Veja como verificar seu e-mail de forma mais produtiva

Um relatório de 2012 do McKinsey Global Institute descobriu que a pessoa média gasta 28% do seu dia de trabalho gerenciando e-mails. Além disso, outros estudos descobriram:

• Verificamos nosso e-mail em média 11 vezes por hora. 1 )
• 84% das pessoas mantêm o e-mail aberto em segundo plano enquanto trabalham. 2 )
• 64% das pessoas usam notificações por e-mail para alertá-los sobre novas mensagens. 3 )
• 70% de todos os emails recebidos são abertos nos primeiros 6 segundos após o recebimento. 4 )
• Depois de abrir uma mensagem, você leva, em média, 64 segundos para retomar a tarefa em que estava trabalhando antes de ser interrompido. 5 )

Essas estatísticas são incríveis e, embora o e-mail seja onipresente, tem seus custos. Como a pesquisadora de atenção Gloria Mark descobriu, quanto mais tempo passamos no e-mail em um determinado dia, menor percebemos nossa produtividade e mais estressados ​​nos sentimos. O e-mail também contribui significativamente para sentimentos de sobrecarga cognitiva. Segundo Gloria, vários fatores são responsáveis ​​por isso, entre eles:

• Falta de clareza nas solicitações de e-mail;
• O trabalho que está sendo exigido em e-mails;
• Estratégias de gerenciamento de e-mail ruins;
• Sentimentos de perda de controle;
• Problemas ao manter o controle de tópicos de e-mail;
• Interrupções por e-mail;
• Pressão social para responder rapidamente (especialmente quando o remetente está mais acima na hierarquia organizacional).

Além disso, Gloria diz que “o e-mail geralmente impõe mais custos ao recebimento do que ao remetente”.

Coloquei em negrito o terceiro ponto porque é aquele sobre o qual temos mais controle. Podemos mitigar muito estresse induzido por e-mail gerenciando-o de maneira mais eficaz e deliberada.

De acordo com a pesquisa de Gloria, existem três maneiras principais de gerenciar nosso e-mail:

1. Verificando sempre que recebemos uma nova notificação;
2. Verificando sempre que quisermos, sem o auxílio de notificações externas (lidar com vários e-mails de uma só vez dessa forma é chamado de “batching”);
3. Ao empregar uma mistura de ambos os métodos.

Qual deles é mais eficaz?

Para descobrir, Gloria e sua equipe de pesquisadores amarraram um monitor de frequência cardíaca em 40 funcionários da Microsoft e instalaram um programa em seu computador para registrar a atividade de e-mail. Os participantes também relataram sua produtividade diária por meio de uma pesquisa todas as noites. Gloria e sua equipe analisaram a variabilidade da frequência cardíaca de cada participante – “um indicador bem validado de estresse mental que é usado extensivamente em pesquisas e estudos clínicos”. Depois de coletar esses dados, a equipe examinou os níveis de estresse e produtividade dos funcionários em conjunto com sua estratégia de gerenciamento de e-mail. Eles descobriram que 30,8% dos funcionários verificaram seus e-mails ao longo do dia após receberem notificações, 41% agruparam seus e-mails e verificaram novas mensagens por opção e 28,2% adotaram uma estratégia mista.

Algumas de suas descobertas foram fascinantes:

1. O envio de e-mails em lote não tornou os funcionários mais produtivos;
2. Aqueles que enviaram e-mails em lote experimentaram tanto estresse quanto aqueles que verificaram as mensagens ao longo do dia;
3. Quanto mais tempo os participantes gastavam no e-mail, menor era a avaliação de sua produtividade;
4. Quanto mais tempo as pessoas gastam no e-mail, maior o nível de estresse.

Algumas outras descobertas curiosas: os participantes gastaram 1,5 horas em e-mail todos os dias; eles checavam novas mensagens 77 vezes por dia; e quanto mais autonomia os funcionários tinham em seus empregos, menos frequentemente verificavam novas mensagens.

Essas descobertas – principalmente as sobre envio em lote de e-mail – são enormes, e Gloria e sua equipe concordam. “Muitas alegações na mídia popular afirmam que o envio de e-mails em lote deve levar as pessoas a serem mais produtivas e sentirem menos estresse. Nosso estudo encontrou algum suporte para essas alegações de produtividade, mas apenas com alto uso de e-mail.” (ênfase minha.)

Há algumas grandes lições a serem aprendidas:

1. Não importa como você prefere verificar seu e-mail, mas você deve considerar o pedágio que a verificação de mensagens tem em sua produtividade. Demora em média 64 segundos para voltar aos trilhos depois de abrir um novo e-mail.
2. Se você for fazer lotes, faça lotes com menos frequência. Embora este estudo sugira que o batching não funciona quando você o faz com frequência ao longo do dia, eu ainda argumentaria que o batching é uma estratégia poderosa quando feito com pouca frequência. Por exemplo, verifico novas mensagens apenas uma vez por dia e descobri que gasto muito menos tempo e atenção no e-mail dessa maneira. A pesquisa confirma isso: embora verificar seu e-mail uma vez por dia possa não reduzir o estresse, foi demonstrado que economiza uma quantidade significativa de tempo. 6 )
3. Não ouça exclusivamente os “especialistas”. Aqui está a coisa sobre o conselho de produtividade pessoal: é pessoal! O que funciona para uma pessoa pode não funcionar para você – todos são conectados de forma diferente, e o trabalho deles também. Como em todos os conselhos de produtividade, experimente coisas, continue fazendo o que funciona e deixe o resto.

Gerenciar o e-mail é uma parte essencial do trabalho do conhecimento para ganhar a vida, mas verificando-o menos e gerenciando-o de forma mais deliberada, podemos ficar menos estressados ​​e economizar tempo e atenção valiosos para coisas muito mais importantes.