10 najlepszych wskazówek, jak poprawić zarządzanie czasem podczas projektowania

Mądre zarządzanie czasem jako projektant może być dość trudne, ponieważ zwykle spędzasz wiele godzin siedząc przed ekranem komputera i wykonując zadanie dość wolno.

Tak naprawdę niewiele można z tym zrobić, ale mimo to istnieją sposoby na zarządzanie czasem. Oto dziesięć najważniejszych wskazówek, jak usprawnić zarządzanie czasem podczas projektowania.

1 Pozbądź się rozpraszaczy

Największym problemem, z jakim borykają się wszyscy pracownicy, jest fakt, że nieustannie rozpraszają ich różnego rodzaju rzeczy. Nie możesz wykonać swojej pracy, jeśli nie możesz skupić się na tym, co robisz. Dlatego pozbycie się rozpraszaczy jest tak ważne, aby efektywniej zarządzać czasem jako projektant.

Na przykład, jeśli stale otrzymujesz powiadomienia na telefonie, pamiętaj, aby go wyłączać za każdym razem, gdy siadasz do pracy. Wycisz go lub skonfiguruj tak, aby wyświetlał tylko najważniejsze powiadomienia, których nie możesz przegapić. Inne źródła rozpraszania uwagi to muzyka, telewizja, a nawet członkowie rodziny.

W każdym razie musisz zidentyfikować rzeczy, które powodują, że tracisz koncentrację i upewnić się, że je kontrolujesz. To pierwszy krok w kierunku poprawy produktywności i wydajności.

2 Idź na całość albo idź do domu

Wiele osób będzie cały czas kontaktować się z Tobą w sprawie mniejszych projektów, ale jeśli naprawdę chcesz lepiej zarządzać swoim czasem jako projektant, musisz zacząć ustalać swoje priorytety i akceptować większe projekty, a nie małe.

Problem z małymi projektami polega na tym, że spędzasz dużo czasu na zapoznawaniu się z każdym nowym projektem, który podejmujesz. Z drugiej strony, w przypadku większych projektów, musisz tylko zrozumieć pewne rzeczy, zanim zaczniesz nad nimi pracować przez dłuższy czas.

W ten sposób pójście na całość jest preferowanym wyborem do lepszego zarządzania czasem. Spróbuj znaleźć klientów, którzy szukają kilku zleceń do wykonania i są gotowi zapłacić za wykonanie ich wszystkich. W ten sposób upewnisz się, że spędzasz mniej czasu na szukaniu klientów.

Oczywiście, jeśli dopiero zaczynasz i nie masz imponującego portfolio, które pomogłoby Ci nawiązać kontakt z większymi klientami, możesz najpierw zgromadzić kilka mniejszych projektów do zaprezentowania. Ostatecznie wszystko zależy od celów, do których dążysz, ale profesjonaliści zawsze starają się realizować większe projekty.

3 Projektowanie trwa zbyt długo

Niektórzy projektanci mają obsesję na punkcie perfekcyjnego wykonania wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Jeśli jesteś jednym z takich projektantów, to prawdopodobnie wiesz, ile czasu zwykle zajmuje poświęcanie tak dużej uwagi wszystkiemu, co robisz.

Aby przestać zajmować się projektowaniem zbyt długo, musisz spróbować zmienić sposób myślenia i spojrzeć na swoją pracę nieco mniej poważnie. Biorąc to pod uwagę, nadal musisz być odpowiedzialny za swoją pracę. Spróbuj znaleźć dla siebie ten złoty środek i trzymaj się go.

Czasami Twoi klienci będą wymagać od Ciebie absolutnej perfekcji, ale jeśli nie są zbyt surowi, nie bądź też taki dla siebie. Przestań oceniać swoją pracę zbyt poważnie i spędzać zbyt dużo czasu, aby wszystko było jak należy.

4 Zbyt wiele spotkań

W przeciwieństwie do poprzedniego punktu, jest to problem zwykle inicjowany przez klienta, a nie przez projektanta. Jeśli zauważysz, że odbywa się zbyt wiele spotkań, od Ciebie zależy, czy spróbujesz poradzić sobie z tym problemem, aby właściwie zarządzać swoim czasem.

