Så här kontrollerar du din e-post mer produktivt

6

En rapport från 2012 från McKinsey Global Institute fann att den genomsnittliga personen spenderar hela 28 % av sin arbetsdag på att hantera e-post. Dessutom har andra studier upptäckt:

  • Vi kollar vår e-post i snitt 11 gånger i timmen. 1 )
  • 84 % av människorna håller e-posten öppen i bakgrunden när de arbetar. 2 )
  • 64 % av människor använder e-postaviseringar för att varna dem om nya meddelanden. 3 )
  • 70 % av alla e-postmeddelanden som tas emot öppnas inom de första 6 sekunderna efter mottagandet. 4 )
  • Efter att ha öppnat ett meddelande tar det dig i genomsnitt 64 sekunder att återuppta uppgiften du arbetade med innan den avbröts. 5 )

Den här statistiken är otrolig – och även om e-post finns överallt, är det inte utan kostnader. Som uppmärksamhetsforskaren Gloria Mark upptäckte, ju mer tid vi spenderar på e-post under en viss dag, desto lägre uppfattar vi att vår produktivitet är och desto mer stressade känner vi oss. E-post bidrar också väsentligt till känslor av kognitiv överbelastning. Enligt Gloria är ett antal faktorer ansvariga för detta, inklusive:

  • Otydlighet i e-postförfrågningar;
  • Arbetet som efterfrågas i mejl;
  • Dåliga strategier för e-posthantering;
  • Känslor av att förlora kontrollen;
  • Problem med att hålla reda på e-posttrådar;
  • Avbrott på grund av e-post;
  • Social press att snabbt svara (särskilt när avsändaren är högre upp i organisationshierarkin).

Utöver detta säger Gloria "e-post lägger i allmänhet mer kostnader på kvittot än avsändaren."

Jag har fetstilt den tredje punkten eftersom det är den som vi har mest kontroll över. Vi kan mildra en hel del av e-postinducerad stress genom att hantera den på ett mer effektivt och medvetet sätt.

Enligt Glorias forskning finns det tre huvudsakliga sätt vi kan hantera vår e-post:

  1. Genom att kontrollera när vi får ett nytt meddelande;
  2. Genom att kontrollera när vi väljer att göra det, utan hjälp av externa meddelanden (att hantera flera e-postmeddelanden samtidigt på detta sätt kallas "batching");
  3. Genom att använda en blandning av båda dessa metoder.

Vilken är mest effektiv?

För att ta reda på det spände Gloria och hennes team av forskare fast en pulsmätare på 40 anställda på Microsoft och installerade ett program på sin dator för att logga e-postaktivitet. Deltagarna rapporterade också sin dagliga produktivitet genom en undersökning varje kväll. Gloria och hennes team tittade på varje deltagares hjärtfrekvensvariabilitet – "en välvaliderad indikator på mental stress som används flitigt i forskning och kliniska studier." Efter att ha samlat in dessa data undersökte teamet stress- och produktivitetsnivåerna för de anställda i kombination med deras e-posthanteringsstrategi. De fann att 30,8 % av de anställda kollade sin e-post under hela dagen efter att ha fått aviseringar, 41 % kombinerade sin e-post och kollade efter nya meddelanden efter eget val, och 28,2 % antog en blandad strategi.

Några av deras upptäckter var fascinerande:

  1. Batchning av e-post gjorde inte anställda mer produktiva;
  2. De som batchade e-post upplevde lika mycket stress som de som kollade efter meddelanden under dagen;
  3. Ju mer tid deltagarna spenderade på e-post, desto lägre bedömde de att deras produktivitet var;
  4. Ju mer tid människor spenderar på e-post, desto högre stressnivå har de.

Några andra märkliga fynd: deltagarna tillbringade hela 1,5 timmar på e-post varje dag; de kollade efter nya meddelanden 77 gånger om dagen; och ju mer självständighet anställda hade i sina jobb, desto mindre ofta kollade de efter nya meddelanden.

Dessa fynd – särskilt de om e-postbatching – är enorma, och Gloria och hennes team håller med. "Många påståenden i de populära medierna hävdar att batchning av e-post borde leda till att människor blir mer produktiva och känner mindre stress. Vår studie fann visst stöd för dessa påståenden om produktivitet men bara med hög e-postanvändning." (Betoning min.)

Det finns några stora lärdomar att ta med sig:

  1. Det spelar ingen roll hur du föredrar att kontrollera din e-post — men du bör överväga avgiftskontrollen för meddelanden har på din produktivitet. Det tar i genomsnitt 64 sekunder att komma tillbaka på rätt spår efter att ha öppnat ett nytt e-postmeddelande.
  2. Om du ska batcha, batcha mindre ofta. Även om den här studien tyder på att batchning inte fungerar när du gör det ofta under dagen, skulle jag fortfarande hävda att batchning är en kraftfull strategi när den görs sällan. Till exempel letar jag efter nya meddelanden bara en gång om dagen och har upptäckt att jag spenderar mycket mindre tid och uppmärksamhet på e-post på detta sätt. Forskningen stöder detta: även om det inte kan minska stressen att kontrollera din e-post en gång om dagen, har det visat sig spara en betydande mängd tid. 6 )
  3. Lyssna inte enbart på "experterna". Här är grejen med personlig produktivitetsrådgivning: det är personligt! Det som fungerar för en person kanske inte fungerar för dig – alla är kopplade på olika sätt, och det är deras arbete också. Som med alla produktivitetsråd, prova saker, fortsätt göra det som fungerar och lämna resten.

Att hantera e-post är en viktig del av att göra kunskapsarbete för en levande — men genom att kontrollera det mindre och hantera det mer medvetet kan vi bli mindre stressade och spara värdefull tid och uppmärksamhet för mycket viktigare saker.

Inspelningskälla: alifeofproductivity.com

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More