Ecco come controllare la posta elettronica in modo più produttivo

Un rapporto del 2012 del McKinsey Global Institute ha rilevato che la persona media trascorre ben il 28% della propria giornata lavorativa a gestire le e-mail. Inoltre, altri studi hanno scoperto:

• Controlliamo la nostra posta elettronica una media di 11 volte all’ora. 1 )
• L’84% delle persone mantiene la posta elettronica aperta in background mentre lavora. 2 )
• Il 64% delle persone utilizza le notifiche e-mail per avvisarle di nuovi messaggi. 3 )
• Il 70% di tutte le email ricevute viene aperto entro i primi 6 secondi dalla ricezione. 4 )
• Dopo aver aperto un messaggio, sono necessari, in media, 64 secondi per riprendere l’attività su cui stavi lavorando prima di essere interrotta. 5 )

Queste statistiche sono incredibili e, sebbene l’e-mail sia onnipresente, non è priva di costi. Come ha scoperto Gloria Mark, ricercatrice sull’attenzione, più tempo dedichiamo alla posta elettronica in un dato giorno, minore percepiamo la nostra produttività e più ci sentiamo stressati. L’e-mail contribuisce anche in modo significativo alla sensazione di sovraccarico cognitivo. Secondo Gloria, una serie di fattori sono responsabili di ciò, tra cui:

• Una mancanza di chiarezza nelle richieste di posta elettronica;
• Il lavoro richiesto nelle e-mail;
• Strategie di gestione della posta elettronica scadenti;
• Sentimenti di perdita di controllo;
• Problemi nel tenere traccia dei thread di posta elettronica;
• Interruzioni dovute alla posta elettronica;
• Pressione sociale per rispondere rapidamente (soprattutto quando il mittente è più in alto nella gerarchia organizzativa).

Inoltre, Gloria afferma che “l’e-mail generalmente impone più costi sulla ricezione rispetto al mittente”.

Ho messo in grassetto il terzo punto perché è quello su cui abbiamo più controllo. Possiamo mitigare un sacco di stress indotto dalla posta elettronica gestendolo in modo più efficace e deliberato.

Secondo la ricerca di Gloria, ci sono tre modi principali in cui possiamo gestire la nostra posta elettronica:

1. Controllando ogni volta che riceviamo una nuova notifica;
2. Controllando ogni volta che vogliamo, senza l’ausilio di notifiche esterne (gestire più email contemporaneamente in questo modo è chiamato “batching”);
3. Impiegando un mix di entrambi questi metodi.

Quale è più efficace?

Per scoprirlo, Gloria e il suo team di ricercatori hanno legato un cardiofrequenzimetro a 40 dipendenti di Microsoft e hanno installato un programma sul loro computer per registrare l’attività di posta elettronica. I partecipanti hanno anche riportato la loro produttività quotidiana attraverso un sondaggio ogni sera. Gloria e il suo team hanno esaminato la variabilità della frequenza cardiaca di ciascun partecipante: “un indicatore ben convalidato di stress mentale che viene ampiamente utilizzato nella ricerca e negli studi clinici”. Dopo aver raccolto questi dati, il team ha esaminato i livelli di stress e produttività dei dipendenti associati alla loro strategia di gestione della posta elettronica. Hanno scoperto che il 30,8% dei dipendenti ha controllato la propria posta elettronica durante il giorno dopo aver ricevuto le notifiche, il 41% ha raggruppato le proprie e-mail e ha verificato la presenza di nuovi messaggi per scelta e il 28,2% ha adottato una strategia mista.

Alcune delle loro scoperte sono state affascinanti:

1. L’invio in batch delle e-mail non ha reso i dipendenti più produttivi;
2. Coloro che hanno raggruppato le e-mail hanno sperimentato lo stesso stress di coloro che hanno verificato la presenza di messaggi durante il giorno;
3. Più tempo i partecipanti trascorrevano sull’e-mail, più bassa valutavano la loro produttività;
4. Più tempo le persone trascorrono sull’e-mail, maggiore è il loro livello di stress.

Alcuni altri risultati curiosi: i partecipanti hanno speso ben 1,5 ore su e-mail ogni giorno; controllavano i nuovi messaggi 77 volte al giorno; e più autonomia avevano i dipendenti nel loro lavoro, meno frequentemente controllavano la presenza di nuovi messaggi.

Questi risultati, in particolare quelli sul batch di e-mail, sono enormi e Gloria e il suo team sono d’accordo. “Molte affermazioni nei media popolari sostengono che il batch di e-mail dovrebbe portare le persone a essere più produttive e sentirsi meno stressate. Il nostro studio ha trovato supporto per queste affermazioni di produttività, ma solo con un elevato utilizzo della posta elettronica”. (Enfasi mia.)

Ci sono alcune grandi lezioni da portare via:

1. Non importa come preferisci controllare la tua posta elettronica, ma dovresti considerare il pedaggio che il controllo dei messaggi ha sulla tua produttività. Occorrono in media 64 secondi per tornare in carreggiata dopo aver aperto una nuova e-mail.
2. Se intendi eseguire il batch, esegui il batch meno frequentemente. Sebbene questo studio suggerisca che il batching non funzioni quando lo si fa frequentemente durante il giorno, direi comunque che il batching è una strategia potente quando viene eseguito di rado. Ad esempio, controllo i nuovi messaggi solo una volta al giorno e ho scoperto di dedicare molto meno tempo e attenzione alla posta elettronica in questo modo. La ricerca lo conferma: mentre controllare la posta elettronica una volta al giorno potrebbe non ridurre lo stress, è stato dimostrato che consente di risparmiare una notevole quantità di tempo. 6 )
3. Non ascoltare esclusivamente gli “esperti”. Ecco la cosa sui consigli sulla produttività personale: è personale! Ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per te: ognuno è cablato in modo diverso, così come il loro lavoro. Come con tutti i consigli sulla produttività, prova le cose, continua a fare ciò che funziona e lascia il resto.

La gestione dell’e-mail è una parte essenziale del lavoro di conoscenza per vivere, ma controllandolo di meno e gestendolo in modo più deliberato, possiamo diventare meno stressati e risparmiare tempo prezioso e attenzione per cose molto più importanti.