Votre guide pour une communication efficace sur le lieu de travail

Une communication efficace est nécessaire, peu importe où vous vous trouvez ou à qui vous pourriez parler.

Sur un lieu de travail, cependant, les compétences en communication sont peut-être le seul trait personnel qui peut déterminer le succès de votre carrière. En fait, le manque de communication efficace peut perturber d’autres facteurs tels que l’efficacité, les objectifs ainsi que le moral d’une entreprise.

Le terme « bonnes compétences en communication » a été tellement surutilisé que les gens sont devenus incertains quant à sa signification. De bonnes compétences en communication indiquent être capable de comprendre des instructions et de transmettre des informations d’une manière simple mais sans ambiguïté. C’est l’une des compétences les plus élémentaires mais essentielles que vous peut posséder en tant qu’employé. En fait, les compétences en communication sont l’une des premières choses que les enquêteurs jugent chez un candidat.

Éléments d’une communication efficace

Souvent, les gens oublient que de bonnes compétences en communication constituent plus que « être capable de bien parler ». Bien sûr, la maîtrise de la langue est essentielle pour communiquer efficacement. Mais il existe de nombreux autres éléments pour une communication efficace.

Écoute active

La communication est une route à double sens. C’est pourquoi, écouter est tout aussi important, sinon plus, que parler. En milieu de travail, vous devez écouter la personne en face de vous pour comprendre son processus de pensée. Sans écoute active, vous pourriez dire quelque chose qui est hors sujet, ce qui entraînerait une mauvaise communication. L’une des meilleures façons de pratiquer l’écoute active est de poser des questions. Vous pouvez également reformuler ce qu’ils ont dit et le leur répéter. Cela assurera à l’autre personne que vous avez compris ce qu’elle essayait de communiquer.

Patience

Vous rencontrerez un groupe diversifié de personnes sur votre lieu de travail. Au cours d’une conversation, il peut être frustrant et accablant d’avoir l’impression que vous n’arrivez pas à faire passer votre message. Par conséquent, il est important de s’entraîner à être patient non seulement avec les autres, mais aussi avec soi-même. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que toutes les personnes que vous rencontrez vous comprennent du premier coup. Prenez votre temps et faites-leur comprendre. Ceci est particulièrement crucial si vous occupez un poste de direction tel qu’un gestionnaire ou un chef d’équipe. Vous devez être patient avec votre équipe afin qu’elle se sente en confiance et puisse communiquer plus ouvertement avec vous. Une communication ouverte est essentielle pour le travail d’équipe.

Clarté et cohésion

Avant d’engager une conversation sur votre lieu de travail, assurez-vous d’avoir un objectif derrière. Gardez une note dans votre tête sur ce que vous essayez de réaliser à partir de cette communication. Créez un aperçu des points que vous souhaitez livrer. Parce qu’aussi important qu’il soit de faire passer le bon message, il est également important de le faire de manière claire et cohérente. Le manque de clarté ne mènera qu’à la confusion et à l’erreur, ce qui entraînera finalement des retards et une mauvaise prise de décision. Que vous parliez avec un collègue, un supérieur ou un subordonné, n’oubliez pas de garder la conversation claire et directe. La clarté permettra de faire les choses en temps opportun.

Empathie

Travailler en équipe signifie que vous devrez également être ouvert aux idées des autres. Ainsi, que vous soyez d’accord ou non avec eux, vous devez trouver en vous la force d’être ouvert à leurs idées et opinions. Même lorsque vous n’êtes pas d’accord avec quelqu’un, vous devez respecter son opinion. Oui, c’est plus facile à dire qu’à faire. Mais vous devez faire preuve d’empathie envers la personne, vous mettre à sa place pour comprendre pourquoi elle a pu agir d’une certaine manière. De plus, vous pouvez toujours poser des questions pour mieux comprendre leur situation.

