10 parasta vinkkiä ajanhallintasi tehostamiseen suunnittelun aikana
Ajan viisas hallinta suunnittelijana voi olla varsin haastavaa, koska vietät yleensä tuntikausia tietokoneen näytön takana ja suoritat tehtävän melko hitaasti.
Sille ei voi tehdä juuri mitään, mutta on joitain tapoja, joilla voit hallita aikaasi. Tässä on kymmenen parasta vinkkiä ajanhallintasi tehostamiseen suunnittelun aikana.
1 Päästä eroon häiriötekijöistä
Kaikenlaisten työntekijöiden suurin ongelma on se, että he saavat jatkuvasti huomionsa kaikenlaisista asioista. Et voi tehdä työtäsi, jos et voi keskittyä siihen, mitä teet. Tästä syystä häiriötekijöistä eroon pääseminen on niin tärkeää, jotta voit hallita aikasi tehokkaammin suunnittelijana.
Jos esimerkiksi saat jatkuvasti ilmoituksia puhelimeesi, muista sammuttaa se aina, kun istut töihin. Mykistä se tai määritä se siten, että näet vain tärkeimmät ilmoitukset, joita et missaa. Muita häiriötekijöitä ovat musiikki, televisio ja jopa perheenjäsenet.
Joka tapauksessa sinun on tunnistettava asiat, jotka saavat sinut menettämään keskittymisesi, ja varmista, että pidät ne kurissa. Se on ensimmäinen askel kohti tuottavuuden ja suorituskyvyn parantamista.
2 Mene isoon tai mene kotiin
Monet ihmiset ottavat sinuun yhteyttä pienistä projekteista koko ajan, mutta jos haluat todella kehittyä paremmin hallitsemaan aikasi suunnittelijana, sinun on alettava saada prioriteetit kohdalleen ja hyväksyä isommat projektit pienten sijaan.
Pienten projektien ongelmana on, että joudut käyttämään paljon aikaa tutustuaksesi jokaiseen uuteen projektiin. Toisaalta isommissa projekteissa sinun tarvitsee vain ymmärtää joitain asioita, ennen kuin aloitat työskentelyn pidemmän aikaa.
Tällä tavalla isosti meneminen on ensisijainen valinta ajan hallintaan. Yritä löytää asiakkaita, jotka etsivät useita tehtäviä töitä ja ovat valmiita maksamaan sinulle niistä kaikista. Näin varmistat, että käytät vähemmän aikaa myös asiakkaiden etsimiseen.
Tietenkin, jos olet vasta aloittamassa ja sinulla ei ole vaikuttavaa portfoliota, joka voisi auttaa sinua saamaan yhteyden isompiin asiakkaisiin, sinun kannattaa ehkä ensin kerätä esille joitain pienempiä projekteja. Loppujen lopuksi kaikki riippuu tavoittelemistasi tavoitteista, mutta ammattilaiset yrittävät aina mennä suurempiin projekteihin.
3 Suunnittelu kestää liian kauan
Jotkut suunnittelijat ovat pakkomielle tehdä kaikki täydellisesti pienimpiä yksityiskohtia myöten. Jos olet yksi tällainen suunnittelija, tiedät luultavasti kuinka paljon aikaa kestää, kun kiinnität niin tarkasti kaikkeen mitä teet.
Jotta suunnittelu ei kestä liian kauan, sinun on yritettävä muuttaa ajattelutapaasi ja tarkastella työtäsi hieman vähemmän vakavasti. Siitä huolimatta sinun on silti oltava vastuussa työstään. Yritä löytää se kultainen keskitie itsellesi ja pysy siinä.
Joskus asiakkaasi ovat niitä, jotka vaativat sinulta täydellisyyttä, mutta jos he eivät ole liian tiukkoja, älä ole sellainen myös itsellesi. Älä arvioi työsi liian vakavasti ja käytä liikaa aikaa saadaksesi kaiken oikein.
4 Liian monta kokousta
Toisin kuin edellisessä kohdassa, tämä ongelma on yleensä asiakkaan eikä suunnittelijan aloitteesta. Jos huomaat, että tapaamisia on liian monta, sinun on yritettävä käsitellä tätä ongelmaa, jotta voit hallita aikasi oikein.
