Näin voit tarkistaa sähköpostisi tuottavammin

McKinsey Global Instituten vuonna 2012 julkaiseman raportin mukaan keskimääräinen ihminen käyttää 28 % työpäivästään sähköpostien hallintaan. Lisäksi muut tutkimukset ovat paljastaneet:

• Tarkistamme sähköpostimme keskimäärin 11 kertaa tunnissa. 1 )
• 84 % ihmisistä pitää sähköpostin auki taustalla työskennellessään. 2 )
• 64 % ihmisistä käyttää sähköposti-ilmoituksia ilmoittaakseen heille uusista viesteistä. 3 )
• 70 % kaikista vastaanotetuista sähköposteista avataan ensimmäisen 6 sekunnin kuluessa vastaanottamisesta. 4 )
• Viestin avaamisen jälkeen kestää keskimäärin 64 sekuntia jatkaa työskentelyäsi ennen keskeytystä. 5 )

Nämä tilastot ovat uskomattomia – ja vaikka sähköposti on kaikkialla, se ei ole ilman kustannuksia. Kuten huomion tutkija Gloria Mark havaitsi, mitä enemmän käytämme aikaa sähköpostin parissa tiettynä päivänä, sitä heikommaksi koemme tuottavuutemme ja sitä stressaantuneemmaksi tunnemme. Sähköposti lisää myös merkittävästi kognitiivisen ylikuormituksen tunteita. Glorian mukaan tähän on syynä useita tekijöitä, mukaan lukien:

• Sähköpostipyyntöjen epäselvyys;
• Työtä pyydetään sähköpostilla;
• Huonot sähköpostinhallintastrategiat;
• hallinnan menettämisen tunne;
• Ongelmat sähköpostisäikeiden kirjaamisessa;
• Sähköpostista johtuvat keskeytykset;
• Yhteiskunnallinen paine vastata nopeasti (varsinkin kun lähettäjä on korkeammalla organisaatiohierarkiassa).

Tämän lisäksi Gloria sanoo, että "sähköposti aiheuttaa yleensä enemmän kustannuksia vastaanottamisesta kuin lähettäjä."

Olen lihavoitu kolmannen kohdan, koska se on se, jota meillä on eniten hallinnassa. Voimme lieventää paljon sähköpostin aiheuttamaa stressiä hallitsemalla sitä tehokkaammin ja harkitummin.

Glorian tutkimuksen mukaan meillä on kolme päätapaa hallita sähköpostiamme:

1. Tarkistamalla aina, kun saamme uuden ilmoituksen;
2. Tarkistamalla milloin tahansa, ilman ulkoisten ilmoitusten apua (usean sähköpostin käsittelyä tällä tavalla kutsutaan "eräksi");
3. Käyttämällä molempien menetelmien yhdistelmää.

Kumpi on tehokkain?

Selvittääkseen asian Gloria ja hänen tutkijaryhmänsä kiinnittivät sykemittarin 40 Microsoftin työntekijälle ja asensivat heidän tietokoneelleen ohjelman sähköpostitoiminnan kirjaamiseksi. Osallistujat raportoivat myös päivittäisestä tuottavuudestaan ​​jokailtaisen kyselyn avulla. Gloria ja hänen tiiminsä tarkastelivat jokaisen osallistujan sykevaihtelua – "hyvin validoitua henkisen stressin indikaattoria, jota käytetään laajasti tutkimuksessa ja kliinisissä tutkimuksissa." Kerättyään nämä tiedot, tiimi tutki työntekijöiden stressiä ja tuottavuutta yhdistettynä heidän sähköpostinhallintastrategiaansa. He havaitsivat, että 30,8 % työntekijöistä tarkisti sähköpostinsa päivän aikana ilmoitusten vastaanottamisen jälkeen, 41 % ryhmitti sähköpostinsa ja tarkisti uusia viestejä valinnan mukaan ja 28,2 % käytti sekalaista strategiaa.

Jotkut heidän löytöistään olivat kiehtovia:

1. Sähköpostien ryhmittely ei tehnyt työntekijöistä tuottavampia;
2. Ne, jotka lähettelivät sähköpostia, kokivat yhtä paljon stressiä kuin ne, jotka tarkastivat viestejä koko päivän ajan;
3. Mitä enemmän aikaa osallistujat viettivät sähköpostiin, sitä heikommaksi he arvioivat tuottavuutensa;
4. Mitä enemmän ihmiset viettävät aikaa sähköpostin parissa, sitä korkeampi on heidän stressinsä.

Muutamia muita mielenkiintoisia havaintoja: osallistujat käyttivät sähköpostiin huikeat 1,5 tuntia joka päivä; he tarkastivat uusia viestejä 77 kertaa päivässä; ja mitä enemmän itsenäisyyttä työntekijöillä oli työssään, sitä harvemmin he tarkastelivat uusia viestejä.

Nämä havainnot – erityisesti ne, jotka koskevat sähköpostin eräajoa – ovat valtavia, ja Gloria ja hänen tiiminsä ovat samaa mieltä. "Monet väitteet suositussa mediassa, että sähköpostin yhdistämisen pitäisi saada ihmiset olemaan tuottavampia ja tuntemaan vähemmän stressiä. Tutkimuksemme löysi jonkin verran tukea näille tuottavuusväitteille, mutta vain korkean sähköpostin käytön yhteydessä. (Korostus minun.)

On muutama iso oppitunti otettava pois:

1. Sillä ei ole väliä, kuinka haluat tarkistaa sähköpostisi, mutta sinun tulee ottaa huomioon viestien tarkistamisen tuottavuuteen vaikuttava maksu. Uuden sähköpostin avaamisen jälkeen palautuminen raiteilleen kestää keskimäärin 64 sekuntia.
2. Jos aiot jakaa, tee erää harvemmin. Vaikka tämä tutkimus viittaa siihen, että erät eivät toimi, kun teet sitä usein koko päivän ajan, väitän silti, että eräkäyttö on tehokas strategia, kun sitä tehdään harvoin. Esimerkiksi tarkistan uudet viestit vain kerran päivässä, ja olen huomannut, että käytän tällä tavalla paljon vähemmän aikaa ja huomiota sähköpostiin. Tutkimus tukee tätä: vaikka sähköpostin tarkistaminen kerran päivässä ei ehkä vähennä stressiä, sen on osoitettu säästävän huomattavasti aikaa. 6 )
3. Älä kuuntele yksinomaan "asiantuntijoita". Tässä on asia henkilökohtaisista tuottavuusneuvoista: se on henkilökohtaista! Se, mikä toimii yhdelle henkilölle, ei välttämättä toimi sinulle – jokainen on kytketty eri tavalla, samoin heidän työnsä. Kuten kaikki tuottavuusneuvot, kokeile asioita, jatka sitä, mikä toimii, ja jätä loput.

Sähköpostin hallinta on olennainen osa tietotyötä, mutta tarkistamalla sitä vähemmän ja hallitsemalla sitä harkitummin voimme vähentää stressiä ja säästää arvokasta aikaa ja huomiota paljon tärkeämpiin asioihin.