আরও ফলপ্রসূ, ফোকাসড মিটিং চালানোর জন্য 10টি কৌশল
উভয় করার জন্য এখানে 10টি শক্তিশালী উপায় রয়েছে।
আপনার মিটিং এর দৈর্ঘ্য সঙ্কুচিত করতে:
-
পাঁচ মিনিটের মিটিং চালান – মিনিট মিটিং . ওয়াল স্ট্রিট জার্নাল সম্প্রতি এমন ম্যানেজারদের সম্পর্কে একটি লেখা লিখেছে যারা পাঁচ মিনিট দীর্ঘ মিটিং চালান । এই মিটিংগুলিতে, লোকেরা প্রায় 15-30 সেকেন্ড কথা বলে, স্ট্যাটাস আপডেট দেয় এবং দ্রুত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে। দীর্ঘ উপস্থাপনা, ছোট আলোচনা, বা দীর্ঘ-উদ্ধার উপাখ্যানের জন্য কোন সময় নেই। অনেক কোম্পানি এই পদ্ধতি ব্যবহার করে তাদের মিটিংয়ের দৈর্ঘ্য কমিয়ে পাঁচ থেকে ১৫ মিনিটে নামিয়ে এনেছে — ৬০ মিনিট বা তার বেশি। মিটিং টেবিলের চারপাশে জড়ো হওয়ার পরিবর্তে কেউ হাডলে দাঁড়িয়ে খুব বেশি আরাম না পায় তা নিশ্চিত করুন।
-
ইনস্টিটিউট নো মিটিং ডেস . আরেকটি কৌশল যা কোম্পানিগুলির জন্য কাজ করে তা হল একটি নির্দিষ্ট সপ্তাহের দিনকে নো মিটিং ডে হিসাবে মনোনীত করা। এটি প্রত্যেককে তাদের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজে ফোকাস করে অন্তত একটি পূর্ণ, বাধা-মুক্ত দিন কাটাতে দেয়।
-
তাড়াতাড়ি শেষ করার লক্ষ্য রাখুন . আপনি যদি একটি মিটিং নির্ধারণ করে থাকেন, তবে এটি তাড়াতাড়ি শেষ করার দিকে মনোনিবেশ করুন এবং শুরু থেকে এই লক্ষ্যটি উল্লেখ করুন। এটি লোকেদের একই লক্ষ্যে ফোকাস করতে দেয়, এবং লোকেদের পক্ষে খুব বেশিক্ষণ কথা বলা নিষিদ্ধ করে তোলে – তারা মিটিংটি তাড়াতাড়ি শেষ হওয়ার সম্ভাবনাকে নষ্ট করে দিচ্ছে। প্রত্যেকেই সেই ম্যানেজারকে ভালোবাসে যিনি তাড়াতাড়ি মিটিং শেষ করেন এবং লোকেদের তাদের কিছু সময় ফিরিয়ে দেন।
-
অদ্ভুত সময়ে শুরু করুন . বেশিরভাগ মিটিং শুরু হয় :00, :15, বা :45, কারণ এগুলো Outlook-এর ডিফল্ট সেটিংস। 9:18-এ একটি মিটিং শুরু করা শুধুমাত্র লোকেদের মনোযোগ আকর্ষণ করে না-এটি নিশ্চিত করে যে কেউ দেরি না করে। একটি অনুরূপ কৌশল হল :15 তারিখে মিটিং শুরু করা, বনাম ঘন্টার শীর্ষে। এটি লোকেদের আপনার মিটিংয়ে যাওয়ার বা আপনার কলে ছুটে যাওয়ার সময় দেয় যখন তাদের আগের অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেরিতে চলে।
আপনার মিটিং ফোকাস রাখতে:
-
" তিনটি বাউন্স নিয়ম " দ্বারা বাঁচুন । ম্যানেজাররা এই সহজ নিয়মের শপথ করে। যত তাড়াতাড়ি মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একটি বিষয়ে তিনটি পিছনে এবং সামনে বিনিময় হয়, সেই বিষয় একটি পৃথক সভার জন্য টেবিল করা হয়. এটি একটি মিটিং ট্র্যাক ফিরে পেতে সাহায্য করে. 1 পাঁচ মিনিটের নিয়মের সাথে মিলিত হলে এই কৌশলটি ভাল কাজ করে।
-
একটি মিটিং এর প্রকৃত খরচ বিবেচনা করুন . আপনি একবার ডলার এবং সেন্টে তাদের খরচ গণনা শুরু করলে মিটিংগুলি আপনার ধারণার চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল। উদাহরণস্বরূপ, 10 জন প্রকৌশলীকে একটি ঘরে এক ঘন্টার জন্য জড়ো করার জন্য তাদের যৌথ সময়ে $399.19 খরচ হয়। 2 মিটিং কি এত মূল্য যোগ করে?
