Cosa sapere prima di lavorare con un libero professionista

Nel mercato del lavoro in continua evoluzione di oggi, i liberi professionisti sono diventati la nuova normalità. Con i profili online, l’accesso remoto e il rapido scambio di file e idee, il freelance sembra essere la via del futuro.

L’assunzione di liberi professionisti può essere uno strumento utile per le startup e le piccole imprese che non dispongono di risorse sufficienti per sostenere i dipendenti a tempo pieno. È un modo rapido per esternalizzare progetti isolati come il design del tuo nuovo logo, una rapida consulenza legale e un copywriting esperto. Dal punto di vista aziendale, puoi ottenere ciò di cui hai bisogno con pochi o zero vincoli.

Secondo la Freelancers Union, i freelance rappresentano quasi un terzo della forza lavoro americana. Sono circa 53 milioni di persone e continuano a contare. Ma assumere il giusto libero professionista può rivelarsi un compito arduo. Con milioni di lavoratori indipendenti desiderosi di ottenere il loro prossimo cliente, devi stare attento a chi e come assumi. Di seguito, parleremo di ciò che devi sapere prima di lavorare con un libero professionista.

Dove cercare?

Quando si cerca un libero professionista, il buon senso ci dice di cercare online. Esistono numerosi siti Web che ti consentono di pubblicare offerte di lavoro in una vasta gamma di campi diversi in modo rapido e semplice. I liberi professionisti creano profili e possono candidarsi con un clic di un pulsante. Siti come Elance, Upwork, (precedentemente noto come oDesk) e Guru possono essere un ottimo punto di partenza. Offrono l’accesso a una vasta gamma di posti di lavoro e settori con molte persone di talento provenienti da tutto il mondo. Tuttavia, l’utilizzo di questi siti di solito significa che stai lanciando una vasta rete. Aspettatevi di vedere un enorme volume di candidati. L’ordinamento attraverso le parti interessate può richiedere molto tempo per non dire altro.

La ricerca di liberi professionisti all’interno di un particolare campo può portare a risultati più promettenti. Le tariffe tendono ad essere più alte, ma i candidati tendono ad avere più esperienza professionale. Ad esempio, quelli di voi che stanno cercando di assumere sviluppatori web freelance dovrebbero provare siti più piccoli come Authentic Jobs, Folyo o Gun.io.

L’assunzione di liberi professionisti sui principali siti Web tende ad attrarre candidati da tutto il mondo. Questo ha i suoi pro e contro. Potrebbe non interessarti dove vive il tuo libero professionista, ma le differenze regionali possono causare problemi lungo il percorso. Le differenze di orario possono causare un errore nella comunicazione. Se riscontri un problema con il lavoro, potrebbero essere necessarie altre dodici ore prima che il tuo libero professionista risponda. Le barriere linguistiche potrebbero rendere difficile per te comunicare la tua visione o richiedere determinati cambiamenti. Tra i lati positivi, se assumi un libero professionista offshore, tendi a farla franca addebitando una tariffa inferiore. Mentre, i richiedenti onshore tendono ad addebitare tariffe più elevate, ma di solito forniscono risultati più rapidi e accurati.

Molte piccole imprese e startup preferiscono i liberi professionisti locali di livello superiore. Questa strategia offre numerosi vantaggi. Puoi incontrare la persona faccia a faccia, stabilendo un rapporto di lavoro più concreto. I liberi professionisti hanno la possibilità di venire in ufficio. Può anche essere difficile avere un’idea della professionalità di qualcuno quando sei limitato agli scambi di e-mail e alla chat online. Se preferisci il percorso locale, prova a utilizzare bacheche locali, gruppi di incontro e annunci di lavoro. Ogni città li ha. Puoi anche provare la versione di Craigslist della tua zona.

Prima di scegliere come e dove cercare dipendenti freelance, poniti alcune di queste domande. Qual è la natura del lavoro? Il mio freelance deve venire in ufficio? Devo incontrarli faccia a faccia? Quanto spesso dovremo essere in contatto? Possono lavorare da remoto? Se hai risposto a queste domande, la tua ricerca sarà già a buon punto.

