Ось як ефективніше перевіряти електронну пошту

Звіт McKinsey Global Institute за 2012 рік показав, що середня людина витрачає колосальні 28% свого робочого дня на керування електронною поштою. Крім того, інші дослідження виявили:

• Ми перевіряємо нашу електронну пошту в середньому 11 разів на годину. 1 )
• 84% людей залишають електронну пошту відкритою у фоновому режимі під час роботи. 2 )
• 64% людей використовують сповіщення електронною поштою, щоб сповіщати про нові повідомлення. 3 )
• 70% усіх отриманих листів відкриваються протягом перших 6 секунд після отримання. 4 )
• Після відкриття повідомлення вам потрібно в середньому 64 секунди, щоб відновити завдання, над яким ви працювали, перш ніж вас перервали. 5 )

Ця статистика неймовірна, і хоча електронна пошта поширена всюди, вона не обходиться без витрат. Як виявила дослідник уваги Глорія Марк, чим більше часу ми витрачаємо на електронну пошту протягом певного дня, тим нижчою ми вважаємо свою продуктивність і тим більше стресу ми відчуваємо. Електронна пошта також істотно сприяє відчуттю когнітивного перевантаження. За словами Глорії, за це спричиняє ряд факторів, зокрема:

• Відсутність чіткості в запитах електронної пошти;
• Запит на роботу в електронних листах;
• Погані стратегії керування електронною поштою;
• Відчуття втрати контролю;
• Проблеми з відстеженням ланцюжків електронної пошти;
• Перебої через електронну пошту;
• Соціальний тиск на швидку відповідь (особливо коли відправник знаходиться вище в організаційній ієрархії).

Крім того, Глорія каже, що «електронна пошта зазвичай вимагає більше витрат на отримання, ніж на відправника».

Третій пункт я виділив жирним шрифтом, тому що ми маємо найбільший контроль над ним. Ми можемо пом'якшити стрес, спричинений електронною поштою, керуючи ним більш ефективним і обдуманим способом.

Згідно з дослідженням Gloria, ми можемо керувати електронною поштою трьома основними способами:

1. За допомогою перевірки кожного разу, коли ми отримуємо нове сповіщення;
2. Перевіряючи будь-коли, коли ми забажаємо, без допомоги зовнішніх сповіщень (таким способом робота з кількома електронними листами одночасно називається «пакетуванням»);
3. Використовуючи поєднання обох цих методів.

Який з них найефективніший?

Щоб це з’ясувати, Глорія та її команда дослідників прив’язали монітор серцевого ритму до 40 співробітників Microsoft і встановили на їхній комп’ютер програму для реєстрації активності електронної пошти. Учасники також повідомляли про свою щоденну продуктивність шляхом опитування щовечора. Глорія та її команда розглянули варіабельність серцевого ритму кожного з учасників — «добре перевірений показник психічного стресу, який широко використовується в дослідженнях та клінічних дослідженнях». Зібравши ці дані, команда вивчила рівень стресу та продуктивності співробітників у поєднанні з їхньою стратегією керування електронною поштою. Вони виявили, що 30,8% співробітників перевіряли свою електронну пошту протягом дня після отримання сповіщень, 41% групували свою електронну пошту та перевіряли наявність нових повідомлень за бажанням, а 28,2% прийняли змішану стратегію.

Деякі з їхніх відкриттів були вражаючими:

1. Пакетна розсилка електронної пошти не зробила співробітників більш продуктивними;
2. Ті, хто групував електронну пошту, відчували такий самий стрес, як і ті, хто перевіряв повідомлення протягом дня;
3. Чим більше часу учасники витрачали на електронну пошту, тим нижчою вони оцінювали свою продуктивність;
4. Чим більше часу люди проводять за електронною поштою, тим вище рівень стресу.

Кілька інших цікавих висновків: учасники щодня проводили колосальні 1,5 години на електронну пошту; вони перевіряли наявність нових повідомлень 77 разів на день; і чим більше автономії працівники мали на своїй роботі, тим рідше вони перевіряли наявність нових повідомлень.

Ці висновки — особливо ті, що стосуються пакетної розсилки електронної пошти — величезні, і Глорія та її команда погоджуються. «Багато стверджень у популярних ЗМІ рекламують, що пакетна розсилка електронної пошти повинна призвести до підвищення продуктивності та зниження стресу. Наше дослідження виявило певну підтримку цих заяв щодо продуктивності, але лише при високому використанні електронної пошти». (Наголос мій.)

Є кілька важливих уроків, які потрібно взяти:

1. Не має значення, як ви віддаєте перевагу перевіряти свою електронну пошту, але вам слід враховувати, що перевірка повідомлень впливає на вашу продуктивність. Після відкриття нового електронного листа потрібно в середньому 64 секунди, щоб повернутися до правильного режиму.
2. Якщо ви збираєтеся готувати пакети, робіть пакети рідше. Хоча це дослідження показує, що пакетування не працює, якщо ви робите це часто протягом дня, я все одно стверджую, що пакетування є потужною стратегією, коли виконується нечасто. Наприклад, я перевіряю наявність нових повідомлень лише раз на день і виявив, що таким чином витрачаю на електронну пошту набагато менше часу та уваги. Дослідження підтверджує це: хоча перевірка вашої електронної пошти раз на день може не зменшити стрес, було показано, що вона заощаджує значну кількість часу. 6 )
3. Не слухайте виключно «експертів». Ось що стосується персональних порад щодо продуктивності: це особисте! Те, що підходить одній людині, може не підійти для вас — усі підключені по-різному, як і їхня робота. Як і в усіх порад щодо продуктивності, пробуйте все, продовжуйте робити те, що працює, а решту залиште.

Керування електронною поштою є невід’ємною частиною роботи зі знаннями для життя, але, менше перевіряючи її та керуючи нею більш обдумано, ми можемо зменшити стрес і заощадити дорогоцінний час і увагу для набагато важливіших речей.