10 taktiikkaa tuottavampien, keskittyneempien kokousten järjestämiseen

Tässä on 10 tehokasta tapaa tehdä molemmat.

Voit lyhentää kokousten pituutta seuraavasti:

1. Järjestä viisi – minuuttisia kokouksia . Wall Street Journal kirjoitti äskettäin artikkelin esimiehistä, jotka järjestävät viiden minuutin pituisia kokouksia. Näissä kokouksissa ihmiset puhuvat noin 15-30 sekuntia kerrallaan, toimittaen tilapäivityksiä ja esittäen nopeita kysymyksiä. Ei ole aikaa pitkille esityksille, pienille puheille tai pitkille anekdooteille. Monet yritykset ovat käyttäneet tätä menetelmää lyhentääkseen kokousten pituutta viiteen minuuttiin 15 minuuttiin – 60 minuutista tai enemmän. Varmista, että kukaan ei viihdy liian mukavasti seisomalla ryypissä sen sijaan, että kokoontuisi kokouspöydän ympärille.

2. Institute No Meeting Days . Toinen yrityksissä toimiva strategia on määrittää tietty arkipäivä kokouspäiväksi. Näin jokainen voi viettää vähintään yhden täyden, keskeytyksetön päivän keskittyen tärkeimpään työhönsä.

3. Pyri lopettamaan aikaisin . Jos olet ajoittanut tapaamisen, keskity lopettamaan se ajoissa ja mainitse tämä tavoite alusta alkaen. Tämä antaa ihmisten keskittyä samaan tavoitteeseen ja tekee ihmisistä tabua puhua liian pitkään – he pilaavat mahdollisuudet, että kokous päättyy aikaisin. Kaikki rakastavat johtajaa, joka päättää kokoukset aikaisin ja antaa ihmisille osan ajastaan ​​takaisin.

4. Aloita kummallisina aikoina . Useimmat kokoukset alkavat klo 00, 15 tai 45, koska nämä ovat Outlookin oletusasetukset. Kokouksen aloittaminen klo 9.18 ei vain kiinnitä ihmisten huomiota, vaan myös varmistaa, ettei kukaan tule myöhässä. Samanlainen strategia on aloittaa kokoukset klo 15.00 verrattuna tunnin yläpuolelle. Tämä antaa ihmisille aikaa saapua kokoukseesi tai soittaa puheluusi, kun heillä on edellinen tapaaminen myöhässä.

Pidä kokoukset keskittyneinä seuraavasti:

5. Noudata ” kolmen poistumissääntöä ”. Johtajat vannovat tämän yksinkertaisen säännön mukaan. Heti kun kokouksen osallistujilla on kolme edestakaista keskustelua aiheesta, kyseinen aihe jätetään erilliseen kokoukseen. Tämä auttaa kokousta pääsemään takaisin raiteilleen. 1 Tämä taktiikka toimii hyvin yhdistettynä viiden minuutin sääntöön.

6. Harkitse kokouksen todellisia kustannuksia . Kokoukset ovat kalliimpia kuin luuletkaan, kun alat laskea niiden kustannuksia dollareissa ja sentteissä. Esimerkiksi 10 insinöörin kokoaminen huoneeseen tunniksi maksaa 399,19 dollaria heidän kollektiivisena aikanaan. 2 Tuoko kokous niin paljon lisäarvoa?

7. Keskity vaikuttamiseen . Aina kun joku kokouksessa ilmoittaa tilapäivityksen, pyydä häntä mainitsemaan, miten hänen työnsä vaikuttaa muihin huoneessa oleviin. Tämä sääntö tulee Jack Skeelsiltä, ​​johtamiskoulutusyrityksen toimitusjohtajalta, ja varmistaa, että kokoukset keskittyvät siihen, mikä todella vaikuttaa.

8. Älä koskaan järjestä kokousta ilman asialistaa . Kuten mainittiin, tämä on henkilökohtainen sääntö. Kokous ilman asialistaa on kokous ilman tarkoitusta. Kun sinun on määrä osallistua kokoukseen tai puheluun, jossa sitä ei ole, valmistaudu kirjoittamalla tärkeimmät kohdat, jotka haluat selvittää.

9. Tunnista, ovatko työntekijäsi ” tekijöitä ” vai ” johtajia ”. Työntekijällä on yleensä jompikumpi kahdesta aikataulusta: esimiehen aikataulu, jossa jokainen päivä on täynnä kokouksia; tai valmistajan aikataulu, joka on lähes aina niukkaa. Esimiehet ovat tottuneet hyppäämään kokouksesta toiseen, kun taas valmistajan aikataulussa oleva tapaaminen voi tuhota tuottavuuden – rajoittaa kykyä kaivaa syvälle projektiin, kirjoitustehtävään tai logosuunnitteluun. Ota huomioon, onko tapaamasi työntekijä valmistaja vai esimies. Kuten Paul Graham, Y Combinatorin perustaja, sanoi , valmistajan aikataulun mukaan, ”yksi kokous voi räjäyttää koko iltapäivän, kun se jaetaan kahteen osaan, joista kumpikin on liian pieni tehdäkseen mitään vaikeaa.”

—

Nämä taktiikat toimivat hyvin ympäristöissä, joissa kokoukset ovat karanneet käsistä. Joskus pidemmät kokoukset ovat kuitenkin hyvä asia – esimerkiksi silloin, kun sinulla on etätyöntekijöitä. Tämä johtaa lopulliseen taktiikkaan:

10. Pidennä valitut kokoukset varmistaaksesi, että kaikilla on mahdollisuus muodostaa yhteys . Toteutettaessa ideoita, kuten viiden minuutin sääntö ja Ei kokouspäiviä, on mahdollista tehdä kokouksesta liian tehokas. Vaikka tämä on virkistävä muutos toimiston ulkopuolella työskenteleville työntekijöille, kokoukset tarjoavat etätyöntekijöille ja hajautetuille tiimeille mahdollisuuden olla aidosti yhteydessä ja tervehtiä.

Kun toteutat muutamia tämän artikkelin ideoita, ole tietoinen ja kysy: pystyvätkö kaikki tiimisi henkilöt – myös etätyöskentelyyn työskentelevät – edelleen muodostamaan yhteyden?

Vaikka monet kokoukset voivat olla ajanhukkaa, on syytä pitää mielessä, että niillä on tarkoitus – niiden avulla voit koordinoida työsi tiimissäsi ja tehdä yhteistyötä tehokkaammin. Mutta kokoukset voivat myös helposti karkaa käsistä. Jos näin tapahtuu kokouksissa, joita järjestät ja joihin osallistut, nämä 10 taktiikkaa auttavat.