Perché l’ufficio è il nostro luogo meno produttivo?

Se chiedi a molte persone dove svolgono la maggior parte del lavoro, quasi nessuno ti dirà “l’ufficio”. La gente prima fa rima su tutti i posti: la caffetteria in fondo alla strada; il loro ufficio a casa (ma solo dopo che i bambini sono andati a letto); o un aereo, quando non hanno accesso a Internet.

L’ho notato nel mio stesso lavoro. Per esempio:

• Non riesco a leggere documenti di ricerca alla mia scrivania, davanti al mio computer. Mi distraggo troppo facilmente. Ho letto questi fogli a una clip molto più veloce seduto al tavolo della cucina o in un bar.
• Scrivo molte più parole all’ora nella mia caffetteria preferita (circa il 40% in più).
• Finisco compiti semplici e veloci più velocemente in aereo o in viaggio. Altri posti, non è nemmeno vicino.

Perché è così? Perché molte persone sono così improduttive in ufficio?

Direi che è a causa di tutto il rumore mentale che sopportiamo. In ufficio, siamo circondati da innumerevoli “trigger” che innescano pensieri e abitudini improduttive, fanno deragliare la nostra produttività e ci ricordano tutto il lavoro che dobbiamo svolgere.

Questi fattori scatenanti si presentano sotto forma di interazioni con i colleghi e promemoria post-it di tutto ciò che abbiamo nel nostro piatto. Quando sentiamo i nostri colleghi lavorare al nostro fianco, ci viene ricordato che potremmo essere interrotti durante il giorno e che la nostra attenzione non è completamente nostra. I nostri computer sono dotati di innumerevoli fattori scatenanti per abitudini improduttive: collegamenti a siti Web di notizie che abbiamo aggiunto ai preferiti; avvisi e-mail che compaiono nell’angolo del nostro schermo. Tutto questo rumore ambientale porta a più rumore mentale. Ciò influisce sulla chiarezza che sentiamo mentre lavoriamo e, in definitiva, su quanto facciamo.

Gli ambienti in cui otteniamo di più sono generalmente molto più calmi e silenziosi. Questo perché le caffetterie, le lounge aeroportuali o gli uffici domestici spesso mancano dei fattori scatenanti sopra menzionati.

Fortunatamente, una volta che siamo consapevoli degli spazi in cui siamo più produttivi, possiamo usare quella conoscenza a nostro vantaggio.

Ecco alcuni semplici suggerimenti che ho trovato lavoro nella pratica:

• Pulisci il tuo ufficio. In questo modo ti verranno presentati meno segnali di distrazione nel corso della giornata. Proprio come ti senti più calmo tornando a casa in una casa pulita, avrai una maggiore chiarezza mentale in un ufficio pulito.
• Fai un elenco dei luoghi in cui hai lavorato in un determinato mese e classificali in base a quanto sei stato produttivo in quegli ambienti. Quando hai un progetto importante che richiede di accovacciarti, lavora su di esso nel punto in cui hai deciso di distrarti di meno. Completa le attività che non richiedono molta concentrazione in luoghi in cui sei meno produttivo, come l’ufficio.
• Scegli un luogo specifico per svolgere un’attività ricorrente che richiede molta concentrazione. Negli ultimi mesi ho lavorato a una nuova proposta e ne ho scritto l’80% mentre ero seduto allo stesso tavolo d’angolo di un bar che frequento. Ho allenato il mio cervello a riconoscere che ogni volta che mi siedo in quel punto, è tempo di sgretolare quel progetto specifico.

Poiché il nostro cervello è così influenzato dai segnali che ci circondano, vale la pena modificare il nostro ambiente per adattarlo ai nostri obiettivi. Queste tattiche dovrebbero aiutare!