Miksi toimisto on vähiten tuottava paikkamme?
Jos kysyt monilta ihmisiltä, missä he tekevät eniten työtä, tuskin kukaan vastaa sinulle ”toimistosta”. Ihmiset riimeilevät ensin kaikenlaisia paikkoja: kadun varrella oleva kahvila; kotitoimistonsa (mutta vasta sen jälkeen, kun lapset ovat menneet nukkumaan); tai lentokoneessa, kun heillä ei ole Internet-yhteyttä.
Olen huomannut tämän omassa työssäni. Esimerkiksi:
- En voi lukea tutkimuspapereita pöydälläni tietokoneeni edessä. Olen hajamielinen liian helposti. Luen näitä papereita paljon nopeammasta leikeestä istuen keittiön pöydän ääressä tai kahvilassa.
- Kirjoitan huomattavasti enemmän sanoja tunnissa suosikkikahvilassani (noin 40 % enemmän).
- Suoritan yksinkertaiset ja nopeat tehtävät nopeimmin lentokoneessa tai matkoilla. Muissa paikoissa se ei ole edes lähellä.
Miksi näin on? Miksi monet ihmiset ovat niin tuottamattomia toimistossa?
Väittäisin, että se johtuu kaikesta kestämästämme henkisestä melusta. Toimistossa meitä ympäröivät lukemattomat ”laukaisimet”, jotka käynnistävät tuottamattomia ajatuksia ja tapoja, suistavat tuottavuutemme ja muistuttavat meitä kaikesta työstä, joka meidän on tehtävä.
Nämä laukaisimet tulevat vuorovaikutuksina kollegoiden kanssa ja post-it-muistiinpanojen muodossa kaikesta, mitä meillä on lautasellamme. Kun kuulemme työtovereiden työskentelevän rinnallamme, saamme muistutuksen siitä, että meitä voidaan keskeyttää koko päivän ja että huomiomme ei ole täysin omaamme. Tietokoneissamme on lukemattomia tuottamattomien tapojen laukaisimia: linkkejä uutissivustoille, jotka olemme lisänneet kirjanmerkkeihin; sähköpostihälytyksiä, jotka ilmestyvät näytön kulmaan. Kaikki tämä ympäristömelu lisää henkistä melua. Tämä vaikuttaa siihen, kuinka paljon selkeyttä tunnemme työskennellessämme ja lopulta siihen, kuinka paljon saamme aikaan.
Ympäristöt, joissa saamme eniten aikaan, ovat yleensä paljon rauhallisempia ja hiljaisempia. Tämä johtuu siitä, että kahviloista, lentokentän oleskelutiloista tai kotitoimistoista puuttuvat usein yllä mainitut laukaisimet.
Onneksi kun olemme tietoisia tiloista, joissa olemme tuottavimpia, voimme käyttää tätä tietoa hyödyksemme.
Tässä on muutamia yksinkertaisia ehdotuksia, joita olen löytänyt käytännössä:
- Siivoa toimistosi. Näin saat vähemmän häiritseviä vihjeitä päivän mittaan. Aivan kuten tunnet olosi rauhallisemmaksi tullessasi kotiin puhtaaseen kotiin, sinulla on enemmän henkistä selkeyttä puhtaassa toimistossa.
- Tee luettelo paikoista, joissa olet työskennellyt tietyn kuukauden aikana, ja aseta ne järjestykseen sen mukaan, kuinka tuottava olit näissä ympäristöissä. Kun sinulla on tärkeä projekti, joka vaatii sinua vaipumaan, työskentele siinä paikassa, jonka päätit olla vähiten häiritseväsi. Suorita tehtäviä, jotka eivät vaadi yhtä paljon keskittymistä paikoissa, joissa olet vähemmän tuottava, kuten toimistossa.
- Valitse tietty paikka tehdäksesi toistuva tehtävä, joka vaatii paljon keskittymistä. Olen työskennellyt uuden ehdotuksen parissa muutaman viime kuukauden aikana, ja olen kirjoittanut 80 % siitä istuen samassa kulmapöydässä kahvilassa, jossa käyn usein. Olen kouluttanut aivoni tunnistamaan, että joka kerta kun istun kyseisessä paikassa, on aika keskittyä tuohon projektiin.
Koska ympärillämme olevat vihjeet vaikuttavat aivoihimme niin paljon, ympäristöämme kannattaa muokata tavoitteidemme mukaiseksi. Näiden taktiikkojen pitäisi auttaa!