No local de trabalho, no entanto, as habilidades de comunicação são talvez a única característica pessoal que pode determinar o sucesso de sua carreira. Na verdade, a falta de comunicação eficaz pode atrapalhar outros fatores, como eficiência, objetivos e moral de uma empresa.

O termo "boas habilidades de comunicação" tem sido tão usado que as pessoas ficaram inseguras sobre seu significado. Boas habilidades de comunicação indicam ser capaz de entender instruções e retransmitir informações de maneira simples, mas inequívoca. pode possuir como funcionário.Na verdade, as habilidades de comunicação são uma das primeiras coisas que os entrevistadores julgam em um candidato.

Elementos de comunicação eficaz

Muitas vezes as pessoas esquecem que boas habilidades de comunicação constituem mais do que “ser capaz de falar bem". Claro, a proficiência no idioma é essencial para se comunicar de forma eficaz. Mas há muitos outros elementos para uma comunicação eficaz.

Escuta activa

A comunicação é uma via de mão dupla. É por isso que ouvir é tão importante, se não mais, quanto falar. No local de trabalho, você precisa ouvir a pessoa à sua frente para entender seu processo de pensamento. Sem uma escuta ativa, você pode dizer algo que está fora do assunto, resultando em falta de comunicação. Uma das melhores maneiras de praticar a escuta ativa é fazendo perguntas. Você também pode reformular o que eles disseram e repetir para eles. Isso garantirá à outra pessoa que você entendeu o que ela estava tentando comunicar.

Paciência

Você encontrará um grupo diversificado de pessoas em seu local de trabalho. Durante uma conversa, pode ser frustrante e opressor quando parece que você não consegue transmitir seu ponto de vista. Portanto, é importante praticar a paciência não apenas com os outros, mas também consigo mesmo. Você não pode esperar que todos que você conhece o entendam de primeira. Leve o seu tempo e fazê-los entender. Isso é especialmente crucial se você estiver em uma posição de liderança, como gerente ou líder de equipe. Você precisa ter paciência com sua equipe para que ela se sinta segura e possa se comunicar mais abertamente com você. A comunicação aberta é essencial para o trabalho em equipe.

Clareza e Coesão

Antes de iniciar qualquer conversa em seu local de trabalho, certifique-se de ter um propósito por trás dela. Mantenha uma nota em sua cabeça sobre o que você está tentando alcançar com esta comunicação. Crie um esboço dos pontos que deseja entregar. Porque tão importante quanto enviar a mensagem certa, também é importante fazê-lo de forma clara e coesa. A falta de clareza só levará a confusão e erro, o que acabará por resultar em atrasos e má tomada de decisões. Independentemente de você estar falando com um colega, um sênior ou um subordinado, lembre-se de manter a conversa clara e direta. A clareza resultará em que as coisas sejam feitas em tempo hábil.

Empatia

Trabalhar como parte de uma equipe significa que você também precisará estar aberto às ideias de outras pessoas. Portanto, independentemente de você concordar ou não com eles, você precisa encontrar em si mesmo para estar aberto às ideias e opiniões deles. Mesmo quando você discorda de alguém, você deve respeitar sua opinião. Sim, é mais fácil dizer do que fazer. Mas você precisa simpatizar com a pessoa, se colocar no lugar dela para entender porque ela pode ter agido de determinada forma. Além disso, você sempre pode fazer perguntas para entender melhor a situação deles.

Atitude positiva

Todos nós temos dias ruins ou dias em que nos sentimos indispostos. Embora seja normal permitir-se algum tempo para voltar ao ritmo, não carregue essa energia para o trabalho. Não deixe que isso afete a maneira como você lida com as pessoas no trabalho. Tente manter uma atitude positiva no trabalho, independentemente do que possa estar acontecendo em sua vida pessoal. Por outro lado, se você tiver problemas com as pessoas no trabalho, converse! Entre em contato com essas pessoas e descubra uma maneira de superar isso e superar seus problemas. Faça o que fizer, lembre-se de resolver a situação. Porque se você optar por suprimi-lo, seus desafios só aumentarão, a ponto de sobrecarregá-lo e, portanto, piorar as coisas.

Tom de voz

O tom de voz é um elemento crucial no processo de comunicação. Ele pode definir todo o clima da conversa. Por exemplo, se você iniciar a conversa de forma irritada ou agressiva, é muito provável que a pessoa com quem você está falando responda da mesma forma. O tom de voz inclui as emoções que você incorpora, bem como o volume que você usa. Uma frase pode ter vários significados, dependendo do seu tom e das palavras que você escolheu enfatizar. Além disso, o tom de voz não se aplica apenas a conversas com colegas, mas também a trabalhos voltados para o cliente. Principalmente se você não quiser piorar a situação com um cliente já irado, é preciso conversar com ele com calma.

Honestidade e Abertura

Uma boa comunicação exige que as pessoas sejam honestas e abertas umas com as outras. Tente ter a mente aberta quando falar com alguém. Comprometa-se a entender o ponto de vista deles antes de tirar conclusões precipitadas ou revidar, levando a uma discussão sem sentido. Tente negociar e chegar a um meio termo. Abordar todas as conversas com a mente aberta resultará em resultados mais bem-sucedidos. Além disso, seja sempre honesto. Se você tiver problemas com algo no trabalho, procure um RH ou seu gerente. Aponte as coisas que podem incomodá-lo. Se você entrar com uma abordagem honesta, eles perceberão e entrarão na conversa genuinamente.

