10 taktikat produktiivsemate ja keskendunud koosolekute läbiviimiseks

Siin on 10 võimsat viisi mõlema tegemiseks.

Koosolekute pikkuse lühendamiseks tehke järgmist.

1. Korraldage viis – minutilist koosolekut . Wall Street Journal kirjutas hiljuti artikli juhtidest, kes korraldavad viieminutiliseid koosolekuid. Nendel koosolekutel räägivad inimesed umbes 15–30 sekundit korraga, edastades olekuvärskendusi ja esitades kiireid küsimusi. Pole aega pikkadeks ettekanneteks, väikeseks jutuks ega pikaks puhutud anekdootidele. Paljud ettevõtted on kasutanud seda meetodit oma koosolekute pikkuse vähendamiseks viiele minutile 15 minutile – 60 minutilt või enamalt. Veenduge, et keegi ei tunneks end liiga mugavalt, seistes pigem kägaras kui koosolekulaua taha kogunedes.

2. Institute No Meeting Days . Teine ettevõtete jaoks toimiv strateegia on määrata teatud tööpäev koosolekute puudumise päevaks. See võimaldab kõigil veeta vähemalt ühe täieliku katkestusteta päeva, keskendudes oma kõige tähtsamale tööle.

3. Püüdke lõpetada varakult . Kui olete koosoleku kokku leppinud, keskenduge selle varajasele lõpetamisele ja mainige seda eesmärki algusest peale. See võimaldab inimestel keskenduda samale eesmärgile ja muudab liiga pika rääkimise tabuks – see rikub ära võimaluse, et koosolek lõppeb varakult. Kõik armastavad juhti, kes lõpetab koosolekud varakult ja annab inimestele osa nende ajast tagasi.

4. Alustage imelikel aegadel . Enamik koosolekuid algab :00, :15 või :45, kuna need on Outlooki vaikesätted. Koosoleku alustamine kell 9.18 ei tõmba mitte ainult inimeste tähelepanu, vaid tagab ka, et keegi ei jõuaks hiljaks. Sarnane strateegia on alustada koosolekuid kell 15, mitte tunni alguses. See annab inimestele aega teie koosolekule jõudmiseks või teie kõnele astumiseks, kui neil on eelmine kohtumine, mis hilineb.

Kohtumiste keskendumiseks tehke järgmist.

5. Järgige „ kolme põrge reeglit “. Juhid järgivad seda lihtsat reeglit. Niipea, kui koosolekul osalejatel on kolm korda edasi-tagasi vahetust ühel teemal, esitatakse see teema eraldi koosolekuks. See aitab koosolekul õigele teele tagasi saada. 1 See taktika töötab hästi koos viie minuti reegliga.

6. Võtke arvesse koosoleku tegelikku maksumust . Koosolekud on kallimad, kui arvate, kui hakkate nende maksumust dollarites ja sentides arvutama. Näiteks 10 inseneri tunniks ajaks tuppa kogumine maksab nende kollektiivse aja kohta 399,19 dollarit. 2 Kas koosolek annab nii palju lisaväärtust?

7. Keskenduge mõjule . Iga kord, kui keegi koosolekul annab olekuvärskenduse, paluge tal mainida, kuidas nende töö mõjutab teisi ruumis viibijaid. See reegel pärineb juhtimiskoolitusettevõtte tegevjuhilt Jack Skeelsilt ja tagab, et koosolekutel keskendutakse sellele, mis tegelikult muudab.

8. Ärge kunagi korraldage koosolekut ilma päevakorrata . Nagu mainitud, on see isiklik reegel. Päevakorrata koosolek on eesmärgita koosolek. Kui teil on plaanis osaleda koosolekul või kõnel, kus seda ei ole, valmistuge, kirjutades üles peamised punktid, mida soovite teada saada.

9. Tehke kindlaks , kas teie töötajad on “ tegijad “ või “ juhid “. Töötajal on tavaliselt üks kahest ajakavatüübist: juhi graafik, kus iga päev on täis koosolekuid; või tegija ajakava, mis on peaaegu alati hõre. Juhid on harjunud ühelt koosolekult teisele hüppama, samas kui tegija ajakavas olev koosolek võib hävitada tootlikkuse – piirates võimalust süveneda projekti, kirjutamisülesannetesse või logokujundusse. Võtke arvesse, kas töötaja, kellega kohtute, on tegija või juht. Nagu ütles Y Combinatori kaasasutaja Paul Graham, koos tegija ajakavaga, “üks koosolek võib lõhkuda terve pärastlõuna, jagades selle kaheks osaks, millest igaüks on liiga väike, et midagi rasket teha.”

—

Need taktikad töötavad hästi keskkondades, kus koosolekud on kontrolli alt väljunud. Mõnikord on pikendatud koosolekud siiski head – näiteks kui teil on kaugtöötajad. See viib lõpliku taktikani:

10. Muutke valitud koosolekud pikemaks, tagades kõigile võimaluse ühenduse luua . Kui rakendate selliseid ideid nagu viie minuti reegel ja koosolekupäevade keelamine, on võimalik koosolekut liiga tõhusaks muuta. Kuigi see on värskendav muutus kontorist väljas töötavatele töötajatele, pakuvad koosolekud kaugtöötajatele ja detsentraliseeritud meeskondadele võimalust tõeliselt ühendust võtta ja tervitada.

Mõne selle artikli idee ellu viimisel olge tähelepanelik ja küsige: kas kõik teie meeskonnas olevad inimesed, sealhulgas kaugtöötlejad, saavad ikka ühendust luua?

Kuigi paljud koosolekud võivad olla ajaraiskamine, tasub meeles pidada, et neil on eesmärk – need võimaldavad teil oma meeskonnatööd koordineerida ja tõhusamalt koostööd teha. Kuid ka koosolekutel on lihtne kontrolli alt väljuda. Kui see on nii koosolekutel, mida juhite ja osalete, aitavad need 10 taktikat.