Oto jak wydajniej sprawdzać pocztę e-mail

Raport McKinsey Global Institute z 2012 roku wykazał, że przeciętna osoba spędza aż 28% swojego dnia pracy na zarządzaniu e-mailami. Ponadto inne badania wykazały:

• Pocztę elektroniczną sprawdzamy średnio 11 razy na godzinę. 1 )
• 84% osób otwiera pocztę e-mail w tle podczas pracy. 2 )
• 64% osób korzysta z powiadomień e-mail, aby powiadamiać ich o nowych wiadomościach. 3 )
• 70% wszystkich otrzymanych e-maili jest otwieranych w ciągu pierwszych 6 sekund od otrzymania. 4 )
• Po otwarciu wiadomości wznowienie zadania, nad którym pracujesz, zajmuje średnio 64 sekundy, zanim zostaniesz przerwany. 5 )

Te statystyki są niesamowite — i chociaż poczta e-mail jest wszechobecna, nie jest pozbawiona kosztów. Jak odkryła badaczka uwagi, Gloria Mark, im więcej czasu spędzamy w danym dniu na e-mailach, tym mniejszą postrzegamy naszą produktywność i tym bardziej czujemy się zestresowani. E-mail również znacząco przyczynia się do uczucia przeciążenia poznawczego. Według Glorii odpowiada za to szereg czynników, w tym:

• Brak jasności w prośbach e-mailowych;
• Praca wymagana w e-mailach;
• Słabe strategie zarządzania pocztą e-mail;
• Poczucie utraty kontroli;
• Problemy ze śledzeniem wątków wiadomości e-mail;
• Przerwy spowodowane pocztą elektroniczną;
• Presja społeczna, by szybko odpowiadać (zwłaszcza, gdy nadawca jest wyżej w hierarchii organizacyjnej).

Ponadto Gloria mówi, że „poczta e-mail generalnie wiąże się z większymi kosztami odbioru niż nadawcy”.

Pogrubiłem trzeci punkt, ponieważ to nad nim mamy największą kontrolę. Możemy złagodzić wiele stresów związanych z e-mailami, zarządzając nimi w bardziej efektywny i przemyślany sposób.

Według badań Glorii istnieją trzy główne sposoby zarządzania pocztą e-mail:

1. Sprawdzając, kiedy otrzymamy nowe powiadomienie;
2. Sprawdzając, kiedy tylko zechcemy, bez pomocy zewnętrznych powiadomień (radzenie sobie z wieloma e-mailami naraz w ten sposób nazywa się „batchingiem”);
3. Wykorzystując połączenie obu tych metod.

Który jest najskuteczniejszy?

Aby się tego dowiedzieć, Gloria i jej zespół badaczy przymocowali monitor pracy serca do 40 pracowników firmy Microsoft i zainstalowali na ich komputerach program do rejestrowania aktywności e-mail. Uczestnicy zgłaszali również swoją codzienną produktywność za pomocą ankiety przeprowadzanej każdego wieczoru. Gloria i jej zespół przyjrzeli się zmienności rytmu serca każdego uczestnika — „dobrze potwierdzonym wskaźnikom stresu psychicznego, który jest szeroko stosowany w badaniach naukowych i klinicznych”. Po zebraniu tych danych zespół zbadał poziom stresu i produktywności pracowników w połączeniu z ich strategią zarządzania pocztą e-mail. Okazało się, że 30,8% pracowników sprawdzało pocztę e-mail przez cały dzień po otrzymaniu powiadomień, 41% grupowało pocztę i sprawdzało nowe wiadomości z wyboru, a 28,2% przyjęło strategię mieszaną.

Niektóre z ich odkryć były fascynujące:

1. Grupowanie wiadomości e-mail nie zwiększyło produktywności pracowników;
2. Ci, którzy grupowali e-maile, doświadczali takiego samego stresu, jak ci, którzy sprawdzali wiadomości przez cały dzień;
3. Im więcej czasu uczestnicy spędzali na e-mailach, tym niżej oceniali swoją produktywność;
4. Im więcej czasu ludzie spędzają na e-mailach, tym wyższy jest ich poziom stresu.

Kilka innych ciekawych odkryć: uczestnicy spędzali codziennie aż 1,5 godziny na wiadomościach e-mail; sprawdzali nowe wiadomości 77 razy dziennie; a im większą autonomię mieli pracownicy w swojej pracy, tym rzadziej sprawdzali nowe wiadomości.

Te odkrycia — szczególnie te dotyczące grupowania wiadomości e-mail — są ogromne, a Gloria i jej zespół zgadzają się z tym. „W wielu popularnych mediach twierdzi się, że grupowanie wiadomości e-mail powinno prowadzić ludzi do większej produktywności i mniejszego stresu. Nasze badanie wykazało pewne poparcie dla tych twierdzeń dotyczących produktywności, ale tylko przy dużym wykorzystaniu poczty e-mail”. (Podkreśl moje.)

Jest kilka ważnych lekcji do wyniesienia:

1. Nie ma znaczenia, jak wolisz sprawdzać pocztę — ale powinieneś wziąć pod uwagę, jak sprawdzanie wiadomości wpływa na Twoją produktywność. Powrót na właściwe tory po otwarciu nowego e-maila zajmuje średnio 64 sekundy.
2. Jeśli zamierzasz grupować, rób partie rzadziej. Chociaż to badanie sugeruje, że grupowanie nie działa, gdy robisz to często w ciągu dnia, nadal twierdzę, że grupowanie jest potężną strategią, gdy jest wykonywane rzadko. Na przykład sprawdzam nowe wiadomości tylko raz dziennie i odkryłem, że spędzam w ten sposób dużo mniej czasu i uwagi na wiadomościach e-mail. Potwierdzają to badania: choć sprawdzanie poczty raz dziennie może nie zmniejszać stresu, wykazano, że pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu. 6 )
3. Nie słuchaj wyłącznie „ekspertów”. Oto kwestia porad dotyczących osobistej produktywności: to sprawa osobista! To, co działa dla jednej osoby, może nie działać dla ciebie — każdy jest inaczej podłączony, podobnie jak ich praca. Podobnie jak w przypadku wszystkich porad dotyczących produktywności, wypróbuj różne rzeczy, rób dalej to, co działa, a resztę zostaw.

Zarządzanie pocztą e-mail jest istotną częścią zarabiania na życie pracą opartą na wiedzy — ale mniej sprawdzając ją i zarządzając nią bardziej świadomie, możemy się mniej zestresować i zaoszczędzić cenny czas i uwagę na znacznie ważniejsze rzeczy.