Twój przewodnik po skutecznej komunikacji w miejscu pracy

Skuteczna komunikacja jest konieczna bez względu na to, gdzie jesteś i z kim możesz rozmawiać.

Jednak w miejscu pracy umiejętności komunikacyjne są prawdopodobnie jedyną cechą osobistą, która może zadecydować o sukcesie Twojej kariery. W rzeczywistości brak skutecznej komunikacji może zakłócić inne czynniki, takie jak wydajność, cele, a także morale firmy.

Termin „dobre umiejętności komunikacyjne” jest tak nadużywany, że ludzie nie są pewni jego znaczenia. Dobre umiejętności komunikacyjne oznaczają zdolność rozumienia instrukcji i przekazywania informacji w prosty, ale jednoznaczny sposób. Jest to jedna z najbardziej podstawowych, ale niezbędnych umiejętności, może posiadać jako pracownik W rzeczywistości umiejętności komunikacyjne są jedną z pierwszych rzeczy, które ankieterzy oceniają u kandydata.

Elementy skutecznej komunikacji

Często ludzie zapominają, że dobre umiejętności komunikacyjne to coś więcej niż „umiejętność dobrego mówienia”. Jasne, znajomość języka jest niezbędna do skutecznego komunikowania się. Ale na skuteczną komunikację składa się wiele innych elementów.

Aktywne słuchanie

Komunikacja to droga dwukierunkowa. Dlatego słuchanie jest równie ważne, jeśli nie ważniejsze, niż mówienie. W miejscu pracy musisz słuchać osoby przed sobą, aby zrozumieć jej proces myślowy. Bez aktywnego słuchania możesz powiedzieć coś nie na temat, co spowoduje nieporozumienia. Jednym z najlepszych sposobów ćwiczenia aktywnego słuchania jest zadawanie pytań. Możesz także przeformułować to, co powiedzieli i powtórzyć im to. Zapewni to drugą osobę, że zrozumiałeś, co próbowała przekazać.

Cierpliwość

W swoim miejscu pracy spotkasz zróżnicowaną grupę ludzi. Podczas rozmowy może być frustrujące i przytłaczające, gdy wydaje się, że nie możesz przekazać swojego punktu widzenia. Dlatego ważne jest, aby ćwiczyć cierpliwość nie tylko wobec innych, ale także wobec siebie. Nie możesz oczekiwać, że każdy, kogo spotkasz, zrozumie cię od razu. Nie spiesz się i daj im zrozumieć. Jest to szczególnie ważne, jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze, takie jak menedżer lub lider zespołu. Musisz uzbroić się w cierpliwość w stosunku do swojego zespołu, aby czuli się pewnie i mogli komunikować się z Tobą bardziej otwarcie. Otwarta komunikacja jest niezbędna do pracy zespołowej.

Przejrzystość i spójność

Zanim zainicjujesz jakąkolwiek rozmowę w swoim miejscu pracy, upewnij się, że ma za nią cel. Miej w głowie notatkę o tym, co próbujesz osiągnąć dzięki tej komunikacji. Stwórz zarys punktów, które chcesz przekazać. Ponieważ równie ważne jest przesłanie właściwego komunikatu, ważne jest również, aby zrobić to jasno i spójnie. Brak jasności doprowadzi jedynie do zamieszania i błędów, co ostatecznie doprowadzi do opóźnień i podejmowania złych decyzji. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz ze współpracownikiem, przełożonym czy podwładnym, pamiętaj, aby rozmowa była jasna i rzeczowa. Przejrzystość spowoduje, że rzeczy zostaną zrobione na czas.

Empatia

Praca w zespole oznacza również otwartość na pomysły innych osób. Niezależnie więc od tego, czy się z nimi zgadzasz, czy nie, musisz znaleźć w sobie otwartość na ich pomysły i opinie. Nawet jeśli się z kimś nie zgadzasz, musisz szanować jego zdanie. Tak, łatwiej powiedzieć niż zrobić. Ale musisz wczuć się w tę osobę, postawić się w jej sytuacji, aby zrozumieć, dlaczego mogła zachować się w określony sposób. Ponadto zawsze możesz zadać pytania, aby lepiej zrozumieć ich sytuację.

