La tua guida per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Una comunicazione efficace è necessaria, non importa dove ti trovi o con chi potresti parlare.

Sul posto di lavoro, tuttavia, le capacità comunicative sono forse l’unico tratto personale che può determinare il successo della tua carriera. Infatti, la mancanza di una comunicazione efficace può interrompere altri fattori come l’efficienza, gli obiettivi e il morale di un’azienda.

Il termine “buone capacità comunicative” è stato così abusato che le persone sono diventate incerte sul suo significato. Buone capacità comunicative indicano la capacità di comprendere istruzioni e trasmettere informazioni in modo semplice ma non ambiguo. È una delle abilità più basilari ma essenziali che si può possedere come dipendente.In effetti, le capacità comunicative sono una delle prime cose che gli intervistatori giudicano in un candidato.

Elementi di comunicazione efficace

Spesso le persone dimenticano che le buone capacità comunicative costituiscono qualcosa di più che “essere in grado di parlare bene”. Certo, la competenza linguistica è essenziale per comunicare in modo efficace. Ma ci sono molti altri elementi per una comunicazione efficace.

Ascolto attivo

La comunicazione è una strada a doppio senso. Ecco perché ascoltare è altrettanto importante, se non di più, del parlare. Sul posto di lavoro, devi ascoltare la persona di fronte a te per capire il suo processo di pensiero. Senza un ascolto attivo, potresti dire qualcosa che è fuori tema con conseguenti problemi di comunicazione. Uno dei modi migliori per praticare l’ascolto attivo è fare domande. Puoi anche riformulare ciò che hanno detto e ripeterglielo. Questo assicurerà all’altra persona che hai capito cosa stavano cercando di comunicare.

Pazienza

Attraverserai un gruppo eterogeneo di persone sul posto di lavoro. Durante una conversazione, può essere frustrante e travolgente quando sembra che tu non riesca a far capire il tuo punto di vista. Quindi, è importante esercitarsi ad essere pazienti non solo con gli altri ma anche con se stessi. Non puoi aspettarti che tutti quelli che incontri ti capiscano al primo tentativo. Prenditi il ​​tuo tempo e faglielo capire. Questo è particolarmente cruciale se ti trovi in ​​una posizione di leadership come un manager o un team leader. Devi essere paziente con il tuo team in modo che si senta sicuro e possa comunicare più apertamente con te. La comunicazione aperta è essenziale per il lavoro di squadra.

Chiarezza e coesione

Prima di iniziare qualsiasi conversazione sul posto di lavoro, assicurati di avere uno scopo dietro di essa. Tieni una nota nella tua testa su ciò che stai cercando di ottenere da questa comunicazione. Crea uno schema dei punti che desideri consegnare. Perché per quanto sia importante inviare il messaggio giusto, è anche importante farlo in modo chiaro e coerente. La mancanza di chiarezza porterà solo a confusione ed errori, che alla fine si tradurranno in ritardi e decisioni sbagliate. Indipendentemente dal fatto che tu stia parlando con un collega, un anziano o un subordinato, ricorda di mantenere la conversazione chiara e pertinente. La chiarezza comporterà che le cose vengano fatte in modo tempestivo.

Empatia

Lavorare come parte di una squadra significa che dovrai essere aperto anche alle idee di altre persone. Quindi, indipendentemente dal fatto che tu sia d’accordo o meno con loro, devi trovarlo in te stesso per essere aperto alle loro idee e opinioni. Anche quando non sei d’accordo con qualcuno, devi rispettare la sua opinione. Sì, è più facile a dirsi che a farsi. Ma devi entrare in empatia con la persona, metterti nei suoi panni per capire perché potrebbe essersi comportata in un certo modo. Inoltre, puoi sempre fare domande per capire meglio la loro situazione.

