Dlaczego biuro jest naszym najmniej produktywnym miejscem?

Jeśli zapytasz wiele osób, gdzie wykonują najwięcej pracy, prawie nikt nie powie ci „biuro". Ludzie będą najpierw rymować różne miejsca: kawiarnię na końcu ulicy; ich domowe biuro (ale dopiero po tym, jak dzieci pójdą spać); lub samolotem, gdy nie mają dostępu do internetu.

Zauważyłem to we własnej pracy. Na przykład:

• Nie mogę czytać artykułów naukowych przy biurku, przed komputerem. Zbyt łatwo się rozpraszam. Czytam te gazety w znacznie szybszym tempie, siedząc przy kuchennym stole lub w kawiarni.
• Piszę znacznie więcej słów na godzinę w mojej ulubionej kawiarni (około 40% więcej).
• Najszybciej kończę proste i szybkie zadania w samolocie lub w podróży. W innych miejscach nie jest nawet blisko.

Dlaczego tak jest? Dlaczego wiele osób jest tak nieproduktywnych w biurze?

Twierdzę, że to z powodu całego mentalnego hałasu, który znosimy. W biurze jesteśmy otoczeni niezliczonymi „wyzwalaczami”, które inicjują bezproduktywne myśli i nawyki, wykolejają naszą produktywność i przypominają nam o całej pracy, którą mamy do wykonania.

Wyzwalacze te pojawiają się w postaci interakcji ze współpracownikami i karteczek samoprzylepnych przypominających o wszystkim, co mamy na talerzu. Kiedy słyszymy, jak nasi współpracownicy pracują razem z nami, przypominamy sobie, że w ciągu dnia mogą nam przeszkadzać i że nasza uwaga nie jest całkowicie skupiona na nas. Nasze komputery są wyposażone w niezliczone wyzwalacze bezproduktywnych nawyków: linki do stron z wiadomościami, które dodaliśmy do zakładek; alerty e-mail, które pojawiają się w rogu naszego ekranu. Cały ten hałas środowiskowy prowadzi do jeszcze większego hałasu mentalnego. Wpływa to na to, jak dużą przejrzystość odczuwamy podczas pracy i ostatecznie na to, ile robimy.

Środowiska, w których wykonujemy najwięcej, są zwykle znacznie spokojniejsze i cichsze. Dzieje się tak dlatego, że w kawiarniach, poczekalniach lotniskowych lub biurach domowych często brakuje wspomnianych wyżej wyzwalaczy.

Na szczęście, kiedy jesteśmy świadomi przestrzeni, w których jesteśmy najbardziej produktywni, możemy wykorzystać tę wiedzę na naszą korzyść.

Oto kilka prostych sugestii, które sprawdziły się w praktyce:

• Posprzątaj swoje biuro. W ten sposób będziesz otrzymywać mniej rozpraszających wskazówek w ciągu dnia. Tak jak czujesz się spokojniejszy, wracając do czystego domu, będziesz miał większą jasność umysłu w czystym biurze.
• Zrób listę miejsc, w których pracowałeś w danym miesiącu, i uszereguj je według tego, jak produktywnie byłeś w tych środowiskach. Kiedy masz ważny projekt, który wymaga przykucnięcia, pracuj nad nim w miejscu, które uznasz za najmniej rozpraszające. Wykonuj zadania, które nie wymagają tak dużego skupienia, w miejscach, w których jesteś mniej produktywny, takich jak biuro.
• Wybierz konkretne miejsce, aby wykonać powtarzające się zadanie, które wymaga dużego skupienia. Pracowałem nad nową propozycją przez ostatnie kilka miesięcy i napisałem 80% z niej, siedząc przy tym samym stoliku narożnym w kawiarni, którą często odwiedzam. Wytrenowałem swój mózg, aby rozpoznawał, że za każdym razem, gdy siedzę w tym miejscu, nadszedł czas, aby odciąć się od tego konkretnego projektu.

Ponieważ nasz mózg jest pod tak dużym wpływem bodźców otaczających nas, warto zmodyfikować nasze środowisko, aby pasowało do naszych celów. Te taktyki powinny pomóc!