Pozytywne nastawienie

Wszyscy mamy złe dni lub dni, kiedy czujemy się nieswojo. Chociaż można dać sobie trochę czasu na powrót do tempa, nie zabieraj tej energii do pracy. Nie pozwól, aby wpłynęło to na sposób, w jaki radzisz sobie z ludźmi w pracy. Staraj się zachować pozytywne nastawienie w pracy niezależnie od tego, co dzieje się w Twoim życiu osobistym. Z drugiej strony, jeśli masz problemy z ludźmi w pracy, porozmawiaj o tym! Dotrzyj do tych ludzi i znajdź sposób, aby to ominąć i przezwyciężyć swoje problemy. Cokolwiek robisz, pamiętaj tylko, aby zająć się sytuacją. Ponieważ jeśli zdecydujesz się go stłumić, twoje wyzwania będą tylko rosły, aż do tego stopnia, że ​​będą cię obciążać, a tym samym pogorszyć sytuację.

Ton głosu

Ton głosu jest kluczowym elementem w procesie komunikacji. Potrafi ustawić cały nastrój rozmowy. Na przykład, jeśli zaczniesz rozmowę w sposób poirytowany lub agresywny, jest bardzo prawdopodobne, że osoba, z którą rozmawiasz, zareaguje podobnie. Ton głosu obejmuje emocje, które zawierasz, a także głośność, której używasz. Jedno zdanie może mieć wiele znaczeń w zależności od twojego tonu, a także słów, które wybrałeś do podkreślenia. Co więcej, ton głosu ma zastosowanie nie tylko w rozmowach ze współpracownikami, ale także w pracy związanej z kontaktem z klientem. Zwłaszcza jeśli nie chcesz pogarszać sytuacji z i tak już poirytowanym klientem, musisz z nim spokojnie porozmawiać.

Szczerość i Otwartość

Dobra komunikacja wymaga od ludzi szczerości i otwartości wobec siebie. Staraj się mieć otwarty umysł, kiedy z kimś rozmawiasz. Zobowiąż się do zrozumienia ich punktu widzenia, zanim wyciągniesz pochopne wnioski lub odrzucisz ich, co doprowadzi do bezsensownej kłótni. Spróbuj negocjować i osiągnąć kompromis. Podchodzenie do każdej rozmowy z otwartym umysłem zaowocuje lepszymi wynikami. Ponadto zawsze bądź szczery. Jeśli masz z czymś problem w pracy, skontaktuj się z działem HR lub swoim przełożonym. Wskaż rzeczy, które mogą Cię niepokoić. Jeśli wejdziesz z uczciwym podejściem, wyczują to i autentycznie oddają się rozmowie.

Jak wdrożyć skuteczną komunikację w pracy

Jako pracodawca ważne jest, abyś dołożył wszelkich starań, aby wdrożyć efektywną komunikację w swoim miejscu pracy. W końcu skuteczna komunikacja prowadzi do produktywnego miejsca pracy. Ale kiedy masz do czynienia z tyloma osobami naraz, może to być nieco przytłaczające. Dzieje się tak, ponieważ wszyscy różnią się pod względem osobowości, procesów myślowych, zdolności rozumienia, etyki pracy i tak dalej.

Oto kilka sposobów, za pomocą których możesz wdrożyć efektywną komunikację między pracownikami:

Programy szkolenia pracowników

Jak wspomniano wcześniej, każdy pracownik jest inny. Nie jest konieczne, aby wszyscy byli społeczni lub mieli zdolności interaktywne. Czasami trzeba to wydobyć z ludzi. Świetnym sposobem na to jest organizowanie programów szkoleniowych dla pracowników w miejscu pracy. Programy te mogą pomóc ludziom, jak swobodnie zachowywać się przed sobą i czuć się bardziej komfortowo w kontaktach towarzyskich. Pracownicy mogą dowiedzieć się, jak skuteczna komunikacja może zwiększyć ich produktywność. Twój program może składać się z takich tematów, jak umiejętność słuchania, podstawy komunikacji, komunikacja online itp.

Podaj przykład

Jednym z najlepszych sposobów na zaangażowanie pracowników w skuteczną komunikację jest dawanie przykładu. Modelowanie dobrej i skutecznej komunikacji przed pracownikami może być świetnym sposobem na zachęcenie do społecznego uczenia się. Dotyczy to w szczególności mniejszych firm i firm, w których charakter i postawa pracodawcy mogą mieć duży wpływ na sposób myślenia pracownika. Większość ich pracy polega na codziennej komunikacji twarzą w twarz.