Attitudine positiva

Abbiamo tutti brutti giorni o giorni in cui ci sentiamo sotto il tempo. Mentre va bene concedersi un po’ di tempo per riprendere il ritmo, non portare quell’energia al lavoro. Non lasciare che influisca sul modo in cui tratti con le persone al lavoro. Cerca di mantenere un atteggiamento positivo sul lavoro indipendentemente da ciò che potrebbe accadere nella tua vita personale. D’altra parte, se hai problemi con le persone al lavoro, parlane! Rivolgiti a quelle persone e trova un modo per superarlo e superare i tuoi problemi. Qualunque cosa tu faccia, ricorda solo di affrontare la situazione. Perché se scegli di sopprimerlo, le tue sfide non faranno che aumentare, fino al punto di appesantirti e quindi peggiorare le cose.

Tono di voce

Il tono di voce è un elemento cruciale nel processo di comunicazione. Può impostare l’intero stato d’animo della conversazione. Ad esempio, se inizi la conversazione in modo irritato o aggressivo, è molto probabile che la persona con cui stai parlando risponderà allo stesso modo. Il tono di voce include le emozioni che incorpori così come il volume che usi. Una frase può avere più significati a seconda del tuo tono e delle parole che hai scelto di enfatizzare. Inoltre, il tono di voce non è applicabile solo alle conversazioni con i colleghi, ma anche per i lavori a contatto con i clienti. Soprattutto se non vuoi peggiorare la situazione con un cliente già arrabbiato, devi parlare con loro con calma.

Onestà e apertura

Una buona comunicazione richiede che le persone siano oneste e aperte l’una con l’altra. Cerca di avere una mente aperta quando parli con qualcuno. Impegnati a comprendere il loro punto di vista prima di saltare a una conclusione o ribattere contro di loro portando a una discussione inutile. Prova a negoziare e raggiungi una via di mezzo. Affrontare ogni conversazione con una mente aperta si tradurrà in risultati più positivi. Inoltre, sii sempre onesto. Se hai problemi con qualcosa al lavoro, rivolgiti a un responsabile delle risorse umane o al tuo manager. Indica le cose che potrebbero infastidirti. Se entri con un approccio onesto, lo percepiranno e si abbandoneranno sinceramente alla conversazione.

Come implementare una comunicazione efficace sul lavoro

In qualità di datore di lavoro, è importante che tu faccia uno sforzo per implementare una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Dopotutto, una comunicazione efficace porta a uno spazio di lavoro produttivo. Ma quando hai a che fare con così tante persone contemporaneamente può essere leggermente opprimente. Questo perché differiscono tutti in termini di personalità, processi mentali, capacità di comprensione, etica del lavoro e così via.

Ecco alcuni modi con l’aiuto dei quali puoi implementare una comunicazione efficace tra i tuoi dipendenti:

Programmi di formazione dei dipendenti

Come accennato in precedenza, ogni dipendente è diverso. Non è necessario che tutti siano socievoli o abbiano abilità interattive. A volte devi tirarlo fuori dalle persone. Un ottimo modo per farlo è organizzare programmi di formazione dei dipendenti sul posto di lavoro. Questi programmi possono guidare le persone su come rilassarsi l’una di fronte all’altra e sentirsi più a loro agio nella socializzazione. I dipendenti possono imparare come una comunicazione efficace può aumentare i loro livelli di produttività. Il tuo programma può consistere in argomenti come capacità di ascolto, fondamenti di comunicazione, comunicazione online, ecc.

Fai un esempio

Uno dei modi migliori per coinvolgere i dipendenti con una comunicazione efficace è dare l’esempio. Modellare una comunicazione buona ed efficace di fronte ai tuoi dipendenti può essere un ottimo modo per incoraggiare l’apprendimento sociale. Ciò è particolarmente applicabile alle piccole imprese e alle aziende in cui la natura e l’atteggiamento di un datore di lavoro possono avere un impatto importante sulla mentalità del dipendente. La maggior parte del loro lavoro prevede la comunicazione faccia a faccia tra loro su base quotidiana.

Quindi, se il datore di lavoro dà il buon esempio, i dipendenti seguiranno. I dipendenti modelleranno il loro comportamento secondo l’esempio dato dal loro capo. D’altra parte, se lavori in una grande azienda, puoi accoppiare nuovi dipendenti con vecchi dipendenti che già praticano una comunicazione efficace.