Attitude positive

Nous avons tous de mauvais jours ou des jours où nous nous sentons mal. Bien qu’il soit acceptable de vous accorder un peu de temps pour reprendre le rythme, ne transportez pas cette énergie au travail. Ne laissez pas cela affecter la façon dont vous traitez les gens au travail. Essayez de maintenir une attitude positive au travail, indépendamment de ce qui pourrait se passer dans votre vie personnelle. En revanche, si vous avez des problèmes avec les gens au travail, parlez-en! Tendez la main à ces personnes et trouvez un moyen de passer outre et de surmonter vos problèmes. Quoi que vous fassiez, n’oubliez pas de faire face à la situation. Parce que si vous choisissez de le supprimer, vos défis ne feront que grandir, au point de vous accabler et donc d’aggraver les choses.

Ton de la voix

Le ton de la voix est un élément crucial dans le processus de communication. Cela peut définir toute l’ambiance de la conversation. Par exemple, si vous démarrez la conversation de manière irritée ou agressive, il est fort probable que la personne à qui vous parlez réponde de la même manière. Le ton de la voix comprend les émotions que vous intégrez ainsi que le volume que vous utilisez. Une phrase peut avoir plusieurs sens en fonction de votre ton ainsi que des mots que vous choisissez de mettre en valeur. De plus, le ton de la voix s’applique non seulement aux conversations avec des collègues, mais également aux tâches en contact avec les clients. Surtout si vous ne voulez pas aggraver les situations avec un client déjà en colère, vous devez lui parler calmement.

Honnêteté et ouverture

Une bonne communication exige que les gens soient honnêtes et ouverts les uns avec les autres. Essayez d’avoir l’esprit ouvert lorsque vous parlez à quelqu’un. Engagez-vous à comprendre leur point de vue avant de tirer une conclusion hâtive ou de revenir dessus, ce qui mène à une dispute inutile. Essayez de négocier et de trouver un terrain d’entente. Aborder chaque conversation avec un esprit ouvert se traduira par des résultats plus fructueux. De plus, soyez toujours honnête. Si vous avez des problèmes avec quelque chose au travail, contactez un RH ou votre responsable. Soulignez les choses qui pourraient vous déranger. Si vous adoptez une approche honnête, ils le sentiront et se livreront véritablement à la conversation.

Comment mettre en œuvre une communication efficace au travail

En tant qu’employeur, il est important que vous fassiez un effort pour mettre en place une communication efficace sur votre lieu de travail. Après tout, une communication efficace mène à un espace de travail productif. Mais lorsque vous traitez avec autant de personnes à la fois, cela peut être un peu écrasant. En effet, ils diffèrent tous en termes de personnalités, de processus de pensée, de capacité de compréhension, d’éthique de travail, etc.

Voici quelques moyens à l’aide desquels vous pouvez mettre en place une communication efficace entre vos employés :

Programmes de formation des employés

Comme mentionné précédemment, chaque employé est différent. Il n’est pas nécessaire que tout le monde soit social ou ait des capacités interactives. Parfois, vous devez le faire sortir des gens. Une excellente façon d’y parvenir est d’organiser des programmes de formation des employés au travail. Ces programmes peuvent guider les gens sur la façon de se détendre les uns devant les autres et d’être plus à l’aise dans la socialisation. Les employés peuvent apprendre comment une communication efficace peut augmenter leur niveau de productivité. Votre programme peut comprendre des sujets tels que les compétences d’écoute, les fondamentaux de la communication, la communication en ligne, etc.

Donner un exemple

L’un des meilleurs moyens d’impliquer les employés grâce à une communication efficace consiste à montrer l’exemple. Modéliser une communication bonne et efficace devant vos employés peut être un excellent moyen d’encourager l’apprentissage social. Cela s’applique particulièrement aux petites entreprises et aux entreprises où la nature et l’attitude d’un employeur peuvent avoir un impact majeur sur l’état d’esprit de l’employé. La plupart de leur travail consiste à communiquer face à face au quotidien.

Par conséquent, si l’employeur donne le bon exemple, les employés suivront. Les employés modéliseront leur comportement selon l’exemple donné par leur patron. D’un autre côté, si vous travaillez dans une grande entreprise, vous pouvez jumeler de nouveaux employés avec d’anciens employés qui pratiquent déjà une communication efficace.

