Su guía para la comunicación efectiva en el lugar de trabajo
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La comunicación efectiva es necesaria sin importar dónde se encuentre o con quién pueda hablar.
Sin embargo, en un lugar de trabajo, las habilidades de comunicación son quizás el único rasgo personal que puede determinar el éxito de su carrera. De hecho, la falta de una comunicación eficaz puede alterar otros factores como la eficiencia, los objetivos y la moral de una empresa.
El término “buenas habilidades de comunicación” se ha abusado tanto que la gente se ha vuelto insegura acerca de su significado. Las buenas habilidades de comunicación indican ser capaz de comprender instrucciones y transmitir información de una manera simple pero sin ambigüedades. Es una de las habilidades más básicas pero esenciales que usted necesita. puede poseer como empleado De hecho, las habilidades de comunicación son una de las primeras cosas que los entrevistadores juzgan en un candidato.
Elementos de la comunicación efectiva
Muchas veces las personas olvidan que las buenas habilidades de comunicación constituyen más que “ser capaz de hablar bien”. Claro, el dominio del idioma es esencial para comunicarse de manera efectiva. Pero hay muchos otros elementos para una comunicación efectiva.
##### Escucha activa
La comunicación es un camino de dos vías. Por eso, escuchar es tan importante, si no más, que hablar. En el lugar de trabajo, debe escuchar a la persona que está frente a usted para comprender su proceso de pensamiento. Sin una escucha activa, es posible que diga algo fuera del tema que resulte en una falta de comunicación. Una de las mejores maneras de practicar la escucha activa es haciendo preguntas. También puede reformular lo que han dicho y repetírselo. Esto le asegurará a la otra persona que has entendido lo que estaba tratando de comunicar.
##### Paciencia
Te cruzarás con un grupo diverso de personas en tu lugar de trabajo. Durante una conversación, puede ser frustrante y abrumador cuando parece que no puedes expresar tu punto de vista. Por lo tanto, es importante practicar el ser paciente no solo con los demás sino también contigo mismo. No puede esperar que todos los que conoce lo entiendan a la primera. Tómese su tiempo y hágales entender. Esto es especialmente crucial si se encuentra en una posición de liderazgo, como gerente o líder de equipo. Debe ser paciente con su equipo para que se sientan seguros y puedan comunicarse más abiertamente con usted. La comunicación abierta es esencial para el trabajo en equipo.
##### Claridad y Cohesión
Antes de iniciar cualquier conversación en su lugar de trabajo, asegúrese de tener un propósito detrás. Mantenga una nota en su cabeza sobre lo que está tratando de lograr con esta comunicación. Cree un esquema de los puntos que desea entregar. Porque tan importante como es enviar el mensaje correcto, también es importante hacerlo de manera clara y coherente. La falta de claridad solo conducirá a la confusión y al error, lo que en última instancia dará como resultado demoras y una mala toma de decisiones. Independientemente de si está hablando con un colega, un superior o un subordinado, recuerde mantener la conversación clara y directa. La claridad dará como resultado que las cosas se hagan en el momento oportuno.
##### Empatía
Trabajar como parte de un equipo significa que también deberá estar abierto a las ideas de otras personas. Por lo tanto, independientemente de si está de acuerdo o no con ellos, debe descubrir en sí mismo cómo estar abierto a sus ideas y opiniones. Incluso cuando no estés de acuerdo con alguien, debes respetar su opinión. Sí, es más fácil decirlo que hacerlo. Pero necesitas empatizar con la persona, ponerte en su lugar para entender por qué pudo haber actuado de cierta manera. Además, siempre puede hacer preguntas para comprender mejor su situación.
