Aquí le mostramos cómo revisar su correo electrónico de manera más productiva

Un informe de 2012 del McKinsey Global Institute encontró que la persona promedio pasa la friolera de 28% de su jornada laboral administrando correos electrónicos. Además, otros estudios han descubierto:

• Revisamos nuestro correo electrónico un promedio de 11 veces por hora. 1 )
• El 84% de las personas mantienen el correo electrónico abierto en segundo plano mientras trabajan. 2 )
• El 64 % de las personas usan notificaciones por correo electrónico para recibir alertas sobre nuevos mensajes. 3 )
• El 70% de todos los correos electrónicos recibidos se abren dentro de los primeros 6 segundos de recibidos. 4 )
• Después de abrir un mensaje, le toma, en promedio, 64 segundos reanudar la tarea en la que estaba trabajando antes de ser interrumpido. 5 )

Estas estadísticas son increíbles, y aunque el correo electrónico es omnipresente, tiene sus costos. Como descubrió la investigadora de atención Gloria Mark, cuanto más tiempo dedicamos al correo electrónico en un día determinado, menor percibimos que es nuestra productividad y más estresados ​​nos sentimos. El correo electrónico también contribuye significativamente a los sentimientos de sobrecarga cognitiva. Según Gloria, varios factores son responsables de esto, entre ellos:

• Falta de claridad en las solicitudes por correo electrónico;
• El trabajo que se demanda en los correos electrónicos;
• Malas estrategias de gestión de correo electrónico;
• Sentimientos de pérdida de control;
• Problemas para realizar un seguimiento de los hilos de correo electrónico;
• Interrupciones por correo electrónico;
• Presión social para responder rápidamente (especialmente cuando el remitente está más arriba en la jerarquía organizacional).

Además de esto, Gloria dice que "el correo electrónico generalmente impone más costos en la recepción que el remitente".

He resaltado el tercer punto porque es sobre el que tenemos más control. Podemos mitigar una gran cantidad de estrés inducido por el correo electrónico al administrarlo de una manera más efectiva y deliberada.

Según la investigación de Gloria, hay tres formas principales en las que podemos administrar nuestro correo electrónico:

1. Comprobando cada vez que recibimos una nueva notificación;
2. Comprobando cuando lo decidamos, sin la ayuda de notificaciones externas (tratar con varios correos electrónicos a la vez de esta manera se denomina "agrupamiento");
3. Mediante el empleo de una combinación de ambos métodos.

¿Cuál es más efectivo?

Para averiguarlo, Gloria y su equipo de investigadores conectaron un monitor de frecuencia cardíaca a 40 empleados de Microsoft e instalaron un programa en su computadora para registrar la actividad del correo electrónico. Los participantes también informaron su productividad diaria a través de una encuesta cada noche. Gloria y su equipo observaron la variabilidad de la frecuencia cardíaca de cada participante, "un indicador bien validado de estrés mental que se usa ampliamente en investigaciones y estudios clínicos". Después de recopilar estos datos, el equipo examinó los niveles de estrés y productividad de los empleados junto con su estrategia de gestión de correo electrónico. Descubrieron que el 30,8 % de los empleados revisaba su correo electrónico a lo largo del día después de recibir notificaciones, el 41 % revisaba su correo electrónico por lotes y buscaba nuevos mensajes por elección, y el 28,2 % adoptaba una estrategia mixta.

Algunos de sus descubrimientos fueron fascinantes:

1. El correo electrónico por lotes no hizo que los empleados fueran más productivos;
2. Aquellos que enviaron correos electrónicos por lotes experimentaron tanto estrés como aquellos que revisaron los mensajes a lo largo del día;
3. Cuanto más tiempo pasaban los participantes en el correo electrónico, menor evaluaban que era su productividad;
4. Cuanto más tiempo pasaban las personas en el correo electrónico, mayor era su nivel de estrés.

Algunos otros hallazgos curiosos: los participantes pasaron la friolera de 1,5 horas en el correo electrónico cada día; revisaron los mensajes nuevos 77 veces al día; y cuanto más autonomía tenían los empleados en sus trabajos, menos frecuentemente buscaban nuevos mensajes.

Estos hallazgos, en particular los relacionados con el procesamiento por lotes de correo electrónico, son enormes, y Gloria y su equipo están de acuerdo. “Muchas afirmaciones en los medios de comunicación populares afirman que el correo electrónico por lotes debería hacer que las personas sean más productivas y se sientan menos estresadas. Nuestro estudio encontró algo de apoyo para estas afirmaciones de productividad, pero solo con un alto uso del correo electrónico". (Énfasis mío).

Hay algunas grandes lecciones para llevar:

1. No importa cómo prefiera revisar su correo electrónico, pero debe considerar el costo que tiene la revisión de mensajes en su productividad. Se tarda un promedio de 64 segundos en volver a la normalidad después de abrir un nuevo correo electrónico.
2. Si va a hacer lotes, hágalo con menos frecuencia. Si bien este estudio sugiere que la distribución por lotes no funciona cuando se realiza con frecuencia a lo largo del día, todavía diría que la distribución por lotes es una estrategia poderosa cuando se realiza con poca frecuencia. Por ejemplo, reviso si hay mensajes nuevos solo una vez al día y descubrí que paso mucho menos tiempo y atención en el correo electrónico de esta manera. La investigación respalda esto: si bien revisar su correo electrónico una vez al día puede no reducir el estrés, se ha demostrado que ahorra una cantidad significativa de tiempo. 6 )
3. No escuches exclusivamente a los "expertos". Esto es lo que pasa con los consejos de productividad personal: ¡es personal! Lo que funciona para una persona puede no funcionar para usted: todos están conectados de manera diferente, al igual que su trabajo. Al igual que con todos los consejos de productividad, pruebe cosas, siga haciendo lo que funciona y deje el resto.

Administrar el correo electrónico es una parte esencial del trabajo de conocimiento para ganarse la vida, pero al revisarlo menos y administrarlo de manera más deliberada, podemos estar menos estresados ​​y ahorrar tiempo y atención valiosos para cosas mucho más importantes.