Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails produktiver abrufen können

Ein Bericht des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 ergab, dass die durchschnittliche Person satte 28 % ihres Arbeitstages mit der Verwaltung von E-Mails verbringt. Darüber hinaus haben andere Studien Folgendes herausgefunden:

• Wir checken unsere E-Mails durchschnittlich 11 Mal pro Stunde. 1 )
• 84 % der Menschen lassen E-Mails im Hintergrund geöffnet, während sie arbeiten. 2 )
• 64 % der Menschen verwenden E-Mail-Benachrichtigungen, um sie über neue Nachrichten zu informieren. 3 )
• 70 % aller empfangenen E-Mails werden innerhalb der ersten 6 Sekunden nach Erhalt geöffnet. 4 )
• Nach dem Öffnen einer Nachricht benötigen Sie durchschnittlich 64 Sekunden, um die Aufgabe, an der Sie gerade gearbeitet haben, fortzusetzen, bevor Sie unterbrochen werden. 5 )

Diese Statistiken sind unglaublich – und obwohl E-Mail allgegenwärtig ist, ist es nicht ohne Kosten. Wie die Aufmerksamkeitsforscherin Gloria Mark herausfand, gilt: Je mehr Zeit wir an einem bestimmten Tag mit E-Mails verbringen, desto geringer empfinden wir unsere Produktivität und desto gestresster fühlen wir uns. E-Mail trägt auch erheblich zum Gefühl der kognitiven Überlastung bei. Laut Gloria sind dafür eine Reihe von Faktoren verantwortlich, darunter:

• Ein Mangel an Klarheit bei E-Mail-Anfragen;
• Die Arbeit, die in E-Mails gefordert wird;
• Schlechte E-Mail-Verwaltungsstrategien;
• Gefühle von Kontrollverlust;
• Probleme beim Verfolgen von E-Mail-Threads;
• Unterbrechungen aufgrund von E-Mail;
• Sozialer Druck, schnell zu antworten (insbesondere wenn der Absender in der Organisationshierarchie höher steht).

Darüber hinaus sagt Gloria: „E-Mails verursachen im Allgemeinen mehr Kosten für die Quittung als für den Absender.“

Ich habe den dritten Punkt fett gedruckt, weil wir über ihn die meiste Kontrolle haben. Wir können viel E-Mail-bedingten Stress mindern, indem wir ihn effektiver und bewusster handhaben.

Laut Glorias Forschung gibt es drei Hauptwege, wie wir unsere E-Mails verwalten können:

1. Indem wir überprüfen, wann immer wir eine neue Benachrichtigung erhalten;
2. Durch Überprüfung, wann immer wir möchten, ohne die Hilfe externer Benachrichtigungen (die Behandlung mehrerer E-Mails auf einmal auf diese Weise wird als „Batching“ bezeichnet);
3. Indem Sie eine Mischung aus diesen beiden Methoden anwenden.

Welches ist am effektivsten?

Um das herauszufinden, schnallten Gloria und ihr Forscherteam 40 Mitarbeitern bei Microsoft einen Herzfrequenzmesser um und installierten ein Programm auf ihrem Computer, um E-Mail-Aktivitäten zu protokollieren. Die Teilnehmer berichteten außerdem jeden Abend in einer Umfrage über ihre tägliche Produktivität. Gloria und ihr Team untersuchten die Herzfrequenzvariabilität jedes Teilnehmers – „ein gut validierter Indikator für psychischen Stress, der in Forschung und klinischen Studien ausgiebig verwendet wird“. Nach dem Sammeln dieser Daten untersuchte das Team das Stress- und Produktivitätsniveau der Mitarbeiter in Verbindung mit ihrer E-Mail-Management-Strategie. Sie fanden heraus, dass 30,8 % der Mitarbeiter ihre E-Mails den ganzen Tag über nach Erhalt von Benachrichtigungen überprüften, 41 % ihre E-Mails stapelten und nach neuen Nachrichten suchten, und 28,2 % eine gemischte Strategie verfolgten.

Einige ihrer Entdeckungen waren faszinierend:

1. Das Sammeln von E-Mails hat die Mitarbeiter nicht produktiver gemacht;
2. Diejenigen, die E-Mails stapelten, erlebten genauso viel Stress wie diejenigen, die den ganzen Tag über nach Nachrichten suchten.
3. Je mehr Zeit die Teilnehmer mit E-Mails verbrachten, desto geringer schätzten sie ihre Produktivität ein;
4. Je mehr Zeit die Menschen mit E-Mails verbringen, desto höher ist ihr Stresslevel.

Ein paar andere merkwürdige Ergebnisse: Die Teilnehmer verbrachten jeden Tag satte 1,5 Stunden mit E-Mails; sie haben 77 Mal am Tag nach neuen Nachrichten gesucht; und je mehr Autonomie Mitarbeiter bei ihrer Arbeit hatten, desto seltener überprüften sie neue Nachrichten.

Diese Erkenntnisse – insbesondere die zum E-Mail-Batching – sind enorm, und Gloria und ihr Team stimmen zu. „Viele Behauptungen in den populären Medien werben damit, dass das Stapeln von E-Mails dazu führen sollte, dass die Menschen produktiver sind und weniger Stress empfinden. Unsere Studie fand eine gewisse Unterstützung für diese Behauptungen zur Produktivität, aber nur bei hoher E-Mail-Nutzung.“ (Hervorhebung von mir.)

Es gibt ein paar wichtige Lektionen zum Mitnehmen:

1. Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihre E-Mails am liebsten abrufen – aber Sie sollten bedenken, dass die Prüfung auf Nachrichten Ihre Produktivität beeinträchtigt. Es dauert durchschnittlich 64 Sekunden, um nach dem Öffnen einer neuen E-Mail wieder auf Kurs zu kommen.
2. Wenn Sie stapeln möchten, stapeln Sie weniger häufig. Während diese Studie darauf hindeutet, dass Batching nicht funktioniert, wenn Sie es den ganzen Tag über häufig tun, würde ich dennoch argumentieren, dass Batching eine wirksame Strategie ist, wenn Sie es selten tun. Zum Beispiel schaue ich nur einmal am Tag nach neuen Nachrichten und habe festgestellt, dass ich auf diese Weise viel weniger Zeit und Aufmerksamkeit mit E-Mails verbringe. Die Forschung bestätigt dies: Während das tägliche Abrufen Ihrer E-Mails den Stress zwar nicht reduziert, hat sich gezeigt, dass es eine erhebliche Menge Zeit spart. 6 )
3. Hören Sie nicht ausschließlich auf die „Experten“. Hier ist die Sache mit der persönlichen Produktivitätsberatung: sie ist persönlich! Was für eine Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie – jeder ist anders verdrahtet, und das gilt auch für seine Arbeit. Probieren Sie wie bei allen Produktivitätsratschlägen Dinge aus, machen Sie weiter mit dem, was funktioniert, und lassen Sie den Rest.

Die Verwaltung von E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteil der Wissensarbeit für den Lebensunterhalt – aber indem wir sie weniger prüfen und bewusster verwalten, können wir weniger gestresst sein und wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit für viel wichtigere Dinge sparen.