Siit saate teada, kuidas oma meili produktiivsemalt kontrollida

McKinsey Global Institute’i 2012. aasta aruanne näitas, et keskmine inimene kulutab 28% oma tööpäevast meilide haldamisele. Lisaks on teised uuringud avastanud:

• Kontrollime oma e-kirju keskmiselt 11 korda tunnis. 1 )
• 84% inimestest hoiab meili töö ajal taustal avatuna. 2 )
• 64% inimestest kasutavad e-posti märguandeid, et teavitada neid uutest sõnumitest. 3 )
• 70% kõigist saabunud meilidest avatakse esimese 6 sekundi jooksul pärast kättesaamist. 4 )
• Pärast sõnumi avamist kulub teil keskmiselt 64 sekundit, et jätkata ülesandega, millega te enne katkestamist töötasite. 5 )

See statistika on uskumatu – ja kuigi meilisõnumeid on kõikjal, pole see ka ilma kuludeta. Nagu avastas tähelepanu-uurija Gloria Mark, mida rohkem aega me konkreetsel päeval meilile kulutame, seda madalamana tajume oma produktiivsust ja seda rohkem stressi tunneme. E-post aitab oluliselt kaasa ka kognitiivse ülekoormuse tundele. Gloria sõnul on selle põhjuseks mitmed tegurid, sealhulgas:

• E-posti päringute ebaselgus;
• E-kirjades nõutav töö;
• Halvad meilihaldusstrateegiad;
• Kontrolli kaotamise tunne;
• Probleemid meililõimede jälgimisel;
• Katkestused e-posti tõttu;
• Sotsiaalne surve kiiresti vastata (eriti kui saatja on organisatsiooni hierarhias kõrgemal).

Lisaks ütleb Gloria, et “e-post põhjustab üldiselt kviitungile rohkem kulusid kui saatja.”

Olen kolmanda punkti paksus kirjas, sest see on see, mille üle meil on kõige suurem kontroll. Saame leevendada palju e-kirjadest põhjustatud stressi, haldades seda tõhusamalt ja teadlikumalt.

Gloria uuringu kohaselt on meil kolm peamist viisi, kuidas saame oma e-posti hallata:

1. Kontrollides iga kord, kui saame uue teate;
2. Kontrollides alati, kui soovime, ilma väliste märguannete abita (sellist mitme meili korraga käsitlemist nimetatakse “pakkimiseks”);
3. Kasutades nende mõlema meetodi kombinatsiooni.

Milline neist on kõige tõhusam?

Selle väljaselgitamiseks kinnitasid Gloria ja tema teadlaste meeskond 40 Microsofti töötaja külge pulsikella ja installisid nende arvutisse programmi meilitegevuse logimiseks. Osalejad teatasid ka oma igapäevasest tootlikkusest igal õhtul küsitluse kaudu. Gloria ja tema meeskond uurisid iga osaleja südame löögisageduse varieeruvust – “hästi kinnitatud vaimse stressi näitaja, mida kasutatakse laialdaselt teadusuuringutes ja kliinilistes uuringutes.” Pärast nende andmete kogumist uuris meeskond töötajate stressi ja tootlikkuse taset koos nende e-posti haldusstrateegiaga. Nad leidsid, et 30,8% töötajatest kontrollis pärast teavituste saamist oma e-posti kogu päeva jooksul, 41% koondas oma e-kirju ja kontrollis soovi korral uusi sõnumeid ning 28,2% kasutas segastrateegiat.

Mõned nende avastused olid põnevad:

1. Meilide komplekteerimine ei muutnud töötajaid produktiivsemaks;
2. Need, kes kogusid e-kirju, kogesid sama palju stressi kui need, kes kogu päeva jooksul sõnumeid kontrollisid;
3. Mida rohkem aega osalejad meilile kulutasid, seda madalamaks nad oma tootlikkust hindasid;
4. Mida rohkem aega inimesed meilile kulutavad, seda suurem on nende stressitase.

Mõned muud uudishimulikud avastused: osalejad veetsid iga päev 1,5 tundi e-postiga; nad kontrollisid uusi sõnumeid 77 korda päevas; ja mida rohkem oli töötajatel oma töös autonoomiat, seda harvemini kontrollisid nad uusi sõnumeid.

Need leiud – eriti need, mis puudutavad e-posti pakkimist – on tohutud ning Gloria ja tema meeskond nõustuvad. „Paljud populaarses meedias avaldatud väited, et e-kirjade pakkimine peaks aitama inimesi produktiivsemaks muuta ja tundma vähem stressi. Meie uuring leidis mõningast toetust nendele tootlikkuse väidetele, kuid ainult suure e-posti kasutamise korral. (Rõhutus minu oma.)

Siin on mõned suured õppetunnid:

1. Pole tähtis, kuidas eelistate oma e-posti kontrollida, kuid peaksite arvestama, kuidas sõnumite kontrollimine teie tootlikkust mõjutab. Pärast uue e-kirja avamist kulub rajale naasmiseks keskmiselt 64 sekundit.
2. Kui kavatsete partii teha, tehke partii harvemini. Kuigi see uuring viitab sellele, et komplekteerimine ei toimi, kui teete seda sageli kogu päeva jooksul, väidan siiski, et kui seda harva tehakse, on komplekteerimine võimas strateegia. Näiteks kontrollin uusi sõnumeid vaid kord päevas ja olen leidnud, et kulutan sel viisil meilidele palju vähem aega ja tähelepanu. Uuring kinnitab seda: kuigi oma meili kord päevas kontrollimine ei pruugi stressi vähendada, säästab see märkimisväärselt aega. 6 )
3. Ärge kuulake ainult “eksperte”. Siin on asi isikliku tootlikkuse nõustamise kohta: see on isiklik! See, mis sobib ühele inimesele, ei pruugi teile sobida – igaüks on erinevalt ühendatud ja nii ka nende töö. Nagu kõigi tootlikkuse nõuannete puhul, proovige asju, tehke seda, mis töötab, ja jätke muu.

E-posti haldamine on elamiseks teadmistetöö tegemise oluline osa,  kuid seda vähem kontrollides ja teadlikumalt hallates saame vähem stressi ning säästa väärtuslikku aega ja tähelepanu palju olulisemate asjade jaoks.