Como implementar uma comunicação eficaz no trabalho

Como empregador, é importante que você se esforce para implementar uma comunicação eficaz em seu local de trabalho. Afinal, uma comunicação eficaz leva a um espaço de trabalho produtivo. Mas quando você está lidando com tantas pessoas ao mesmo tempo, pode ser um pouco opressor. Isso ocorre porque todos diferem em termos de personalidade, processos de pensamento, capacidade de compreensão, ética de trabalho e assim por diante.

Aqui estão algumas maneiras com a ajuda das quais você pode implementar uma comunicação eficaz entre seus funcionários:

Programas de treinamento de funcionários

Como mencionado anteriormente, cada funcionário é diferente. Não é necessário que todos sejam sociais ou tenham habilidades interativas. Às vezes você precisa tirar isso das pessoas. Uma ótima maneira de fazer isso é organizar programas de treinamento de funcionários no trabalho. Esses programas podem orientar as pessoas sobre como se sentirem mais à vontade na frente umas das outras e se sentirem mais à vontade na socialização. Os funcionários podem aprender como uma comunicação eficaz pode aumentar seus níveis de produtividade. Seu programa pode consistir em tópicos como habilidades de escuta, fundamentos de comunicação, comunicação online, etc.

Coloque um exemplo

Uma das melhores maneiras de envolver os funcionários com uma comunicação eficaz é dando o exemplo. Modelar uma comunicação boa e eficaz na frente de seus funcionários pode ser uma ótima maneira de incentivar o aprendizado social. Isso se aplica especialmente a pequenas empresas e empresas em que a natureza e a atitude de um empregador podem ter um grande impacto na mentalidade do funcionário. A maior parte do trabalho deles envolve a comunicação cara a cara uns com os outros no dia a dia.

Portanto, se o empregador der um bom exemplo, os funcionários o seguirão. Os funcionários modelarão seu comportamento de acordo com o exemplo dado por seu chefe. Por outro lado, se você estiver trabalhando em uma grande empresa, poderá juntar novos funcionários com antigos funcionários que já praticam uma comunicação eficaz.

Supervisores

Outra maneira eficaz de implementar habilidades de comunicação eficazes em seu local de trabalho é colocar funcionários com habilidades de comunicação eficazes em funções de supervisão ou liderança. Ao ser um líder de equipe ou um supervisor, esses funcionários podem transferir essas habilidades para seus colegas de trabalho. Como resultado, as equipes ou grupos pelos quais eles serão responsáveis seguirão em frente. Além disso, quando os funcionários veem pessoas sendo promovidas a níveis de supervisão, isso não apenas define o padrão para cada funcionário, mas também os motiva a trabalhar mais em suas habilidades.

Avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho são uma grande fonte de motivação para os funcionários. Uma política que os empregadores podem implementar é incluir habilidades de comunicação e eficiência em seus relatórios ou avaliações de desempenho. Desta forma, os funcionários serão motivados a trabalhar em suas habilidades de comunicação e atingir seus objetivos. Você também pode definir metas para os funcionários e dar-lhes incentivos para atingir essas metas. Você pode oferecer recompensas ou configurar um programa de recompensas para funcionários que atingirem suas metas de comunicação.

Exercícios de construção de equipe

Os exercícios de formação de equipes são uma ótima maneira de fazer com que as pessoas se relacionem e se conheçam. E quanto melhor for o vínculo entre os funcionários, melhor eles se comunicarão uns com os outros. Envolva suas equipes e funcionários em atividades que os farão trabalhar de forma coesa para fortalecer a comunicação entre eles.

Simplifique os Canais de Comunicação

A maioria das empresas adota canais e cadeias de comunicação rígidas que dificultam o livre fluxo de comunicação dentro da organização. O monitoramento constante de seus canais de comunicação, como e-mails, mensagens instantâneas, canais de folga, etc., apenas adicionará estresse desnecessário aos seus funcionários. Crie canais de emprego que sejam mais fáceis de percorrer e não sobrecarreguem os funcionários. Tornar a alta administração mais aberta e acessível aos subordinados. Quando os canais de comunicação são mais simples, os funcionários se comunicam com mais frequência, o que resultará na melhoria de suas habilidades de comunicação.

Realize sessões individuais

É comprovadamente eficaz que os funcionários tenham maior probabilidade de falar e se comunicar quando falados pessoalmente. Como gerente, você precisa realizar sessões individuais frequentes com seus empregadores. Seja um novo funcionário entrando como calouro ou o associado que trabalha na sua empresa nos últimos 4 anos. Arranje tempo para todos. Mantenha seu comportamento calmo e equilibrado durante toda a sessão. Mantenha contato visual natural e faça com que se sintam confortáveis.

Implemente um sistema de feedback

A comunicação unidirecional só pode ir até certo ponto. Enviando mensagens, e-mails, newsletters, etc – eles enviam apenas um lado da mensagem. Implemente um sistema de feedback no sistema da sua empresa. Incentive os funcionários a participar e enviar feedback, incentive-os a fazer perguntas. Isso não apenas fará com que eles se sintam ouvidos, mas também permitirá que eles se comuniquem melhor com a gerência. Isso pode ser feito com a ajuda de formulários online ou durante reuniões de equipe. Esse método também é ótimo para acolher algumas melhorias e ideias genuínas que podem ser levadas em consideração.

Independentemente do campo em que trabalhamos, todos temos estilos e formas de comunicação diferentes. Os funcionários passam grande parte de seus dias trabalhando no escritório. Ajudá-los a permanecer conectados com a missão e a visão da organização é uma forma de melhorar o envolvimento dos funcionários. Quanto mais abertos e eficazes forem os canais de comunicação no local de trabalho, melhor poderemos gerenciar os rumores e a falta de confiança que ocorrem quando os funcionários sentem que não são ouvidos ou mantidos informados.