10 тактик для более продуктивных и целенаправленных совещаний

Вот 10 эффективных способов сделать и то, и другое.

Чтобы сократить продолжительность совещаний:

1. Проводите пяти – минутные встречи . В Wall Street Journal недавно была опубликована статья о менеджерах, которые проводят пятиминутные встречи. На этих встречах люди говорят примерно по 15-30 секунд за раз, обновляют статус и задают быстрые вопросы. Нет времени на длинные презентации, светскую беседу или многословные анекдоты. Многие компании использовали этот метод, чтобы сократить продолжительность своих совещаний до 5–15 минут — с 60 минут и более. Убедитесь, что никто не чувствует себя слишком комфортно, стоя в кучке, а не собираясь вокруг стола для совещаний.

2. Установите дни без совещаний . Еще одна стратегия, которая работает для компаний, — это объявить определенный день недели днем ​​без совещаний. Это позволяет каждому провести по крайней мере один полный день без перерыва, сосредоточившись на своей самой важной работе.

3. Стремитесь закончить раньше . Если вы запланировали встречу, сосредоточьтесь на том, чтобы закончить ее раньше, и с самого начала упомяните об этой цели. Это позволяет людям сосредоточиться на одной и той же цели и запрещает людям говорить слишком долго — они разрушают шансы на то, что встреча закончится раньше. Всем нравится менеджер, который рано заканчивает встречи и возвращает людям часть их времени.

4. Начинайте в необычное время . Большинство совещаний начинаются в :00, :15 или :45, потому что это настройки по умолчанию в Outlook. Начало встречи в 9:18 не только привлекает внимание людей, но и гарантирует, что никто не опоздает. Аналогичная стратегия заключается в том, чтобы начинать встречи в :15, а не в начале часа. Это дает людям время, чтобы добраться до вашей встречи или присоединиться к вашему звонку, когда у них есть предыдущая встреча, которая задерживается.

Чтобы ваши встречи были целенаправленными:

5. Живите по « правилу трех отказов ». Менеджеры клянутся этим простым правилом. Как только участники собрания трижды обменялись мнениями по теме, эта тема выносится на обсуждение для отдельной встречи. Это помогает встрече вернуться в нужное русло. 1 Эта тактика хорошо работает в сочетании с правилом пяти минут.

6. Учитывайте реальную стоимость встречи . Совещания обходятся дороже, чем вы думаете, если начать подсчитывать их стоимость в долларах и центах. Например, сбор 10 инженеров в комнате на час стоит 399,19 долларов США в их общем времени. 2. Имеет ли встреча такое большое значение?

7. Сосредоточьтесь на влиянии . Всякий раз, когда кто-то на собрании обновляет статус, попросите его упомянуть, как его работа влияет на других в комнате. Это правило принадлежит Джеку Скилсу, генеральному директору фирмы по обучению менеджменту, и оно гарантирует, что встречи будут сосредоточены на том, что действительно имеет значение.

8. Никогда не проводите совещание без повестки дня . Как уже упоминалось, это личное правило. Встреча без повестки — это встреча без цели. Если вы планируете посетить собрание или телефонный разговор, в котором его нет, подготовьтесь, записав основные моменты, которые вы хотите донести.

9. Определите , являются ли ваши сотрудники « производителями » или « менеджерами ». У сотрудника обычно есть один из двух типов графиков: график менеджера, где каждый день насыщен встречами; или график производителя, который почти всегда скудный. Менеджеры привыкли перескакивать с одной встречи на другую, в то время как встреча в расписании производителя может снизить производительность, ограничивая возможность глубоко погрузиться в проект, письменное задание или дизайн логотипа. Имейте в виду, является ли сотрудник, с которым вы встречаетесь, производителем или менеджером. Как сказал Пол Грэм, соучредитель Y Combinator , с графиком создателя, «одна встреча может испортить весь день, если разбить ее на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы делать что-то серьезное».

—

Эта тактика хорошо работает в условиях, когда собрания вышли из-под контроля. Однако иногда расширенные встречи — это хорошо, например, когда у вас есть удаленные сотрудники. Это приводит к последней тактике:

10. Продлите избранные встречи , чтобы у всех была возможность подключиться . При реализации таких идей, как правило пяти минут и дни без встреч, встречи можно сделать слишком эффективными. Хотя это освежающее изменение для сотрудников, работающих вне офиса, встречи — это возможность для удаленных сотрудников и децентрализованных команд по-настоящему пообщаться и поздороваться.

Реализуя несколько идей из этой статьи, помните и спрашивайте: все ли члены вашей команды, включая тех, кто работает удаленно, все еще могут подключаться?

Хотя многие встречи могут быть пустой тратой времени, стоит помнить, что у них есть цель — они позволяют вам координировать свою работу в вашей команде и сотрудничать более эффективно. Но встречи также легко могут выйти из-под контроля. Если это касается собраний, которые вы проводите и посещаете, вам помогут эти 10 приемов.