-
প্রভাবের উপর ফোকাস করুন । যখনই মিটিংয়ে কেউ একটি স্ট্যাটাস আপডেট দেয়, তাদের কাজ কিভাবে রুমে অন্যদের প্রভাবিত করে তা উল্লেখ করতে বলুন। এই নিয়মটি একটি ব্যবস্থাপনা-প্রশিক্ষণ সংস্থার সিইও জ্যাক স্কিলসের কাছ থেকে আসে এবং মিটিংগুলি আসলে কী পার্থক্য করে তার উপর ফোকাস নিশ্চিত করে৷
-
কোনো এজেন্ডা ছাড়া কোনো মিটিং চালাবেন না । যেমন উল্লেখ করা হয়েছে, এটি একটি ব্যক্তিগত নিয়ম। একটি এজেন্ডা ছাড়া একটি মিটিং একটি উদ্দেশ্য ছাড়া একটি মিটিং. যখন আপনি একটি মিটিং বা কলে যোগদানের জন্য নির্ধারিত হন যেখানে একটি নেই, তখন আপনি যে প্রধান পয়েন্টগুলি পেতে চান তা লিখে প্রস্তুত করুন।
-
আপনার কর্মীরা " নির্মাতা " বা " পরিচালক " কিনা তা শনাক্ত করুন । একজন কর্মচারীর সাধারণত দুটি ধরণের সময়সূচীর মধ্যে একটি থাকে: একটি ব্যবস্থাপকের সময়সূচী, যেখানে প্রতিদিন মিটিং হয়; বা একটি নির্মাতার সময়সূচী, যা প্রায় সবসময় বিক্ষিপ্ত। ম্যানেজাররা এক মিটিং থেকে অন্য মিটিংয়ে যেতে অভ্যস্ত, যখন একজন মেকারের সময়সূচীতে একটি মিটিং উৎপাদনশীলতাকে ধ্বংস করতে পারে—একটি প্রকল্প, একটি লেখার অ্যাসাইনমেন্ট বা লোগো ডিজাইনের গভীরে খনন করার ক্ষমতা সীমিত করে। আপনি যে কর্মচারীর সাথে দেখা করছেন তা একজন নির্মাতা বা ব্যবস্থাপক কিনা তা মনে রাখবেন। পল গ্রাহাম, ওয়াই কম্বিনেটরের সহ-প্রতিষ্ঠাতা হিসাবে, এটি রেখেছিলেন , একটি নির্মাতার সময়সূচী সহ, "একটি একক মিটিং একটি পুরো বিকেলকে উড়িয়ে দিতে পারে, এটিকে দুটি টুকরো করে, প্রতিটিতে কঠিন কিছু করার পক্ষে খুব ছোট।"
–
এই কৌশলগুলি এমন পরিবেশে ভাল কাজ করে যেখানে মিটিংগুলি নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে গেছে। কখনও কখনও বর্ধিত মিটিং একটি ভাল জিনিস, যদিও – যেমন আপনার যখন দূরবর্তী কর্মচারী থাকে। এটি চূড়ান্ত কৌশলের দিকে নিয়ে যায়:
- নির্দিষ্ট মিটিংগুলিকে দীর্ঘতর করুন , প্রত্যেকের সাথে সংযোগ করার সুযোগ রয়েছে তা নিশ্চিত করে । পাঁচ মিনিটের নিয়ম এবং নো মিটিং ডে এর মতো ধারণাগুলি বাস্তবায়ন করার সময়, একটি মিটিংকে খুব দক্ষ করে তোলা সম্ভব। যদিও এটি অফিসের বাইরে কাজ করা কর্মচারীদের জন্য একটি সতেজকর পরিবর্তন, মিটিংগুলি দূরবর্তী কর্মচারী এবং বিকেন্দ্রীভূত দলগুলির জন্য সত্যিকারের সংযোগ এবং হাই বলার একটি সুযোগ৷
আপনি এই নিবন্ধটি থেকে কিছু ধারণা বাস্তবায়ন করার সময়, সচেতন হোন এবং জিজ্ঞাসা করুন: আপনার দলের প্রত্যেকে-যারা দূরবর্তীভাবে কাজ করে-সহ কি এখনও সংযোগ করতে সক্ষম?
যদিও অনেক মিটিং সময় নষ্ট করতে পারে, এটা মনে রাখা মূল্যবান যে তাদের একটা উদ্দেশ্য আছে—তারা আপনাকে আপনার টিমের চারপাশে আপনার কাজ সমন্বয় করতে দেয় এবং আরও কার্যকরভাবে সহযোগিতা করতে দেয়। কিন্তু সভাগুলি নিয়ন্ত্রণের বাইরে বেলুন করাও সহজ। আপনি যে মিটিংগুলি চালান এবং যোগদান করেন তার ক্ষেত্রে যদি এটি হয় তবে এই 10টি কৌশল সাহায্য করবে।