Trovare la soluzione giusta

Ora che hai un pool di candidati tra cui scegliere, inizia il vero test. A seconda del tipo di progetto che hai, potrebbe essere un enorme contributo alla tua attività o un compito relativamente piccolo. Se è il primo, devi assicurarti di assumere qualcuno che sia disposto a fare il possibile.

Metti alla prova le acque con ogni potenziale candidato e vedi quanto in profondità sono disposti ad andare. Sembrano motivati ​​a fornire il miglior risultato possibile per la tua azienda? Un grande libero professionista è colui che fa domande sulla tua visione di imprenditore e sulla tua attività nel suo insieme. Ancora meglio, ti presenteranno un ritorno sull’investimento o ROI. Ad esempio, se stai spendendo così tanti soldi per un nuovo sito Web, che tipo di guadagno potresti ottenere? Qual è il tuo target di riferimento? Quali sono i tuoi obiettivi come azienda? Capiscono il flusso di lavoro della tua azienda? Se il tuo potenziale libero professionista non sembra interessato a questi problemi, probabilmente è meglio che tu vada con qualcun altro.

È anche importante avere un’idea del tuo rapporto di lavoro. Quando possibile, parla con il tuo candidato al telefono o incontralo di persona. Parla delle loro esperienze passate, degli obiettivi per il futuro e delle competenze primarie. Per lo meno, fai loro le stesse domande online o via e-mail. Non ha senso lavorare con qualcuno che non sa comunicare.

Come con qualsiasi domanda di lavoro, chiedi di vedere alcune referenze professionali di precedenti datori di lavoro o clienti passati. Se stanno lavorando in un campo più creativo, chiedi loro esempi di lavoro precedenti. I liberi professionisti dovrebbero avere un sito Web, un blog o un profilo sui social media con esempi del loro lavoro. Se ti piace quello che vedi, probabilmente sarà perfetto.

Un altro ottimo modo per eliminare il meglio è dare al tuo libero professionista un incarico di prova da completare. Prova a inventare un frammento dell’incarico originale e guarda come si comportano bene. Questo è un ottimo modo per testare le acque prima che inizi il vero incarico. Tuttavia, non dovresti mai chiedere a un libero professionista di completare gratuitamente un progetto di esempio, non importa quanto piccolo. Ricorda che i freelance sono professionisti che lavorano e il loro tempo è prezioso, proprio come il tuo.

Infine, assicurati che abbiano il tempo giusto da dedicare al tuo progetto. Sii sincero con loro su quanto tempo ti aspetti che il progetto richieda e cosa ti aspetti dal risultato finale. Assicurati che siano in grado di comunicare in base a un programma che funzioni per te e che siano in grado di completare il progetto in tempi ragionevoli.

Negoziare le tariffe salariali

Quando si tratta di pagare il tuo libero professionista, gli importi tendono a variare notevolmente. È difficile sapere da dove cominciare. Dalla progettazione grafica alla fotografia, ogni campo ha una serie di standard diversi. Chiediti quale livello di abilità o requisiti professionali vorresti che avesse il tuo libero professionista. Un BFA? Una laurea in giurisprudenza? Da tre a cinque anni in uno studio di progettazione grafica? Più esperienza hanno, più alto è il tasso di retribuzione. I professionisti di solito guadagnano dai 20 ai 100 dollari l’ora, se non di più.

Successivamente, pensa a quante ore ti aspetteresti di impiegare per completare il progetto. Potrebbe essere necessario fare qualche ricerca da parte tua se la tua conoscenza di un particolare campo è limitata. Moltiplica il numero di ore per la tua retribuzione stimata e dovresti avere una stima approssimativa. Questo numero non è scolpito nella pietra e probabilmente oscillerà notevolmente. Dovresti essere pronto a negoziare. Presenta sempre al tuo libero professionista una somma forfettaria, non una tariffa oraria. Le tariffe orarie fanno sembrare che tu stia pagando per il loro impegno, non per un prodotto finito lucido. Alcuni freelance tendono a registrare ore senza impegnarsi ulteriormente.

Designare un supervisore del progetto

Una volta che le ruote sono in movimento, è necessario designare un project manager. A seconda delle dimensioni della tua attività, quella persona potresti essere tu. Chiunque sia, assicurati di avere qualcuno che possa rispondere tempestivamente alle domande del tuo freelancer, controllarne i progressi e verificare i risultati. Se hai intenzione di diventare il supervisore del progetto, assicurati di poter essere disponibile in ogni fase del processo.