##### Actitud positiva
Todos tenemos días malos o días en los que nos sentimos mal. Si bien está bien permitirse algo de tiempo para volver al ritmo, no lleve esa energía al trabajo. No dejes que afecte la forma en que tratas a las personas en el trabajo. Trate de mantener una actitud positiva en el trabajo independientemente de lo que pueda estar sucediendo en su vida personal. Por otro lado, si tienes problemas con la gente en el trabajo, ¡coméntalo! Acérquese a esas personas y descubra una manera de superarlo y superar sus problemas. Hagas lo que hagas, solo recuerda abordar la situación. Porque si elige suprimirlo, sus desafíos solo se harán más grandes, hasta el punto de abrumarlo y, por lo tanto, empeorar las cosas.
##### Tono de voz
El tono de voz es un elemento crucial en el proceso de comunicación. Puede establecer todo el estado de ánimo de la conversación. Por ejemplo, si inicias la conversación de manera irritada o agresiva, es muy probable que la persona con la que estás hablando responda de manera similar. El tono de voz incluye las emociones que incorporas, así como el volumen que usas. Una oración puede tener múltiples significados dependiendo de su tono, así como de las palabras que elija enfatizar. Además, el tono de voz no solo se aplica a las conversaciones con colegas, sino también a los trabajos de atención al cliente. Especialmente si no desea empeorar las situaciones con un cliente que ya está enojado, debe hablar con él con calma.
##### Honestidad y Apertura
La buena comunicación requiere que las personas sean honestas y abiertas entre sí. Trate de tener una mente abierta cuando hable con alguien. Comprométase a comprender su punto de vista antes de llegar a una conclusión precipitada o replicarle bruscamente que conduzca a una discusión sin sentido. Intenta negociar y llegar a un término medio. Abordar cada conversación con una mente abierta dará como resultado resultados más exitosos. Además, sé siempre honesto. Si tiene problemas con algo en el trabajo, acérquese a un departamento de recursos humanos oa su gerente. Señale las cosas que le pueden molestar. Si entras con un enfoque honesto, lo percibirán y disfrutarán de la conversación genuinamente.
### Cómo implementar una comunicación efectiva en el trabajo
Como empleador, es importante que haga un esfuerzo para implementar una comunicación efectiva en su lugar de trabajo. Después de todo, la comunicación efectiva conduce a un espacio de trabajo productivo. Pero cuando se trata de tanta gente a la vez, puede ser un poco abrumador. Esto se debe a que todos difieren en términos de personalidad, procesos de pensamiento, capacidad de comprensión, ética de trabajo, etc.
Aquí hay algunas formas con la ayuda de las cuales puede implementar una comunicación efectiva entre sus empleados:
##### Programas de capacitación para empleados
Como se mencionó anteriormente, cada empleado es diferente. No es necesario que todos sean sociales o tengan habilidades interactivas. A veces es necesario sacarlo de la gente. Una excelente manera de hacerlo es organizando programas de capacitación para empleados en el trabajo. Estos programas pueden guiar a las personas sobre cómo relajarse frente a los demás y sentirse más cómodos en la socialización. Los empleados pueden aprender cómo la comunicación efectiva puede aumentar sus niveles de productividad. Su programa puede consistir en temas como habilidades de escucha, fundamentos de comunicación, comunicación en línea, etc.
##### Fijar un ejemplo
Una de las mejores maneras de lograr que los empleados participen con una comunicación efectiva es dando el ejemplo. Modelar una comunicación buena y efectiva frente a sus empleados puede ser una excelente manera de fomentar el aprendizaje social. Esto es especialmente aplicable a las empresas y empresas más pequeñas donde la naturaleza y la actitud de un empleador pueden tener un gran impacto en la mentalidad del empleado. La mayor parte de su trabajo consiste en comunicarse cara a cara entre sí todos los días.
Por lo tanto, si el empleador da un buen ejemplo, los empleados seguirán adelante. Los empleados modelarán su comportamiento de acuerdo con el ejemplo establecido por su jefe. Por otro lado, si está trabajando en una gran empresa, puede emparejar a nuevos empleados con empleados antiguos que ya practican una comunicación efectiva.
