10 táticas para realizar reuniões mais produtivas e focadas

Aqui estão 10 maneiras poderosas de fazer as duas coisas.

Para reduzir a duração de suas reuniões:

1. Faça reuniões de cinco – minutos . O Wall Street Journal escreveu recentemente um artigo sobre gerentes que realizam reuniões de cinco minutos. Nessas reuniões, as pessoas falam por cerca de 15 a 30 segundos de cada vez, fornecendo atualizações de status e fazendo perguntas rápidas. Não há tempo para longas apresentações, conversa fiada ou anedotas prolixas. Muitas empresas usaram esse método para reduzir a duração de suas reuniões para cinco a 15 minutos – de 60 minutos ou mais. Certifique-se de que ninguém fique muito confortável ficando em um amontoado em vez de se reunir em torno de uma mesa de reunião.

2. Instituto Dias Sem Reunião . Outra estratégia que funciona para as empresas é designar um determinado dia da semana como Dia Sem Reunião. Isso permite que todos passem pelo menos um dia inteiro e sem interrupções focando em seu trabalho mais importante.

3. Tente terminar mais cedo . Se você agendou uma reunião, concentre-se em encerrá-la mais cedo e mencione essa meta desde o início. Isso permite que as pessoas se concentrem no mesmo objetivo e torna tabu falar por muito tempo – eles estão arruinando as chances de a reunião terminar mais cedo. Todo mundo adora o gerente que encerra as reuniões mais cedo e devolve às pessoas um pouco do seu tempo.

4. Comece em horários estranhos . A maioria das reuniões começa às :00, :15 ou :45, porque essas são as configurações padrão no Outlook. Iniciar uma reunião às 9h18 não apenas chama a atenção das pessoas, mas também garante que ninguém chegue atrasado. Uma estratégia semelhante é iniciar as reuniões às 15h, em vez de no início da hora. Isso dá tempo para as pessoas chegarem à sua reunião ou atenderem sua ligação quando tiverem um compromisso anterior atrasado.

Para manter suas reuniões focadas:

5. Viva de acordo com a “ regra de três rejeições ." Os gerentes juram por esta regra simples. Assim que os participantes da reunião tiverem três trocas de idas e vindas sobre um tópico, esse assunto é apresentado para uma reunião separada. Isso ajuda uma reunião a voltar aos trilhos. 1 Essa tática funciona bem quando combinada com a regra dos cinco minutos.

6. Considere o custo real de uma reunião . As reuniões são mais caras do que você pensa quando começa a calcular seu custo em dólares e centavos. Por exemplo, reunir 10 engenheiros em uma sala por uma hora custa US$ 399,19 em seu tempo coletivo. 2 A reunião agrega tanto valor?

7. Concentre -se no impacto . Sempre que alguém em uma reunião fornecer uma atualização de status, faça com que mencione como o trabalho deles afeta os outros na sala. Essa regra vem de Jack Skeels, CEO de uma empresa de treinamento gerencial, e garante que as reuniões se concentrem no que realmente faz a diferença.

8. Nunca faça uma reunião sem uma agenda . Conforme mencionado, esta é uma regra pessoal. Uma reunião sem agenda é uma reunião sem propósito. Quando você estiver agendado para participar de uma reunião ou de uma ligação que não tem uma, prepare-se escrevendo os pontos principais que deseja transmitir.

9. Identifique se seus funcionários são “ fabricantes “ ou “ gerentes “. Um funcionário geralmente tem um dos dois tipos de agenda: uma agenda do gerente, onde todos os dias estão cheios de reuniões; ou uma agenda de makers, que quase sempre é escassa. Os gerentes estão acostumados a pular de uma reunião para outra, enquanto uma reunião na agenda de um criador pode destruir a produtividade – limitando a capacidade de se aprofundar em um projeto, uma tarefa de redação ou um design de logotipo. Lembre-se se o funcionário que você está conhecendo é um criador ou um gerente. Como disse Paul Graham, cofundador da Y Combinator, com a agenda de um criador, “uma única reunião pode acabar com uma tarde inteira, dividindo-a em duas partes, cada uma pequena demais para fazer qualquer coisa difícil”.

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Essas táticas funcionam bem em ambientes onde as reuniões saíram do controle. Às vezes, reuniões prolongadas são uma coisa boa, como quando você tem funcionários remotos. Isso leva à tática final:

10. Torne as reuniões selecionadas mais longas, garantindo que todos tenham a chance de se conectar . Ao implementar ideias como a regra de cinco minutos e dias sem reunião, é possível tornar uma reunião muito eficiente. Embora essa seja uma mudança refrescante para os funcionários que trabalham em um escritório, as reuniões são uma chance para funcionários remotos e equipes descentralizadas se conectarem genuinamente e dizerem oi.

Ao implementar algumas ideias deste artigo, fique atento e pergunte: cada uma das pessoas da sua equipe – incluindo aquelas que trabalham remotamente – ainda consegue se conectar?

Embora muitas reuniões possam ser uma perda de tempo, vale a pena ter em mente que elas têm um propósito – elas permitem que você coordene seu trabalho em torno de sua equipe e colabore com mais eficiência. Mas também é fácil que as reuniões saiam do controle. Se esse for o caso das reuniões que você realiza e participa, essas 10 táticas ajudarão.