Dlatego jeśli pracodawca daje dobry przykład, pracownicy będą go naśladować. Pracownicy będą wzorować swoje zachowanie na przykładzie swojego szefa. Z drugiej strony, jeśli pracujesz w dużej firmie – możesz połączyć nowych pracowników ze starymi pracownikami, którzy już praktykują skuteczną komunikację.

przełożeni

Innym skutecznym sposobem na wdrożenie skutecznych umiejętności komunikacyjnych w miejscu pracy jest umieszczenie pracowników posiadających skuteczne umiejętności komunikacyjne na stanowiskach nadzorczych lub przywódczych. Będąc liderem zespołu lub przełożonym, pracownicy ci mogą przekazywać te umiejętności innym współpracownikom. W rezultacie zespoły lub grupy, za które będą odpowiedzialni, przejdą przez proces. Co więcej, kiedy pracownicy zobaczą, jak ludzie awansują na szczeble nadzorcze, nie tylko ustawi to odpowiednią poprzeczkę dla każdego pracownika, ale także zmotywuje go do cięższej pracy nad swoimi umiejętnościami.

Ocena wyników

Oceny pracownicze są doskonałym źródłem motywacji dla pracowników. Polityka, którą pracodawcy mogą wdrożyć, polega na uwzględnieniu umiejętności komunikacyjnych i wydajności w swoich raportach z wyników lub ocenach. W ten sposób pracownicy będą zmotywowani do pracy nad swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi i osiągania wyznaczonych celów. Możesz także wyznaczać cele dla pracowników i motywować ich do osiągania tych celów. Możesz oferować nagrody lub ustanowić program nagród dla pracowników, którzy osiągną swoje cele komunikacyjne.

Ćwiczenia z budowania zespołu

Ćwiczenia integracyjne to świetny sposób na nawiązanie więzi i wzajemne poznanie się. A im lepsza więź między pracownikami, tym lepiej komunikują się ze sobą. Zaangażuj swoje zespoły i pracowników w działania, które sprawią, że będą spójnie pracować, aby wzmocnić wzajemną komunikację.

Uprość kanały komunikacji

Większość firm angażuje się w ścisłe kanały i łańcuchy komunikacyjne, które utrudniają swobodny przepływ komunikacji w organizacji. Ciągłe monitorowanie ich kanałów komunikacyjnych, takich jak e-maile, wiadomości błyskawiczne, kanały Slack itp., Doda tylko niepotrzebnego stresu Twoim pracownikom. Stwórz kanały zatrudnienia, które są łatwiejsze do przejścia i nie przytłaczają pracowników. Spraw, aby wyższe kierownictwo było bardziej otwarte i dostępne dla podwładnych. Kiedy kanały komunikacji są prostsze, pracownicy będą częściej angażować się w komunikację, co zaowocuje poprawą ich umiejętności komunikacyjnych.

Prowadź sesje jeden na jeden

Udowodniono, że pracownicy są bardziej skłonni do zabierania głosu i komunikowania się, gdy rozmawia się z nimi osobiście. Jako menedżer musisz często przeprowadzać indywidualne sesje z pracodawcami. Niezależnie od tego, czy jest to nowy pracownik dołączający jako świeżak, czy współpracownik, który pracuje w Twojej firmie od 4 lat. Znajdź czas dla każdego. Zachowaj spokój i opanowanie przez całą sesję. Utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy i spraw, by czuli się komfortowo.

Wdrażaj system informacji zwrotnej

Komunikacja w jedną stronę może zajść tylko do tej pory. Wysyłanie wiadomości, e-maili, biuletynów itp. – wysyłają tylko jedną stronę wiadomości. Wdróż system informacji zwrotnej do systemu swojej firmy. Zachęcaj pracowników do udziału i przesyłania opinii, zachęcaj ich do zadawania pytań. To nie tylko sprawi, że poczują się wysłuchani, ale także pozwoli im lepiej komunikować się z kierownictwem. Można to zrobić za pomocą formularzy online lub podczas spotkań personelu. Ta metoda świetnie nadaje się również do przyjmowania autentycznych ulepszeń i pomysłów, które można wziąć pod uwagę.

Niezależnie od dziedziny, w której pracujemy, wszyscy mamy różne style i sposoby komunikowania się. Pracownicy spędzają dużą część swojego dnia pracując w biurze. Pomaganie im w pozostawaniu w kontakcie z misją i wizją organizacji to jeden ze sposobów na poprawę zaangażowania pracowników. Im bardziej otwarte i efektywne są kanały komunikacji w miejscu pracy, tym lepiej radzimy sobie z plotkami i brakiem zaufania, które pojawiają się, gdy pracownicy czują, że nie są słuchani lub informowani.