Jos asiakkaasi haluaa tarkistaa edistymisen melkein jokaisessa vaiheessa ja vaatii kokouksen pitämistä joka kerta, saatat viettää enemmän aikaa projektista puhumiseen sen sijaan, että työskentelet sen parissa. Tämä on enimmäkseen amatöörien tekemä virhe, mutta myös ammattilaiset tekevät sen.
Älä anna asiakkaidesi sanella jokaista askeltasi. Kerro mielipiteesi, kun tiedät, että haluat sanoa sanan asiassa, äläkä pelkää selittää, miksi jokin toimii paremmin kuin asiakkaasi ehdottaa. Loppujen lopuksi sinä olet asiantuntija täällä.
5 Ulkoista osa työstäsi
Yksi parhaista tavoista hallita aikaa paremmin on vähentää työmäärääsi. Jos voit ulkoistaa osan työstäsi, voit keskittyä projektin oleellisimpiin osiin ja saada ne valmiiksi paljon nopeammin.
Jos esimerkiksi tiedät, että osa työstäsi edellyttää joidenkin suunnittelusi elementtien kääntämistä, voit ulkoistaa sen käännöspalvelulle, kuten The Word Pointille. Tällä tavalla sinun ei tarvitse kuluttaa paljon ulkoistamiseen.
Tärkeintä tässä on ymmärtää työn ulkoistamisen logiikka. Jos tunnet jonkun, johon voit luottaa kyseisen tehtävän, ulkoista se hänelle, mutta varmista, että hän on luotettava henkilö. Et halua suunnitelmasi menevän pahasti pieleen.
6 Vähennä A/B-testausta
Monet suunnittelijat uskovat, että on ehdottoman välttämätöntä testata kaikki monta kertaa ennen kuin hanke julistetaan valmiiksi. Menetät kuitenkin paljon aikaa, kun testaat jatkuvasti työtäsi.
Sen sijaan, että keskittyisit suorituskykyyn A/B-testauksen aikana, yritä tunnistaa heikot kohdat varhaisessa vaiheessa ja käsitellä sitten ongelmallisia elementtejä. Sinun ei tarvitse tarkistaa ja testata joka kerta, kun teet pieniä parannuksia, vaan mieluummin tehdä joitain kokeita, kun olet tehnyt suuren muutoksen.
Jos asiakkaasi vaatii säännöllisesti testaamista, selitä hänelle, että on järkevämpää tehdä se harvemmin, mutta tehokkaammin. Tärkeää on se, mitä huomaat testauksen aikana, sekä se, kuinka päätät työskennellä sen parissa ja mahdollisesti parantaa sitä.
Haluat myös yhdenmukaiset testausvaatimukset, jotta tiedät, että vertaat kelvollisia suorituskykytietoja. Ole aina organisoitu tässä mielessä ja pidä kirjaa kaikista A/B-testauksen aikana keräämistäsi tiedoista.
7 Suurimman osan suunnittelusta uudelleenkäsittely
Tiedät luultavasti kuinka tuskallista on, että asiakkaasi käskee sinua muokkaamaan suunnittelua kokonaan uudelleen. Kuitenkin tämän päätöksen tekee yleensä suunnittelija eikä asiakas. Pienten yksityiskohtien muuttamisen sijaan suunnittelija päättää yhtäkkiä työstää kokonaan kaiken uudelleen ja päätyy vaikeaan tilanteeseen.
Yhdeltä puolelta haluat, että kaikki tehdään täydellisesti, mutta toisaalta tämä tarkoittaa alusta. Tämä ei todellakaan ole oikea tie, jos haluat alkaa hallita aikaa paremmin. Loppujen lopuksi tämä on ylivoimaisesti huonoin päätös, jonka voit tehdä.
Sinun on pidättäydyttävä työstämästä koko suunnittelua tai suurinta osaa suunnittelusta, jonka parissa olet työstänyt jonkin aikaa. On yksinkertaisesti huono valinta raapia yhtäkkiä koko juttu ja aloittaa alusta. Lisäksi asiakkaasi voi myös ärsyyntyä siitä.
Jos tästä on tullut tapasi, yritä päästä eroon siitä, kuten muistakin tuottavuuteen vaikuttavista haitallisista tavoista. Näitä voivat olla puhelimen jatkuva tarkistaminen, suunniteltua pidemmät tauot ja niin edelleen.