Jeśli Twój klient chce sprawdzać postępy niemal na każdym etapie i domaga się każdorazowego spotkania, może się okazać, że spędzisz więcej czasu na rozmowach o projekcie, niż na rzeczywistej pracy nad nim. Jest to błąd popełniany głównie przez amatorów, ale popełniają go również profesjonaliści.

Nie pozwól swoim klientom dyktować Ci każdego kroku. Wyrażaj swoją opinię, gdy wiesz, że chcesz mieć coś do powiedzenia w tej sprawie i nie bój się wyjaśniać, dlaczego coś będzie działać lepiej niż to, co proponuje klient. W końcu to ty jesteś tutaj ekspertem.

5 Zleć część swojej pracy

Jednym z najlepszych sposobów na lepsze zarządzanie czasem jest zmniejszenie obciążenia pracą. Jeśli możesz zlecić część swojej pracy na zewnątrz, będziesz mógł skupić się na bardziej istotnych częściach projektu i wykonać je znacznie szybciej.

Na przykład, jeśli wiesz, że część Twojej pracy będzie wymagała przetłumaczenia niektórych elementów Twojego projektu, możesz zlecić to firmie tłumaczeniowej, takiej jak The Word Point. W ten sposób nie będziesz musiał wydawać dużo na outsourcing zadań.

Kluczem tutaj jest zrozumienie logiki outsourcingu swojej pracy. Jeśli znasz kogoś, komu możesz powierzyć dane zadanie, zleć mu to, ale upewnij się, że jest to osoba godna zaufania. Nie chcesz, żeby twój plan poszedł strasznie źle.

6 Ogranicz testy A/B

Wielu projektantów uważa, że ​​absolutnie konieczne jest wielokrotne przetestowanie wszystkiego przed ogłoszeniem ukończenia projektu. Jednak w rzeczywistości tracisz dużo czasu, ciągle testując to, nad czym pracujesz.

Zamiast skupiać się na wydajności podczas testów A/B, spróbuj wcześnie zidentyfikować słabe punkty, a następnie pracuj nad tymi problematycznymi elementami. Nie musisz sprawdzać i testować za każdym razem, gdy wprowadzasz niewielką poprawę, ale raczej przeprowadzaj eksperymenty po wprowadzeniu poważnej zmiany.

Jeśli twój klient nalega na regularne testowanie, wyjaśnij mu, że rozsądniej będzie robić to rzadziej, ale z większym skutkiem. Liczy się to, co odkryjesz podczas testowania, a także to, jak zdecydujesz się nad tym pracować i ewentualnie ulepszyć.

Chcesz również mieć spójne wymagania testowe, aby wiedzieć, że porównujesz prawidłowe dane dotyczące wydajności. Zawsze bądź zorganizowany w tym sensie i śledź wszystkie informacje, które zbierasz podczas testów A/B.

7 Przerobienie większości projektu

Prawdopodobnie wiesz, jak bolesne jest, gdy klient każe ci całkowicie przerobić projekt. Jednak tę decyzję zwykle podejmuje projektant, a nie klient. Zamiast zmienić jakieś drobne szczegóły, projektant nagle postanawia przerobić absolutnie wszystko i kończy się to w trudnej sytuacji.

Z jednej strony chcesz, aby wszystko było zrobione idealnie, ale z drugiej oznacza to rozpoczęcie od początku. Zdecydowanie nie jest to droga, którą należy podążać, jeśli chcesz zacząć lepiej zarządzać czasem. W końcu jest to zdecydowanie najgorsza decyzja, jaką możesz podjąć.

Musisz powstrzymać się od przerabiania całości lub większości projektu, nad którym pracujesz od jakiegoś czasu. To po prostu zły wybór, aby nagle wszystko podrapać i zacząć wszystko od nowa. Poza tym twój klient też może się tym denerwować.

Jeśli stało się to Twoim nawykiem, spróbuj się go pozbyć, podobnie jak innych szkodliwych nawyków, które wpływają na Twoją produktywność. Może to obejmować ciągłe sprawdzanie telefonu, robienie przerw, które są dłuższe niż zamierzone i tak dalej.

