Ваш посібник із ефективного спілкування на робочому місці
#
Ефективна комунікація необхідна незалежно від того, де ви знаходитесь і з ким можете спілкуватися.
Однак на робочому місці комунікативні навички — це, мабуть, єдина особиста риса, яка може визначити успіх вашої кар'єри. Фактично, відсутність ефективної комунікації може порушити інші фактори, такі як ефективність, цілі, а також моральний дух компанії.
Термін «хороші комунікативні навички» настільки зловживали, що люди стали сумніватися в його значенні. Хороші комунікативні навички означають здатність розуміти інструкції та передавати інформацію простим, але недвозначним способом. Це одна з найпростіших, але важливих навичок, яку ви Насправді комунікативні навички є однією з перших речей, за якими інтерв’юери оцінюють кандидата.
Елементи ефективного спілкування
Часто люди забувають, що хороші комунікативні навички — це більше, ніж «вміння добре говорити». Звісно, знання мови має важливе значення для ефективного спілкування. Але є багато інших елементів ефективної комунікації.
##### Активне слухання
Комунікація – дорога з двостороннім рухом. Ось чому слухати так само важливо, якщо не більше, як говорити. На робочому місці вам потрібно слухати людину перед вами, щоб зрозуміти процес її мислення. Без активного слухання ви можете сказати щось не по темі, що призведе до неправильного розуміння. Один із найкращих способів практикувати активне слухання – ставити запитання. Ви також можете перефразувати те, що вони сказали, і повторити це їм. Це запевнить іншу особу, що ви зрозуміли, що вона намагалася повідомити.
##### Терпіння
Ви зіткнетеся з різноманітною групою людей на своєму робочому місці. Коли здається, що ви не можете донести свою думку під час розмови, це може бути розчаруванням і приголомшливим. Тому важливо проявляти терпіння не лише до інших, але й до себе. Ви не можете очікувати, що всі, кого зустрінете, зрозуміють вас з першого разу. Не поспішайте і змусьте їх зрозуміти. Це особливо важливо, якщо ви займаєте керівну посаду, наприклад менеджера або керівника команди. Ви повинні бути терплячими зі своєю командою, щоб вони відчували себе впевнено та могли більш відкрито спілкуватися з вами. Відкрите спілкування є важливим для командної роботи.
##### Чіткість і згуртованість
Перш ніж почати будь-яку розмову на своєму робочому місці, переконайтеся, що за нею стоїть мета. Запам'ятайте в голові, чого ви намагаєтеся досягти цим спілкуванням. Створіть план пунктів, які ви хочете доставити. Тому що наскільки важливо надіслати правильне повідомлення, так само важливо робити це чітко та злагоджено. Відсутність ясності призведе лише до плутанини та помилок, що зрештою призведе до затримок і прийняття неправильних рішень. Незалежно від того, чи розмовляєте ви з колегою, старшим чи підлеглим, не забувайте вести розмову чітко та по суті. Ясність призведе до того, що все буде зроблено вчасно.
##### Емпатія
Робота в команді означає, що ви також повинні бути відкритими для ідей інших людей. Тож незалежно від того, згодні ви з ними чи ні, ви повинні знайти в собі сили бути відкритими до їхніх ідей і думок. Навіть якщо ви з кимось не згодні, ви повинні поважати його думку. Так, це легше сказати, ніж зробити. Але вам потрібно співпереживати людині, поставити себе на її місце, щоб зрозуміти, чому вона могла вчинити певним чином. Крім того, ви завжди можете поставити запитання, щоб краще зрозуміти їхню ситуацію.