Superviseurs

Un autre moyen efficace de mettre en œuvre des compétences de communication efficaces sur votre lieu de travail consiste à confier à des employés dotés de compétences en communication efficaces des rôles de supervision ou de leadership. En étant un chef d’équipe ou un superviseur, ces employés peuvent transférer ces compétences à leurs collègues. En conséquence, les équipes ou les groupes dont ils seront responsables suivront. De plus, lorsque les employés verront des personnes être promues à des niveaux de supervision, cela mettra non seulement la barre à droite pour chaque employé, mais les motivera également à travailler plus dur sur leurs compétences.

Évaluations du rendement

Les évaluations de performance sont une grande source de motivation pour les employés. Une politique que les employeurs peuvent mettre en œuvre consiste à inclure les compétences en communication et l’efficacité dans leurs rapports de performance ou leurs évaluations. De cette façon, les employés seront motivés à travailler sur leurs compétences en communication et à atteindre leurs objectifs. Vous pouvez également définir des objectifs pour les employés et leur donner des incitations pour atteindre ces objectifs. Vous pouvez offrir des récompenses ou mettre en place un programme de récompenses pour les employés qui atteignent leurs objectifs de communication.

Exercices de consolidation d’équipe

Les exercices de consolidation d’équipe sont un excellent moyen de créer des liens et d’apprendre à se connaître. Et plus il y a de liens entre les employés, mieux ils communiquent entre eux. Engagez vos équipes et vos employés dans des activités qui les amèneront à travailler de manière cohérente pour renforcer leur communication entre eux.

Simplifiez les canaux de communication

La plupart des entreprises s’engagent dans des canaux et des chaînes de communication stricts qui rendent difficile la libre circulation de la communication au sein de l’organisation. Surveiller constamment leurs canaux de communication tels que les e-mails, les messages instantanés, les canaux lâches, etc. ne fera qu’ajouter un stress inutile à vos employés. Créez des canaux d’emploi plus faciles à parcourir et qui ne submergent pas les employés. Rendre la haute direction plus ouverte et accessible aux subordonnés. Lorsque les canaux de communication sont plus simples, les employés s’engagent à communiquer plus souvent, ce qui se traduira par une amélioration de leurs compétences en communication.

Mener des séances individuelles

Il est prouvé que les employés sont plus susceptibles de s’exprimer et de communiquer lorsqu’on leur parle personnellement. En tant que gestionnaire, vous devez organiser de fréquentes séances individuelles avec vos employeurs. Qu’il s’agisse d’un nouvel employé rejoignant en tant que débutant ou de l’associé qui travaille dans votre entreprise depuis 4 ans. Accordez du temps à chacun. Gardez votre attitude calme et posée tout au long de la séance. Maintenez un contact visuel naturel et mettez-les à l’aise.

Mettre en œuvre un système de rétroaction

La communication à sens unique ne peut pas aller plus loin. Envoi de messages, e-mails, newsletters, etc. – ils n’envoient qu’un côté du message. Mettre en place un système de rétroaction dans le système de votre entreprise. Encouragez les employés à participer et à soumettre des commentaires, encouragez-les à poser des questions. Cela leur permettra non seulement de se sentir entendus, mais aussi de mieux communiquer avec la direction. Cela peut se faire à l’aide de formulaires en ligne ou lors de réunions du personnel. Cette méthode est également idéale pour accueillir de véritables améliorations et idées qui peuvent être prises en considération.

Quel que soit le domaine dans lequel nous travaillons, nous avons tous des styles et des façons de communiquer différents. Les employés passent une grande partie de leurs journées à travailler au bureau. Les aider à rester en contact avec la mission et la vision de l’organisation est un moyen d’améliorer l’engagement des employés. Plus les canaux de communication sur le lieu de travail sont ouverts et efficaces, mieux nous pouvons gérer les rumeurs et le manque de confiance qui surviennent lorsque les employés ont l’impression de ne pas être entendus ou tenus au courant.