8 Aseta rajasi
Jotta voisit todella alkaa hallita aikaasi paremmin, sinun on asetettava tietyt rajat itsellesi ja muille, jotka estävät sinua tekemästä typeriä asioita. On tärkeää, että sinulla on puitteet, joita noudatetaan, jotta työ voidaan tehdä kunnolla.
Ajattele vaiheita, joita yleensä teet suunnittelun luomiseksi. Heitä sitten pois kaikki tarpeettomalta vaikuttava. Useimmiten tulee olemaan ainakin yksi toimenpide, joka ei ole pakollinen, jotta voit suorittaa suunnittelun loppuun, mutta teet sen joka tapauksessa tiedostamatta.
Jos tiedät, että sinun on asetettava rajat sanan fyysisessä merkityksessä, tee se. Tämä koskee erityisesti kotona työskenteleviä freelance-suunnittelijoita. Perheesi ei saisi häiritä sinua ollessasi töissä, joten sinun on selitettävä tällaiset asiat heille.
On hyvä idea olla erillinen toimistotila, jossa voit työskennellä. Yritä jakaa vapaa-ajan tilasi ja työtilasi ohjelmoidaksesi aivosi suorittamaan työn joka kerta, kun astut sopivaan ympäristöön.
9 Aseta määräajat ja tähtää korkealle
Jälleen kerran, puitteet itsellesi tai tietyt vaatimukset itsellesi on ratkaisevan tärkeää. Haluat asettaa tietyn tason standardeja, joita pyrit vastaamaan saadaksesi tuotteen valmiiksi nopeimmalla ja tehokkaimmalla tavalla.
Määräajat ovat osoittautuneet varsin motivoiviksi työnteon suhteen. Itse asiassa ne voivat jopa lisätä inspiraatiotasi, koska aivosi toimivat paremmin paineen alla. Monet ihmiset asettavat itselleen erilliset määräajat vain siksi, että he tietävät, että se auttaa heitä.
Tästä huolimatta saatat tuntea olosi pelottavaksi määräaikojen takia. Jos et työskentele hyvin paineen alla, on parempi pysyä poissa stressaamasta itseäsi tällä tavalla. Yritä tässä tapauksessa ottaa vauvaaskelia kohti projektin loppuun saattamista.
Luo pieniä saavutettavia tavoitteita määräajoin. Tämä poistaa painetta sinusta. Se myös saa sinut järjestämään aikataulusi paremmin, mikä johtaa parempaan ajanhallintaan pitkällä aikavälillä.
10 Juna, juna ja juna
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, harjoittele, harjoittele ja harjoittele itseäsi yhä uudelleen ja uudelleen, jotta voit paremmin hallita aikaasi. Ainoa tapa tulla hyväksi ajanhallinnassa on parantaa jatkuvasti jo käyttämiäsi menetelmiä.
Jos olet esimerkiksi vähentänyt tarpeettomiin tauoihin käyttämääsi aikaa, seuraava askel on poistaa häiriötekijät työtilastasi. Työmoraalissasi on aina jotain, jota voit parantaa, joten sinun on etsittävä sitä aktiivisesti.
Muista, että ammattisuunnittelijoilla on vahva tahto, joka auttaa heitä tekemään työnsä hyvin. Vahvaa tahtoa voi kuitenkin harjoitella – sen kanssa ei tarvitse syntyä. Jos omistat tarpeeksi aikaa vahvan luonteen kehittämiseen, huomaat lopulta kuinka paljon tuottavammaksi olet tullut.
Vahvan tahdon suurin etu on, että voit estää itseäsi hajamielliselta tai jäämästä tauolle liian pitkiksi. Toisin sanoen vahva tahto auttaa sinua pääsemään eroon laiskuudesta. Jos haluat lopettaa ajan tappamisen, tämä on oikea tapa.
Lopulliset ajatukset
Lopuksi tärkeintä on muistaa, että ammattisuunnittelijat voivat hallita aikansa helpommin, koska he tietävät jo omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Kun olet selvittänyt ne, voit myös alkaa hallita aikaasi tehokkaampaan suunnitteluun.