Helpoin tapa seurata aikaasi

Kuten useimmat ihmiset, minusta ajan seuranta on valtava tuska. Vaikka laitteet, kuten Timeular, helpottavat prosessia jonkin verran, se on silti tavallaan ärsyttävää. Pahimmillaan toiminta tuntuu lisäävän uuden kerroksen vaivaa olemassa olevan työni päälle.

Äskettäin aloin seurata vain aikaa, jonka käytän tärkeimpiin tehtäviini : kirjoittamiseen, tuottavuuden tutkimiseen sekä puheiden valmisteluun ja pitämiseen. Käytän tähän yksinkertaista sovellusta nimeltä Toggl. Yllättäen tapa on jäänyt kiinni. Seuraamalla vain tuottavimpiin tehtäviisi käytettyä aikaa voit nähdä muutaman asian:

• H kuinka tuottelias todella olet . Seuraamalla vain tärkeisiin tehtäviin käytettyä aikaa näet, kuinka suuri osa päivästäsi on omistettu merkitykselliselle työhön, joka vie asioita eteenpäin, eikä vain pysymiseen tarvittaville tehtäville.
• H kuinka paljon aikaa vietät hajamielisesti. Jos huomaat kahdeksan tunnin työpäivän jälkeen, että olet työskennellyt tärkeimpien tehtäviesi parissa vain kaksi tuntia (olet joutunut häiriötekijöiden tai vähemmän tärkeiden tehtävien uhriksi loput päivät aikaa), sinulla on paljon tilaa tulla tuottavammaksi. Tässä tapauksessa ajanseuranta antaa kuvan siitä, kuinka tuottamaton olet.

Ei ole suoraa yhteyttä sen välillä, kuinka monta tuntia työskentelemme ja kuinka paljon saavutamme; Jotkut ihmiset pystyvät tekemään 30 minuutissa sen, mikä muilta kestää päivässä. Aikasi seuraaminen ei ota huomioon sitä, kuinka käytät huomiosi tai energiaasi, mutta se on tärkeä osa yhtälöä. 

Seuraan yksinkertaista sääntöä tärkeimpiin tehtäviini kuluvan ajan seurannassa: kirjoittaessani, suunnitellessani keskusteluja ja uusia ideoita tutkiessa en saa tehdä mitään muuta samaan aikaan. Muuten minun on pysäytettävä jäljitys. Jos esimerkiksi kirjoitan tämänkaltaista artikkelia ja tunnen tarvetta tarkistaa sähköpostini, minun on lopetettava aikani seuranta ennen kuin teen niin. Tämä rakentaa jonkin verran vastustusta häiriötekijöille antautumiseen ja tekee mittauksistani myös tarkempia. 

Useimmat meistä viettävät liian paljon aikaa tulipalojen sammuttamiseen ja annamme työmme laajentua vastaamaan aikaa, joka meillä on käytettävissä sen valmistumiseen. Jos tämä kuulostaa tutulta, yritä seurata vain sitä, kuinka paljon aikaa käytät tärkeimpiin tehtäviisi. Tämän tekeminen on mukava kompromissi: se on paljon helpompaa kuin ottaa huomioon jokainen päiväsi minuutti, samalla kun voit silti mitata todellista tuottavuuttasi.