8 Ustal swoje granice

Aby naprawdę lepiej zarządzać swoim czasem, musisz wyznaczyć sobie i innym pewne granice, które powstrzymają cię przed robieniem głupich rzeczy. Niezbędne jest posiadanie ram, których należy przestrzegać, aby praca została wykonana prawidłowo.

Pomyśl o krokach, które zwykle podejmujesz, aby stworzyć projekt. Następnie wyrzuć wszystko, co wydaje się niepotrzebne. Częściej niż nie, będzie co najmniej jedna czynność, która nie jest obowiązkowa, abyś mógł ukończyć projekt, ale i tak robisz to nieświadomie.

Jeśli wiesz, że musisz wyznaczyć granice w fizycznym tego słowa znaczeniu, zrób to. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku niezależnych projektantów pracujących w domu. Twoja rodzina nie powinna przeszkadzać Ci w pracy, więc musisz im tłumaczyć takie rzeczy.

Dobrym pomysłem jest posiadanie oddzielnego pomieszczenia biurowego, w którym będziesz mógł pracować. Postaraj się podzielić przestrzeń na czas wolny i przestrzeń do pracy, aby zaprogramować swój mózg do wykonywania pracy za każdym razem, gdy wejdziesz do odpowiedniego środowiska.

9 Wyznaczaj terminy i mierz wysoko

Po raz kolejny posiadanie ram dla siebie lub określonych wymagań dla siebie jest kluczowe. Chcesz ustalić pewien poziom standardów, do których będziesz dążyć, aby produkt został wykonany w najszybszy i najbardziej efektywny sposób.

Terminy okazały się dość motywujące, jeśli chodzi o pracę. W rzeczywistości mogą nawet zwiększyć twoją inspirację, ponieważ twój mózg działa lepiej pod presją. Wiele osób ustala sobie osobne terminy tylko dlatego, że wiedzą, że to im pomaga.

Biorąc to pod uwagę, możesz czuć się onieśmielony terminami. Jeśli nie pracujesz dobrze pod presją, lepiej trzymać się z daleka od stresu w ten sposób. W takim przypadku spróbuj zrobić małe kroki w kierunku ukończenia projektu.

Twórz małe, osiągalne cele z terminami. To zdejmie z ciebie trochę presji. Sprawi to również, że lepiej zorganizujesz swój harmonogram, co w dłuższej perspektywie doprowadzi do lepszego zarządzania czasem.

10 Trenuj, trenuj i trenuj

Wreszcie, trenuj, trenuj i trenuj się raz po raz, aby lepiej zarządzać swoim czasem. Jedynym sposobem, w jaki możesz stać się dobrym w zarządzaniu czasem, jest ciągłe doskonalenie metod, których już używasz.

Na przykład, jeśli ograniczyłeś czas spędzany na niepotrzebnych przerwach, następnym krokiem byłoby wyeliminowanie czynników rozpraszających uwagę w miejscu pracy. Zawsze jest coś, co możesz poprawić w swojej etyce pracy, więc musisz aktywnie tego szukać.

Pamiętaj, że profesjonalni projektanci mają silną wolę, która pomaga im dobrze wykonywać swoją pracę. Jednak silną wolę można wyćwiczyć – nie trzeba się z nią urodzić. Jeśli poświęcisz wystarczająco dużo czasu na rozwijanie silnego charakteru, w końcu zdasz sobie sprawę, o ile bardziej produktywny się stałeś.

Największą zaletą silnej woli jest to, że możesz powstrzymać się od rozpraszania uwagi lub zbyt długich przerw. Innymi słowy, silna wola pomaga pozbyć się lenistwa. Jeśli chcesz przestać zabijać czas, to jest droga do zrobienia.

Końcowe przemyślenia

Podsumowując, najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że profesjonalni projektanci będą mogli łatwiej zarządzać swoim czasem, ponieważ będą już znać swoje mocne i słabe strony. Kiedy już to zrozumiesz, będziesz mógł zacząć efektywniej zarządzać swoim czasem.