##### supervisores
Otra forma efectiva de implementar habilidades de comunicación efectivas en su lugar de trabajo es colocar empleados con habilidades de comunicación efectivas en roles de supervisión o liderazgo. Al ser un líder de equipo o un supervisor, estos empleados pueden transferir estas habilidades a sus compañeros de trabajo. Como resultado, los equipos o grupos de los que serán responsables seguirán adelante. Además, cuando los empleados vean que las personas son promovidas a niveles de supervisión, no solo establecerá el estándar correcto para cada empleado, sino que también los motivará a trabajar más duro en sus habilidades.
##### Evaluación de Rendimiento
Las evaluaciones de desempeño son una gran fuente de motivación para los empleados. Una política que los empleadores pueden implementar es incluir habilidades de comunicación y eficiencia en sus informes o evaluaciones de desempeño. De esta manera, los empleados estarán motivados para trabajar en sus habilidades de comunicación y lograr sus objetivos. También puede establecer objetivos para los empleados y darles incentivos para alcanzar esos objetivos. Puede ofrecer recompensas o configurar un programa de recompensas para los empleados que alcancen sus objetivos de comunicación.
##### Ejercicios de trabajo en equipo
Los ejercicios de creación de equipos son una excelente manera de hacer que las personas se vinculen y se conozcan entre sí. Y cuanto mejor sea el vínculo entre los empleados, mejor se comunicarán entre ellos. Involucre a sus equipos y empleados en actividades que los hagan trabajar de manera cohesiva para fortalecer su comunicación entre ellos.
##### Simplificar los canales de comunicación
La mayoría de las empresas se involucran en cadenas y canales de comunicación estrictos que dificultan el libre flujo de comunicación dentro de la organización. Supervisar constantemente sus canales de comunicación, como correos electrónicos, mensajes instantáneos, canales de holgura, etc., solo agregará estrés innecesario a sus empleados. Cree canales de empleo que sean más fáciles de transitar y que no abrumen a los empleados. Hacer que la alta dirección sea más abierta y accesible para los subordinados. Cuando los canales de comunicación son más simples, los empleados se comunicarán con más frecuencia, lo que resultará en una mejora de sus habilidades de comunicación.
##### Llevar a cabo sesiones individuales
Está comprobado que es más probable que los empleados hablen y se comuniquen cuando se les habla personalmente. Como gerente, debe realizar sesiones individuales frecuentes con sus empleadores. Ya sea un nuevo empleado que se une como nuevo o el asociado que ha estado trabajando en su empresa durante los últimos 4 años. Haz tiempo para todos. Mantenga su comportamiento tranquilo y sereno durante toda la sesión. Mantenga un contacto visual natural y haga que se sientan cómodos.
##### Implementar un sistema de retroalimentación
La comunicación unidireccional solo puede llegar hasta cierto punto. Enviar mensajes, correos electrónicos, boletines, etc. Solo envían un lado del mensaje. Implemente un sistema de retroalimentación en el sistema de su empresa. Anime a los empleados a participar y enviar comentarios, anímelos a hacer preguntas. Esto no solo los hará sentir escuchados, sino que también les permitirá comunicarse mejor con la gerencia. Esto se puede hacer con la ayuda de formularios en línea o durante las reuniones de personal. Este método también es excelente para dar la bienvenida a algunas mejoras e ideas genuinas que se pueden tener en cuenta.
Independientemente del campo en el que trabajemos, todos tenemos diferentes estilos y formas de comunicarnos. Los empleados pasan gran parte de sus días trabajando en la oficina. Ayudarlos a mantenerse conectados con la misión y la visión de la organización es una forma de mejorar el compromiso de los empleados. Cuanto más abiertos y efectivos sean los canales de comunicación en el lugar de trabajo, mejor podremos gestionar los rumores y la falta de confianza que se producen cuando los empleados sienten que no se les escucha o no se les mantiene informados.