##### Позитивне ставлення
У всіх нас бувають погані дні або дні, коли ми погані. Хоча цілком нормально дати собі час, щоб повернутися до ритму, не витрачайте цю енергію на роботу. Не дозволяйте цьому впливати на ваші стосунки з людьми на роботі. Намагайтеся зберігати позитивний настрій на роботі, незалежно від того, що може відбуватися у вашому особистому житті. З іншого боку, якщо у вас є проблеми з людьми на роботі, поговоріть про це! Зверніться до цих людей і знайдіть спосіб подолати це та подолати свої проблеми. Що б ви не робили, просто не забудьте вирішити ситуацію. Тому що, якщо ви вирішите придушити це, ваші виклики лише збільшаться, обтяжать вас і, отже, погіршать ситуацію.
##### Тон голосу
Тон голосу є вирішальним елементом у процесі спілкування. Це може створити весь настрій розмови. Наприклад, якщо ви починаєте розмову роздратовано або агресивно, велика ймовірність того, що співрозмовник відповість вам так само. Тон голосу включає емоції, які ви включаєте, а також гучність, яку ви використовуєте. Одне речення може мати кілька значень залежно від вашого тону, а також слів, які ви вибрали для акцентування. Більше того, тон голосу застосовний не лише для розмов із колегами, а й для роботи, пов’язаної з клієнтами. Особливо, якщо ви не хочете погіршувати ситуацію з і без того розлюченим клієнтом, вам потрібно поговорити з ним спокійно.
##### Чесність і відкритість
Хороше спілкування вимагає від людей бути чесними та відкритими один з одним. Намагайтеся мати відкритий розум, коли розмовляєте з кимось. Візьміть на себе зобов’язання зрозуміти їхню точку зору, перш ніж робити поспішні висновки або різко відповісти на них, що призведе до безглуздої суперечки. Спробуйте домовитися і досягти золотої середини. Відвертий підхід до кожної розмови призведе до більш успішних результатів. Крім того, будьте завжди чесними. Якщо у вас виникають проблеми з роботою, зверніться до відділу кадрів або до свого керівника. Вкажіть речі, які можуть вас турбувати. Якщо ви підете чесно, вони це відчують і щиро вдадуться в розмову.
### Як запровадити ефективне спілкування на роботі
Вам, як роботодавцю, важливо докласти зусиль для впровадження ефективної комунікації на своєму робочому місці. Зрештою, ефективне спілкування веде до продуктивного робочого середовища. Але коли ви маєте справу з такою кількістю людей одночасно, це може бути трохи приголомшливо. Це пояснюється тим, що всі вони відрізняються за характеристиками, процесами мислення, здатністю до розуміння, трудовою етикою тощо.
Ось кілька способів, за допомогою яких можна налагодити ефективну комунікацію між своїми співробітниками:
##### Програми навчання співробітників
Як зазначалося раніше, кожен працівник відрізняється. Не обов'язково, щоб усі були соціальними або мали інтерактивні здібності. Іноді це потрібно вивести з людей. Чудовим способом досягти цього є організація програм навчання працівників на роботі. Ці програми можуть допомогти людям розслабитися один перед одним і почуватися комфортніше під час спілкування. Співробітники можуть дізнатися, як ефективне спілкування може підвищити рівень їх продуктивності. Ваша програма може складатися з таких тем, як навички слухання, основи спілкування, онлайн-спілкування тощо.
##### Подавайте приклад
Один із найкращих способів залучити співробітників до ефективної комунікації – це подавати приклад. Моделювання хорошої та ефективної комунікації перед вашими співробітниками може бути чудовим способом заохочення соціального навчання. Це особливо стосується невеликих підприємств і компаній, де характер і ставлення роботодавця можуть мати великий вплив на мислення працівника. Більшість їх роботи передбачає щоденне спілкування віч-на-віч один з одним.
Отже, якщо роботодавець подає хороший приклад, працівники наслідуватимуть його. Співробітники будуть моделювати свою поведінку відповідно до прикладу, який подає їхній начальник. З іншого боку, якщо ви працюєте у великій компанії – ви можете об’єднати нових співробітників зі старими співробітниками, які вже практикують ефективне спілкування.
