Voici comment consulter vos e-mails de manière plus productive

Un rapport de 2012 du McKinsey Global Institute a révélé qu’une personne moyenne passe 28 % de sa journée de travail à gérer ses e-mails. De plus, d’autres études ont découvert:

• Nous consultons nos e-mails en moyenne 11 fois par heure. 1 )
• 84% des personnes gardent leur messagerie ouverte en arrière-plan pendant qu’elles travaillent. 2 )
• 64% des personnes utilisent les notifications par e-mail pour les alerter des nouveaux messages. 3 )
• 70% de tous les e-mails reçus sont ouverts dans les 6 premières secondes suivant leur réception. 4 )
• Après avoir ouvert un message, il vous faut en moyenne 64 secondes pour reprendre la tâche sur laquelle vous travailliez avant d’être interrompu. 5 )

Ces statistiques sont incroyables et bien que le courrier électronique soit omniprésent, il n’est pas sans coût. Comme l’a découvert Gloria Mark, chercheuse sur l’attention, plus nous passons de temps sur les e-mails au cours d’une journée donnée, plus notre productivité est faible et plus nous nous sentons stressés. Le courrier électronique contribue également de manière significative aux sentiments de surcharge cognitive. Selon Gloria, un certain nombre de facteurs en sont responsables, notamment :

• Un manque de clarté dans les demandes par e-mail ;
• Le travail étant demandé dans les e-mails ;
• Mauvaises stratégies de gestion des e-mails ;
• Sentiment de perte de contrôle ;
• Problèmes de suivi des fils de discussion par e-mail ;
• Interruptions dues au courrier électronique ;
• Pression sociale pour répondre rapidement (surtout lorsque l’expéditeur est plus haut dans la hiérarchie organisationnelle).

En plus de cela, Gloria dit que « le courrier électronique impose généralement plus de coûts à la réception qu’à l’expéditeur ».

J’ai mis le troisième point en gras parce que c’est celui sur lequel nous avons le plus de contrôle. Nous pouvons atténuer une grande partie du stress induit par les e-mails en le gérant de manière plus efficace et délibérée.

Selon les recherches de Gloria, il existe trois façons principales de gérer notre courrier électronique :

1. En vérifiant chaque fois que nous recevons une nouvelle notification ;
2. En vérifiant chaque fois que nous le souhaitons, sans l’aide de notifications externes (le traitement de plusieurs e-mails à la fois de cette manière s’appelle le «traitement par lots ») ;
3. En utilisant un mélange de ces deux méthodes.

Laquelle est la plus efficace ?

Pour le savoir, Gloria et son équipe de chercheurs ont attaché un moniteur de fréquence cardiaque à 40 employés de Microsoft et ont installé un programme sur leur ordinateur pour enregistrer l’activité des e-mails. Les participants ont également rapporté leur productivité quotidienne par le biais d’un sondage chaque soir. Gloria et son équipe ont examiné la variabilité de la fréquence cardiaque de chaque participant – « un indicateur bien validé du stress mental qui est largement utilisé dans la recherche et les études cliniques ». Après avoir collecté ces données, l’équipe a examiné les niveaux de stress et de productivité des employés associés à leur stratégie de gestion des e-mails. Ils ont constaté que 30,8 % des employés consultaient leurs e-mails tout au long de la journée après avoir reçu des notifications, 41 % regroupaient leurs e-mails et vérifiaient les nouveaux messages par choix, et 28,2 % adoptaient une stratégie mixte.

Certaines de leurs découvertes étaient fascinantes :

1. Le traitement par lots des e-mails n’a pas rendu les employés plus productifs ;
2. Ceux qui envoyaient des e-mails groupés éprouvaient autant de stress que ceux qui vérifiaient les messages tout au long de la journée ;
3. Plus les participants passaient de temps sur les e-mails, plus ils évaluaient leur productivité ;
4. Plus les gens passent de temps sur leurs e-mails, plus leur niveau de stress est élevé.

Quelques autres découvertes curieuses : les participants ont passé une heure et demie sur le courrier électronique chaque jour ; ils vérifiaient les nouveaux messages 77 fois par jour ; et plus les employés avaient d’autonomie dans leur travail, moins ils vérifiaient fréquemment les nouveaux messages.

Ces découvertes, en particulier celles concernant le traitement par lots des e-mails, sont énormes, et Gloria et son équipe sont d’accord. « De nombreuses affirmations dans les médias populaires vantent le fait que le traitement par lots des e-mails devrait amener les gens à être plus productifs et à ressentir moins de stress. Notre étude a trouvé un certain soutien à ces revendications de productivité, mais uniquement avec une utilisation élevée des e-mails. » (C’est moi qui souligne.)

Il y a quelques grandes leçons à retenir :

1. Peu importe la façon dont vous préférez vérifier votre courrier électronique, mais vous devez tenir compte de l’impact de la vérification des messages sur votre productivité. Il faut en moyenne 64 secondes pour se remettre sur les rails après avoir ouvert un nouvel e-mail.
2. Si vous comptez effectuer des lots, faites des lots moins fréquemment. Bien que cette étude suggère que le traitement par lots ne fonctionne pas lorsque vous le faites fréquemment tout au long de la journée, je dirais toujours que le traitement par lots est une stratégie puissante lorsqu’il est effectué rarement. Par exemple, je ne vérifie les nouveaux messages qu’une fois par jour et j’ai constaté que je consacre beaucoup moins de temps et d’attention aux e-mails de cette façon. La recherche le confirme : bien que vérifier votre courrier électronique une fois par jour ne réduise pas le stress, il a été démontré qu’il permet de gagner beaucoup de temps. 6 )
3. N’écoutez pas exclusivement les « experts ». Voici la chose à propos des conseils de productivité personnelle : c’est personnel ! Ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour vous – tout le monde est câblé différemment, tout comme leur travail. Comme pour tous les conseils de productivité, essayez des choses, continuez à faire ce qui fonctionne et laissez le reste.

La gestion du courrier électronique est un élément essentiel du travail intellectuel pour gagner sa vie, mais en le vérifiant moins et en le gérant plus délibérément, nous pouvons devenir moins stressés et économiser un temps précieux et une attention pour des choses beaucoup plus importantes.