reuniões prolongadas são uma coisa boa, como quando você tem funcionários remotos. Isso leva à tática final:

  1. Torne as reuniões selecionadas mais longas, garantindo que todos tenham a chance de se conectar . Ao implementar ideias como a regra de cinco minutos e dias sem reunião, é possível tornar uma reunião muito eficiente. Embora essa seja uma mudança refrescante para os funcionários que trabalham em um escritório, as reuniões são uma chance para funcionários remotos e equipes descentralizadas se conectarem genuinamente e dizerem oi.

Ao implementar algumas ideias deste artigo, fique atento e pergunte: cada uma das pessoas da sua equipe – incluindo aquelas que trabalham remotamente – ainda consegue se conectar?

Embora muitas reuniões possam ser uma perda de tempo, vale a pena ter em mente que elas têm um propósito – elas permitem que você coordene seu trabalho em torno de sua equipe e colabore com mais eficiência. Mas também é fácil que as reuniões saiam do controle. Se esse for o caso das reuniões que você realiza e participa, essas 10 táticas ajudarão.

Fonte de gravação: alifeofproductivity.com

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