##### Наглядачі
Ще один ефективний спосіб запровадити ефективні комунікативні навички на вашому робочому місці – це поставити співробітників з ефективними комунікативними навичками на керівні чи керівні посади. Будучи керівником групи або керівником, ці співробітники можуть передати ці навички своїм колегам. У результаті команди або групи, за які вони відповідатимуть, будуть виконувати. Крім того, коли співробітники бачать, що людей підвищують до керівних рівнів, це не тільки встановить правильну планку для кожного працівника, але й мотивуватиме їх більше працювати над своїми навичками.
##### Оцінка продуктивності
Атестація є чудовим джерелом мотивації для співробітників. Політика, яку роботодавці можуть реалізувати, полягає в тому, щоб включити комунікативні навички та ефективність у свої звіти про результати діяльності чи оцінку. Таким чином співробітники будуть мотивовані працювати над своїми навичками спілкування та досягати поставлених цілей. Ви також можете встановити цілі для співробітників і заохотити їх досягти цих цілей. Ви можете запропонувати винагороду або створити програму винагороди для співробітників, які досягли своїх комунікаційних цілей.
##### Вправи з формування команди
Вправи з формування команди – чудовий спосіб згуртувати людей і пізнати один одного. І чим кращий зв’язок між співробітниками, тим краще вони спілкуються один з одним. Залучайте свої команди та співробітників до заходів, які змусять їх працювати злагоджено, щоб зміцнити їхнє спілкування один з одним.
##### Спростіть канали зв’язку
Більшість компаній використовують жорсткі комунікаційні канали та ланцюги, які ускладнюють вільний потік комунікацій всередині організації. Постійний моніторинг їхніх каналів зв’язку, таких як електронні листи, миттєві повідомлення, неактивні канали тощо, лише додасть непотрібного стресу вашим співробітникам. Створіть канали працевлаштування, які легше проходять і не перевантажують працівників. Зробіть вище керівництво більш відкритим і доступним для підлеглих. Коли комунікаційні канали простіші, співробітники спілкуватимуться частіше, що призведе до покращення їхніх навичок спілкування.
##### Проводьте індивідуальні сесії
Доведено ефективність того, що працівники частіше говорять і спілкуються, коли з ними розмовляють особисто. Вам, як менеджеру, потрібно часто проводити особисті зустрічі зі своїми роботодавцями. Незалежно від того, чи це новий співробітник, який приходить як новачок, чи партнер, який працював у вашій компанії протягом останніх 4 років. Знайдіть час для всіх. Зберігайте свою поведінку спокійною та врівноваженою протягом усього сеансу. Підтримуйте природний зоровий контакт і нехай вони почуваються комфортно.
##### Впровадити систему зворотного зв'язку
Комунікація в один спосіб може зайти лише так далеко. Надсилання повідомлень, електронних листів, інформаційних бюлетенів тощо – вони надсилають лише одну сторону повідомлення. Впровадити систему зворотного зв'язку в систему вашої компанії. Заохочуйте співробітників брати участь і надсилати відгуки, заохочуйте їх ставити запитання. Це не тільки змусить їх почувати себе почутими, але й дозволить їм краще спілкуватися з керівництвом. Це можна зробити за допомогою онлайн-форм або під час нарад персоналу. Цей метод також чудово підходить для прийняття деяких справжніх покращень та ідей, які можна взяти до уваги.
Незалежно від сфери, в якій ми працюємо, ми всі маємо різні стилі та способи спілкування. Співробітники проводять значну частину свого дня, працюючи в офісі. Допомагати їм залишатися на зв’язку з місією та баченням організації – це один із способів покращити залучення працівників. Чим відкритішими та ефективнішими є канали спілкування на робочому місці, тим краще ми можемо впоратися з чутками та недовірою, які виникають, коли працівники відчувають, що їх не чують або тримають у курсі.