Supervisori

Un altro modo efficace per implementare capacità di comunicazione efficaci sul posto di lavoro è inserire dipendenti con capacità di comunicazione efficaci in ruoli di supervisione o di leadership. Essendo un caposquadra o un supervisore, questi dipendenti possono trasferire queste competenze ai loro colleghi. Di conseguenza, le squadre o i gruppi di cui saranno responsabili seguiranno. Inoltre, quando i dipendenti vedranno le persone essere promosse a livelli di supervisione, non solo fisseranno il livello giusto per ogni dipendente, ma li motiveranno anche a lavorare di più sulle proprie capacità.

Valutazioni delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono una grande fonte di motivazione per i dipendenti. Una politica che i datori di lavoro possono attuare consiste nell’includere capacità di comunicazione ed efficienza nei loro rapporti o valutazioni sulle prestazioni. In questo modo i dipendenti saranno motivati ​​a lavorare sulle proprie capacità comunicative e raggiungere i propri obiettivi. Puoi anche fissare obiettivi per i dipendenti e dare loro incentivi per raggiungerli. Puoi offrire premi o impostare un programma di premi per i dipendenti che raggiungono i loro obiettivi di comunicazione.

Esercizi di costruzione del gruppo

Gli esercizi di team building sono un ottimo modo per far legare le persone e conoscersi. E migliore è il legame tra i dipendenti, migliore è la loro capacità di comunicare tra loro. Coinvolgi i tuoi team e dipendenti in attività che li porteranno a lavorare in modo coeso per rafforzare la loro comunicazione reciproca.

Semplifica i canali di comunicazione

La maggior parte delle aziende si impegna in canali e catene di comunicazione rigidi che rendono difficile il libero flusso di comunicazione all’interno dell’organizzazione. Monitorare costantemente i loro canali di comunicazione come e-mail, messaggi istantanei, canali lenti, ecc. non farà che aggiungere stress inutile ai tuoi dipendenti. Crea canali di occupazione più facili da attraversare e non sovraccaricare i dipendenti. Rendere la dirigenza superiore più aperta e accessibile per i subordinati. Quando i canali di comunicazione sono più semplici, i dipendenti si impegneranno a comunicare più spesso, il che si tradurrà in un miglioramento delle loro capacità comunicative.

Conduci sessioni individuali

È dimostrato efficace che i dipendenti hanno maggiori probabilità di parlare e comunicare quando si parla personalmente. In qualità di manager, devi condurre frequenti sessioni individuali con i tuoi datori di lavoro. Che si tratti di un nuovo dipendente che si unisce come matricola o del collaboratore che ha lavorato presso la tua azienda negli ultimi 4 anni. Trova il tempo per tutti. Mantieni il tuo comportamento calmo ed equilibrato per tutta la sessione. Mantieni il contatto visivo naturale e falli sentire a loro agio.

Implementa un sistema di feedback

La comunicazione unidirezionale può andare solo così lontano. Invio di messaggi, e-mail, newsletter, ecc. Inviano solo un lato del messaggio. Implementa un sistema di feedback nel sistema della tua azienda. Incoraggia i dipendenti a partecipare e inviare feedback, incoraggiali a porre domande. Questo non solo li farà sentire ascoltati, ma permetterà loro anche di comunicare meglio con la direzione. Questo può essere fatto con l’aiuto di moduli online o durante le riunioni del personale. Questo metodo è ottimo anche per accogliere alcuni miglioramenti e idee genuini che possono essere presi in considerazione.

Indipendentemente dal campo in cui lavoriamo, abbiamo tutti stili e modi di comunicare diversi. I dipendenti trascorrono gran parte delle loro giornate lavorando in ufficio. Aiutarli a rimanere in contatto con la missione e la visione dell’organizzazione è un modo per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Più aperti ed efficaci sono i canali di comunicazione sul posto di lavoro, meglio possiamo gestire le voci e la mancanza di fiducia che si verificano quando i dipendenti sentono di non essere ascoltati o tenuti al corrente.