Slik sjekker du e-posten din mer produktivt

En rapport fra McKinsey Global Institute fra 2012 fant at gjennomsnittspersonen bruker hele 28 % av arbeidsdagen sin på å administrere e-poster. I tillegg har andre studier oppdaget:

• Vi sjekker e-posten vår i gjennomsnitt 11 ganger i timen. 1 )
• 84 % av folk holder e-post åpen i bakgrunnen mens de jobber. 2 )
• 64 % av folk bruker e-postvarsler for å varsle dem om nye meldinger. 3 )
• 70 % av alle mottatte e-poster åpnes innen de første 6 sekundene etter mottak. 4 )
• Etter å ha åpnet en melding tar det deg i gjennomsnitt 64 sekunder å gjenoppta oppgaven du jobbet med før du ble avbrutt. 5 )

Denne statistikken er utrolig – og selv om e-post er allestedsnærværende, er det ikke uten kostnader. Som oppmerksomhetsforsker Gloria Mark oppdaget, jo mer tid vi bruker på e-post i løpet av en gitt dag, jo lavere oppfatter vi produktiviteten vår, og jo mer stresset føler vi oss. E-post bidrar også betydelig til følelser av kognitiv overbelastning. Ifølge Gloria er en rekke faktorer ansvarlige for dette, inkludert:

• En mangel på klarhet i e-postforespørsler;
• Arbeidet som kreves i e-poster;
• Dårlige strategier for e-postbehandling;
• Følelser av tap av kontroll;
• Problemer med å holde styr på e-posttråder;
• Avbrudd på grunn av e-post;
• Sosialt press om å svare raskt (spesielt når avsender er høyere opp i organisasjonshierarkiet).

På toppen av dette sier Gloria "e-post pålegger generelt flere kostnader på kvitteringen enn avsenderen."

Jeg har markert det tredje punktet med fet skrift fordi det er det vi har mest kontroll over. Vi kan redusere mye e-post-indusert stress ved å håndtere det på en mer effektiv og bevisst måte.

I følge Glorias forskning er det tre hovedmåter vi kan administrere e-posten vår på:

1. Ved å sjekke når vi mottar et nytt varsel;
2. Ved å sjekke når vi velger det, uten hjelp av eksterne varsler (å håndtere flere e-poster samtidig på denne måten kalles "batching");
3. Ved å bruke en blanding av begge disse metodene.

Hvilken er mest effektiv?

For å finne ut av det, festet Gloria og hennes team av forskere en pulsmåler på 40 ansatte hos Microsoft, og installerte et program på datamaskinen deres for å logge e-postaktivitet. Deltakerne rapporterte også om sin daglige produktivitet gjennom en undersøkelse hver kveld. Gloria og teamet hennes så på hver deltakers hjertefrekvensvariasjon – "en godt validert indikator på mentalt stress som brukes mye i forskning og kliniske studier." Etter å ha samlet inn disse dataene, undersøkte teamet stress- og produktivitetsnivåene til de ansatte sammen med deres strategi for e-posthåndtering. De fant at 30,8 % av de ansatte sjekket e-posten sin i løpet av dagen etter å ha mottatt varsler, 41 % samlet e-posten og sjekket etter nye meldinger etter eget valg, og 28,2 % tok i bruk en blandet strategi.

Noen av oppdagelsene deres var fascinerende:

1. Batching av e-post gjorde ikke ansatte mer produktive;
2. De som samlet e-post opplevde like mye stress som de som sjekket etter meldinger i løpet av dagen;
3. Jo mer tid deltakerne brukte på e-post, jo lavere vurderte de produktiviteten sin til å være;
4. Jo mer tid folk bruker på e-post, jo høyere stressnivå har de.

Noen andre nysgjerrige funn: deltakerne brukte hele 1,5 time på e-post hver dag; de sjekket for nye meldinger 77 ganger om dagen; og jo mer autonomi ansatte hadde i jobbene sine, desto sjeldnere sjekket de etter nye meldinger.

Disse funnene – spesielt de om e-postbatching – er enorme, og Gloria og teamet hennes er enige. "Mange påstander i de populære mediene hevder at batching av e-post bør føre til at folk blir mer produktive og føler mindre stress. Studien vår fant noe støtte for disse påstandene om produktivitet, men bare med høy e-postbruk." (Uthev min.)

Det er noen store lærdommer å ta med seg:

1. Det spiller ingen rolle hvordan du foretrekker å sjekke e-posten din – men du bør vurdere avgiftskontrollen for meldinger på produktiviteten din. Det tar i gjennomsnitt 64 sekunder å komme tilbake på sporet etter å ha åpnet en ny e-post.
2. Hvis du skal batch, batch sjeldnere. Selv om denne studien antyder at batching ikke fungerer når du gjør det ofte i løpet av dagen, vil jeg fortsatt hevde at batching er en kraftig strategi når det gjøres sjelden. For eksempel ser jeg etter nye meldinger bare én gang om dagen, og har funnet ut at jeg bruker mye mindre tid og oppmerksomhet på e-post på denne måten. Forskningen støtter dette: Selv om det å sjekke e-posten din en gang om dagen kanskje ikke reduserer stress, har det vist seg å spare en betydelig mengde tid. 6 )
3. Ikke lytt utelukkende til «ekspertene». Her er tingen om personlig produktivitetsråd: det er personlig! Det som fungerer for én person, fungerer kanskje ikke for deg – alle er koblet annerledes, og det samme er arbeidet deres. Som med alle produktivitetsråd, prøv ting, fortsett å gjøre det som fungerer, og la resten stå.

Å administrere e-post er en viktig del av å drive kunnskapsarbeid – men ved å sjekke det mindre og administrere det mer bevisst, kan vi bli mindre stresset, og spare verdifull tid og oppmerksomhet til mye viktigere ting.