Precauzioni legali

Ultimo ma non meno importante, il tuo accordo freelance deve soddisfare i requisiti legali adeguati. Qualsiasi accordo professionale dovrebbe essere in forma scritta. Può sembrare una semplice transazione, ma troppo spesso le cose vanno male. Se il tuo rapporto di lavoro fallisce, devi avere un contratto per cercare un consulente legale e ottenere ciò che ti è dovuto. Non vuoi rimanere bloccato a mani vuote se qualcuno semplicemente scompare. Molti imprenditori non si preoccupano di un contratto per motivi legati al tempo e al denaro. Cerca di pianificare in anticipo e ottenere un contratto formalmente scritto da un rappresentante legale. Se non puoi permetterti un contratto scritto professionalmente, scrivine uno tu stesso. È sempre meglio avere qualcosa che niente. Se prevedi di assumere più liberi professionisti in futuro, tieni a portata di mano un modello di contratto.

Successivamente, assicurati di includere una clausola di copyright. In base alle leggi statunitensi sul copyright, la persona che realizza l’opera è considerata il proprietario. Tranne quando includi una clausola di lavoro su commissione. Stabilisci che tutto ciò che il libero professionista fa è considerato lavoro su commissione. Ciò significa che qualunque cosa crei il libero professionista, è di tua proprietà. Non vuoi che un libero professionista possieda i diritti su una parte integrante della tua azienda. Ad esempio, diciamo che assumi un artista grafico freelance per disegnare una copertina per il tuo libro. Senza una clausola di lavoro su commissione, quell’immagine appartiene tecnicamente al libero professionista. Questo può portare a ogni sorta di spiacevoli dibattiti legali, soprattutto se il tuo libro riscuote un enorme successo.

Quando si tratta di una struttura di pagamento, le cose cambiano continuamente. Dovresti sempre evitare di dare un pagamento completo in anticipo. C’è sempre la possibilità che il tuo libero professionista prenda i soldi e scappi. In caso di dubbio, prova a biforcare o dividere i pagamenti. Puoi distribuire blocchi di pagamenti in base a una sequenza temporale di lavoro. Se per qualche motivo devi pagare il tuo libero professionista interamente in anticipo, assicurati di avere qualcosa per iscritto.

Abbiamo tenuto per ultimo il consiglio più importante: quando dare o meno un W2 al tuo libero professionista. Mentre il mercato del lavoro cambia, l’IRS sta reprimendo le piccole imprese e le startup che classificano erroneamente i loro liberi professionisti. Le lacune fiscali si verificano quando qualcuno viene segnalato come libero professionista invece che come dipendente W2, causando la perdita del governo. Tuttavia, determinare come classificare il tuo libero professionista può essere complicato.

Il modo migliore per mantenere i tuoi liberi professionisti classificati come liberi professionisti è tenerli sotto controllo. Pagali con una somma forfettaria fissa, non una tariffa oraria. Non pagare per strumenti o attrezzature; i liberi professionisti dovrebbero averne uno proprio. Lasciali lavorare quando e dove vogliono. Cerca di non costringerli a determinate ore. Se alcuni di questi dettagli sono semplicemente impossibili, probabilmente è meglio andare con un W2. In caso di dubbio, ricorda che ai dipendenti viene detto cosa fare, mentre ai liberi professionisti viene detto cosa deve essere fatto. Il mercato del lavoro può essere uno strumento utile per determinare quale azione intraprendere.

Conclusione

Alla fine, la scelta di un libero professionista può essere più difficile di quanto sembri. Più grande è il progetto, più complicato diventa. Utilizza siti affidabili per cercare liberi professionisti, verificarne le qualifiche e assicurarti che comprendano le tue esigenze. Pagali con una somma forfettaria anziché con tariffe orarie. Che sia tu o uno dei tuoi dipendenti, affida la supervisione a un project manager. Prendi le necessarie precauzioni legali per proteggere i tuoi interessi. Sentiti libero di aggiungere alla conversazione nei commenti qui sotto.